Como adaptamos o SCRUM para uma equipe de marketing

Eu sou entusiasta das metodologias ágeis de desenvolvimento de software e tive a oportunidade de fazer alguns cursos na área, como um focado em SCRUM (certified SCRUM Product Owner), de ser membro da SCRUM Alliance,  de trabalhar com o assunto em minha pesquisa de mestrado e também de ministrar uma disciplina sobre este framework na universidade.

O SCRUM é um framework que pode ser utilizado para o desenvolvimento de software de forma flexível pela equipe, a partir da execução de ciclos menores de desenvolvimento, permitindo o lançamento de versões de produto com mais frequência, mas sempre entregando valor ao cliente. É na verdade um conjunto de valores, princípios e práticas que fornecem a base para que a organização adicione suas práticas particulares de engenharia e gestão e que sejam relevantes para a realidade de cada negócio ou empresa.

Leia mais sobre SCRUM clicando aqui, já postei sobre isso.

Aliás, postei também sobre o que as empresas que estão tentando adotar o SCRUM podem estar fazendo de errado.

Comecei a estudar metodologias ágeis quando atuei como gerente de produtos. Por gerenciar equipes de desenvolvimento de software (na época usando metodologia tradicional) o assunto me ganhou. Eu estava envolvida em uma rotina tradicional, vendo a empresa toda usar o modelo cascata, extremamente processual e documentado e percebendo todos os problemas que ele acabava gerando, como comunicação truncada, muito tempo documentando à toa, retrabalho, etc. Não quero generalizar porque como pesquisadora do assunto tenho certeza de que cada metodologia é útil para um determinado projeto ou momento. Mas a verdade é que no cenário que eu vivi percebi que o tradicional não estava dando certo.

Depois passei a atuar na área de marketing e apesar de lá não ser necessário adotar nenhuma metodologia de desenvolvimento como quando atuei com software, eu sentia que era preciso algum modelo ou ferramenta para guiar o trabalho, manter as metas organizadas e encontrar formas de comunicação realmente eficazes entre a equipe.

Foi ai que comecei a ver como o ágil poderia contribuir para fazer com que as atividades fossem desenvolvidas mais rápido. Inclusive no marketing.

Hoje eu gerencio uma equipe de marketing e apesar de nossa rotina não envolver especificamente desenvolvimento de software (mas acaba envolvendo requisitos para configurar blogs e sites,por exemplo) eu fui buscar uma forma de inserir o ágil no nosso dia a dia.

Não perdi um tempão planejando a ação não. Decidi, criei a conta e as ideias foram fluindo. A verdade é que como sou ligada na tomada já tenho uma tendência a sair fazendo e sempre fui muito clara na forma de comunicar. Digamos que o ágil mora em mim. Não fiz alardes, convidei a equipe, eles se conectaram à ferramenta e começamos a usar. A equipe tinha a mente aberta e gostou da ideia de não existir alguém centralizador fazendo o papel de gerentão. E eu odiaria fazê-lo, confesso.

Se a equipe dominava SCRUM? Apenas um conhecia. Nem precisei dar um treinamento sobre isso.

Às vezes perdemos muito tempo planejando, titubeando, duvidando. Fui lá e tentei. E o resultado é incrível!!!!! Alta produtividade, motivação, autonomia, foco, priorização...

Então começamos a fazer reuniões rápidas e frequentes, algumas delas apenas para conversar sobre ideias e possíveis soluções, assim como as reuniões de planejamento do SCRUM. 

Desde o começo adotamos uma comunicação frequente e fluída. Sentamos um ao lado do outro e podemos nos falar a qualquer momento. Além disso temos um grupo na ferramenta de comunicação da empresa.

Fazemos reuniões rápidas de alinhamento todos os dias e nenhum impedimento é passado para frente: assim que ele aparece nos falamos e resolvemos o quanto antes. Como deve ser no SCRUM.

Somo a tudo isso ao tipo de gestão da empresa. Os diretores confiaram em nós pra fazer o trabalho e rapidamente aprovam as tarefas e ações. Isso ajuda muito. Além disso existe um clima verdadeiro de colaboração. Se quem conduz um projeto é odiado por uma equipe, nada fluirá bem.

Ao adotar esta metodologia o trabalho começou a fluir bem. Mas ainda faltava algo bem característico do SCRUM: um quadro visual e dinâmico para entendermos o que precisa ser feito, prioridades, andamento, impedimentos, etc. Não queriamos post-its porque pra nós não era nada prático administrar papéis. Para isso optamos pelo Trello.
Leia sobre o Trello aqui, já postei sobre ele.

No Trello eu cadastro a equipe e todos passam a ter acesso ao mesmo quadro de atividades. Acabo não definindo sprints exatamente, mas as tarefas estão sempre priorizadas e todos sabem o que entrega mais valor primeiro e de forma incremental. Na ferramenta cadastramos anexos e links que sejam úteis para o desenvolvimento da atividade e atribuímos o responsável por cada tarefa, o prazo, além dos comentários entre a equipe, que acontecem com frequência. Os prazos definidos chegam em forma de alertas por email, com antecedência.

Definimos ainda cores que tem um significado. Em verde estão as tarefas prontas, em amarelo as que estão caminhando. Vermelho significa uma prioridade e preto um impedimento. Tarefas em azul são cotidianas e assim por diante. Nós criamos essa legenda de acordo com nossa necessidade.

Não vamos entrar no mérito do "se foi adaptado não é mais X metodologia". Eu acredito que prender-se a títulos não é nada perto de encontrar algo que realmente funcione pro seu dia a dia.

E por aqui mantemos a dinâmica e a essência do ágil.  Lembrando que o SCRUM é um framework, ou seja, não se trata de uma metodologia prescribente que lhe diz como fazer tudo. Portanto, é possível complementá-lo com outras ferramentas e dinâmicas. Não chamo isso de SCRUM aqui. Não coloquei um nome. É apenas a metodologia de trabalho de nossa equipe de marketing.

Além do que já comentei, nossa prática também é documentar o mínimo. Eu acabo atuando como um product owner (um dos papeis do SCRUM, responsável por documentar as metas) que define um product backlog (uma lista priorizada de atividades - ou requisitos, a serem desenvolvidas). Mas em equipe conversamos, priorizamos, trocamos ideias.

Não espere de mim o papel de gerentona que vai especificar cada detalhe de uma atividade ou dizer como fazer algo. Isso é chato, complexo e cansativo e, sinceramente, em alguns assuntos eu nem saberia como fazer quando eles não são minha especialidade. Mas a equipe sabe! Isso também me ajuda a não pirar diante de tanta coisa pra fazer. Aqui somos uma equipe de verdade e eu também coloco a mão na massa.

Tenho uma equipe pequena e muito boa, cujo conhecimento técnico de cada um é sua especialidade e, por isso, eles sabem como fazer a atividade da melhor forma e se auto-gerenciam em torno das metas. 

Acredite, já tive gestor que me pedia para anotar até o horário que eu ia ao banheiro! Portanto, quero longe de mim qualquer prática de microgerenciamento e neste sentido o ágil caiu como uma luva.

Mas nem sempre a equipe tem maturidade para se autogerenciar, viu? Há perfis que precisam ser empurrados e não são proativos. Eu tenho a sorte de ter pessoas com perfil certo por aqui (porque fui bem crítica pra contratar, inclusive).

Eu nunca quero saber o que cada um está fazendo no momento. Não monitoro nada, não proíbo nada. Temos metas em conjunto e todos somos responsáveis por elas e no Trello temos registrada informação suficiente para que cada tarefa caminhe. Assim como seria nas user stories do SCRUM.

A característica de possibilitar arrastar quadros e cartões também permite a repriorização, assim como ocorre no SCRUM. Nossa rotina é viva e dinâmica e do nada o planejamento pode mudar, por isso essa escolha tem se mostrado tão interessante.

É o máximo encontrar formas de juntos pensarmos soluções. Enquanto eu tentei criá-las sozinha ou me senti a única responsável por elas, não obtive bons resultados ou fiquei estressada.

Editado: Devido ao interesse planejei um hangout sobre o assunto no dia 29/09. Formulário aqui.

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