Douanevervoer “ AEO Procesbewaking op het hoogste en meest efficiënte niveau”

Een ieder die te maken heeft met het bewaken van een correcte beëindiging van aangiften voor douanevervoer kent de problematiek. Risico’s van invordering van de douane liggen op de loer en kunnen voor ernstige financiële schade en verstoorde klantrelaties zorgen.

Een goede controle op dit proces is cruciaal om te voorkomen dat de douane een uitnodiging tot betaling uitreikt voor het ontstaan van een douaneschuld. De activiteiten om dit proces als geheel in goede banen te leiden kan bijzonder bewerkelijk zijn en is onlosmakelijk verbonden met de afhankelijkheid van manuele controles en activiteiten. Mis je even de continuïteit of accuratesse binnen de organisatie om met beschikbare resources noodzakelijke activiteiten op te volgen dan is het risico voor de organisatie extreem hoog. Het zal niet de eerste keer zijn dat bedrijven als gevolg van de financiële consequenties kopje onder gaan, de risico’s laten zich niet eenvoudig verzekeren en het verhalen van hoge kosten bij klanten zal evenmin eenvoudig of snel te realiseren zijn.

Wat is veelal de huidige praktijk?

·        Handmatige controle op niet zuiveringsdossiers op periodieke basis

·        Opvolging van dossiers vanuit persoonlijke emailboxen

·        Handmatig bijhouden van Excel lijsten

·        Dossiers verspreid over de afdeling of alleen bekend bij individuele medewerkers

·        Hergebruik van templates in word of email om klanten of douane te informeren

·        Geen realtime inzicht in openstaande dossiers met potentiële en actuele risico’s

·        Continuïteit op monitoringsrapportages is afhankelijk van beschikbare medewerkers

Geautomatiseerde procesbewaking binnen een AEO framework

Het proces douanevervoer is voor de douane bij de afgifte of herbeoordeling van vergunningen een bijzonder aandachtspunt. Om het risico dat goederen aan douanetoezicht kunnen worden onttrokken te minimaliseren wordt vooral gekeken naar de mate waarin controle op het vervoersproces is ingericht. Een hoge mate van procescontrole levert daarnaast de mogelijkheid om te stellen financiële zekerheid voor mogelijke douaneschulden te matigen naar maximaal 30% of in aanmerking te komen voor een volledige ontheffing van te stellen zekerheid.

Hoe een efficiënte en hoge mate van procesbeheersing te bereiken?

·        Implementeer een geautomatiseerde bewaking van het zuiveringsproces

·        Leg root cause analyses op onregelmatigheden vast

·        Implementeer correctieve en preventie maatregelen op risico’s onregelmatigheden

·        Leg communicatie naar opdrachtgevers en douane vast

·        Geautomatiseerde gecentraliseerde monitoringsrapportage ( bij meerdere vestigingen)

·        Optioneel: geef opdrachtgevers realtime inzicht op het niet-zuiveringsproces met betrekking tot de voor hen opgemaakte vervoersdocumenten.

Investeren in procesbeheersing

Eisen aan vakbekwaamheid binnen organisaties welke actief zijn op het gebied van douaneformaliteiten worden strenger terwijl de beschikbaarheid van goed opgeleide en ervaren declaranten en douanespecialisten schaars is. Door procesbeheersing in meerdere mate door IT te laten ondersteunen ontstaat een bijkomend voordeel dat uw huidige personeel zich verder kan ontwikkelen om compliance en kwaliteit op uw (douane)processen naar een hoger niveau te brengen. Verhogen mate van procesbeheersing, verschuiven van op transactie gebaseerde controles naar procesmonitoring en investeren in compliance cultuur in combinatie met kwaliteitsverbeteringen. Op deze manier behalen organisaties 3 dubbel voordeel.

Voor meer informatie over geïntegreerde compliance oplossingen sta ik u graag geheel vrijblijvend te woord. Contact opnemen kan via email support@cargohub.nl