Desenredando los retos de las Instituciones Educativas: claves para la captación de estudiantes

La importancia del marketing en el sector educativo

El marketing es una actividad imprescindible en el ámbito educativo. Universidades, centros de formación profesional, grupos educativos… todos ellos tienen la necesidad de hacer visible y comprensible su propuesta de valor entre una competencia creciente y llegar a más estudiantes cada año.

Sin embargo, algunas instituciones ni siquiera cuentan con un departamento de marketing y las que sí lo hacen, se encuentran con que muchos profesionales no tienen formación específica ni tiempo para dedicarse a estas tareas digitales y estratégicas. Por ello, cuanta más planificación y foco tengamos en las actuaciones que se hagan en la estrategia de marketing de una institución educativa, más posibilidades habrá de cumplir los objetivos.

El objetivo: la captación de estudiantes

El objetivo principal de cualquier institución educativa es difundir conocimiento y formar a los futuros profesionales; y para conseguirlo es vital captar alumnos y vender más cursos. Para ello, es imprescindible desarrollar estrategias concretas que no solo consigan alumnos para el año concreto si no que faciliten el reconocimiento de la institución para que las acciones repercutan en las cifras año tras año.

Como en cualquier otro sector, la digitalización es un elemento clave, por lo que es imprescindible que los activos digitales de la institución estén al servicio de los objetivos de marketing.

¿Es importante la presencia digital para las instituciones educativas?

Por supuesto. Hoy en día todo centro educativo necesita una página web que le permita ser descubierto por potenciales estudiantes o sus familias. Tener una página web actualizada y atractiva que muestre la oferta formativa, los planes de estudio, la vida universitaria, la historia de la institución, etc., es imprescindible para dar confianza y proyectar una imagen profesional y de prestigio. Cuanta más información se ofrezca y cuanto mejor se cuente, más fácil será para un futuro estudiante considerarnos como una opción. 

El viaje del estudiante: de la búsqueda a la graduación… y más allá 

En el Student Journey, vemos que pasa por etapas muy diferenciadas: desde la primera búsqueda de información hasta la toma de decisiones, matriculación, finalización de estudios, etc. Desde que descubre la institución hasta que se convierte en antiguo alumno, es imprescindible que todas las acciones de marketing y comunicación de la institución sean relevantes para el estudiante en cada punto de su viaje. 

La tendencia más habitual de los equipos de marketing educativo es centrarse en las primeras etapas del journey, en el proceso de captación, y muchas veces se olvidan de la importancia del durante y del después. Si se consigue comunicar de forma correcta en todos los puntos, conseguiremos que el ciclo sea infinito, ya que los propios antiguos estudiantes se convertirán un día en prescriptores de la institución.

En el objetivo común de conseguir conversiones, es decir, matrículas de estudiantes, vemos que las responsabilidades recaen de forma diferente según la estructura interna de la organización. A veces existen conflictos entre departamentos de marketing y comunicación, conflicto con admisiones o con académico. Los intereses de cada departamento se ven como diferentes, pero realmente son (o deberían ser) los mismos. 

Más allá del marketing: involucración de los diferentes departamentos

Los diferentes departamentos de una institución educativa manejan distintos tiempos y ciclos debido a la naturaleza de sus procesos, que a menudo se desarrollan en paralelo:

• Marketing: A veces está integrado con el departamento de comunicación; en otras ocasiones, no existe como tal o funciona de manera independiente. Suele centrarse en campañas de captación, lanzamiento de nuevos cursos, etc.
• Admisiones: Su trabajo se enfoca en la captación y matriculación de estudiantes. Aunque tiene picos de actividad cuando se acerca el comienzo del curso, su labor debe ser continua durante todo el año.
• Académico: Se dedica a desarrollar y mantener el contenido docente de las formaciones que ofrece la institución.
• Comunicación: Se encarga de la comunicación corporativa, institucional y de marca.

Cuando estos cuatro departamentos no están trabajando en la misma dirección, surgen múltiples problemas, como por ejemplo: los académicos conocen bien el contenido de los cursos, pero no logran transmitir esta información a los demás departamentos. Como resultado, el departamento de marketing carece de argumentos sólidos para promocionar cursos, lo que dificulta la captación de leads. Esto provoca que el departamento de admisiones se queje de la falta de potenciales estudiantes. Y si el departamento de comunicación opera de manera independiente puede llegar a descuidar la promoción de cierta parte de la oferta universitaria por falta de relación con el resto de actores implicados.

Definición de KPIs y Optimización del Customer Journey

Para optimizar la efectividad del marketing educativo y mejorar la experiencia del usuario a lo largo del customer journey, es fundamental abordar varios aspectos clave:

1. Definición de KPIs de Conversión

Es crucial establecer KPIs claros que reflejen diferentes etapas del Student Journey, asegurándose de que todos los departamentos estén alineados y conscientes de estos indicadores. Algunos ejemplos podrían ser:

• Descubrimiento: Número de visitas al sitio web, tasa de rebote.
• Recopilación de información: Descargas de folletos, suscripciones a newsletter.
• Solicitud de entrevista/visita: Formularios completados para solicitar más información.
• Solicitud de admisión: Número de solicitudes recibidas.
• Proceso de admisión: Tiempo promedio para completar el proceso de admisión.
• Matrícula: Porcentaje de solicitudes convertidas en matrículas.
• Experiencia de estudiante: Encuestas de satisfacción estudiantil.
• Egresado/Alumni: Tasa de empleabilidad de egresados, participación en actividades de alumni.

Es esencial que estos KPIs estén bien definidos, que sean medibles y que exista una comprensión compartida entre todos los departamentos para garantizar una colaboración efectiva.

2. Consideración del Customer Journey Completo

No solo importa la captación inicial de estudiantes, sino también la retención durante su experiencia académica y la transición exitosa a su vida profesional como egresados. Cada departamento puede contribuir de la siguiente manera:

• Marketing: Atraer a estudiantes potenciales mediante contenido relevante y campañas efectivas en cada etapa del journey.
• Admisiones: Facilitar un proceso de admisión claro y eficiente para convertir solicitudes en matrículas.
• Académico: Ofrecer programas educativos de alta calidad que mejoren la experiencia estudiantil y la empleabilidad post-graduación.
• Comunicación: Mantener una comunicación constante con estudiantes actuales, egresados y alumni para fomentar la participación y la lealtad.

3. Optimización de estructuras de contenido web

Cuando se planifica la creación de un sitio web, es crucial considerar no solo las necesidades actuales de contenido, sino también las futuras. Las plataformas deben permitir la flexibilidad necesaria para adaptarse rápidamente a cambios en el contenido, la oferta educativa y las estrategias digitales. Algunos puntos a considerar son:

• Agilidad en publicación: utilizar plataformas que faciliten la publicación y actualización rápida de contenido nuevo.
• Escalabilidad: elegir tecnologías y herramientas que sean escalables y que puedan soportar el crecimiento y la evolución futura de la institución educativa.
• Integración: asegurarse de que la plataforma permita la integración fluida con sistemas existentes y herramientas de terceros para optimizar la gestión y análisis de datos.

En resumen, al alinear los KPIs con el customer journey y optimizar las estructuras de contenido web, las instituciones educativas pueden mejorar significativamente su efectividad en la captación, retención y empleabilidad de estudiantes, asegurando así un crecimiento continuo y adaptativo en un entorno digital cambiante.

Optimización para la conversión en Instituciones Educativas

La optimización para la conversión en el contexto de instituciones educativas implica mejorar varios aspectos fundamentales en cuatro niveles clave, conocidos como las 4Ps: Políticas, Procesos, Personas y Plataformas. Cada uno de estos niveles contribuye a crear un entorno más eficiente y efectivo para la captación y conversión de estudiantes.

Políticas: Las políticas se refieren a la cultura interna de la institución educativa, influenciando cómo se comportan los empleados y fomentando un ambiente de trabajo colaborativo. Es esencial establecer políticas que promuevan la colaboración interdepartamental y una mentalidad centrada en el éxito del estudiante y la institución.

Procesos: optimizar los procesos implica facilitar el flujo de trabajo entre diferentes departamentos. Los procesos deben diseñarse para eliminar silos y fomentar la responsabilidad compartida entre los equipos. Esto asegura que la información fluya sin obstáculos y se pueda tomar decisiones rápidas y efectivas.

Personas: las personas son fundamentales para la optimización. Es crucial que el personal esté adecuadamente formado y capacitado para desempeñar sus funciones de manera profesional, fácil y productiva. Esto incluye no solo habilidades técnicas, sino también competencias en comunicación y colaboración interdepartamental.

Plataformas: contar con las herramientas tecnológicas adecuadas es fundamental. Una plataforma como Griddo puede facilitar enormemente la gestión de contenido al permitir que instituciones educativas gestionen múltiples sitios y landings desde un único lugar. Esto asegura que todos los sitios y contenidos estén alineados con la marca, optimizando el esfuerzo de desarrollo y empoderando a los usuarios para crear y mantener contenido de manera ágil y flexible.

Beneficios de griddo en la optimización

• Centralización y control de marca: Griddo permite que todas las propiedades digitales de la institución estén bajo un mismo techo, asegurando coherencia y alineación con la identidad de la marca.
• Facilidad de uso y flexibilidad: Gracias a su interfaz intuitiva y capacidades de personalización, Griddo simplifica la creación y gestión de contenido, empoderando a los usuarios a ser más productivos y creativos.
• Gestión de roles y permisos: La plataforma facilita la asignación de roles y permisos, asegurando que cada usuario tenga acceso solo a las funcionalidades necesarias para su rol. Esto mejora la colaboración y la trazabilidad de las responsabilidades.
• Optimización de flujos de trabajo: Al mejorar la eficiencia de los flujos de trabajo entre departamentos, Griddo facilita la captación y conversión de estudiantes al reducir la fricción y mejorar la experiencia del usuario en todos los sitios web de la institución.

En resumen, la adopción de plataformas como Griddo no solo mejora las operaciones internas y la coherencia de marca, sino que también optimiza los procesos de captación y conversión al facilitar la colaboración interdepartamental y mejorar la experiencia general del usuario. Esto resulta en un proceso de nurturing más ágil y eficiente, crucial para el éxito a largo plazo de la institución educativa.

Si tu institución educativa necesita un partner tecnológico fiable y eficaz, te contamos más sobre todo lo que Griddo puede hacer por ti.