How to deal with chronic complainers in the Workplace ?

Working with chronic complainers is annoying and exhausting.

You know the type nothing pleases them, and they find fault in management’s every utterance, implicitly suggesting the people in charge are operating with a fatal deficiency of intelligence and common sense. There’s nothing new in the workplace that escapes this critic’s eyes, and they are comfortable sharing their caustic commentary with anyone below the management level. Effective managers work quickly to stop these characters before the damage to morale spreads and threatens the team’s working environment. But, as with every management situation, there are right and wrong approaches for handling difficult people.

These tips could help you find the best way to deal with chronic complainers.

The potential damage :These not-so-silent saboteurs, operating mostly below the management levels of the organization, are like that slow drip from the leaky water pipe in the ceiling. The drops of water don’t do much damage at first, but over time they will create a stain or even bring the whole ceiling down.The chronic complainer infects the workplace culture by spreading negativity and creating doubt in the minds of team members. For managers striving to implement a new program or policy, this subtle but aggressive behavior gets in the way of driving positive change.

Two approaches to avoid :

when dealing with chronic complainers, there are two common methods:

• Attempting to win them over by selling them in advance on your ideas
• Ignoring the issue and relegating the steady cadence of complaints to background noise

Both of these approaches are less than ideal. The manager who either ignores or rationalizes the behaviors of this employee is minimizing the cumulative damage from the steady drip of complaints. Instead of rationalizing or excusing the behavior, you should focus on eliminating it. Unfortunately, in attempting to justify the behavior, you damage your credibility with the broader team.The manager who goes out of the way to neutralize the complainer by making a direct appeal for support is only playing into this character’s game. In the mind of the complainer, you legitimize them by seeking approval. More often than not, this exacerbates the problem, giving the complainer a chance to brag to others that their approval was actively requested and withheld. Instead of ignoring the complaining behavior or attempting to assuage the complainer by appealing to their ego, active managers use a direct approach by coaching first, counseling second, and requiring accountability for behavior each step of the way.

7 Tips for dealing with chronic complainers

Here are seven steps to changing the culture around complaining in your workplace.

1. Set clear expectations for workplace performance and engagement. Often, chronic complainers emerge in environments where standards of performance and behavior are poorly defined and where accountability for actionsnbsp;is not enforced. If your firm has clearly articulated values, make those an integral part of your team’s or department’s culture. If the values arent clear, work with team members to establish the values they believe are essential for a healthy working environment.
2. Teach team members to make their concerns about policies, programs, or activities visible to the broader group. Hold people accountable for proposing and following through on actions to remedy the issues. Establish that it is culturally inappropriate to complain behind the scenes.
3. Engage and observe. Effective managers focus on both engaging with their team members and observing behaviors in a variety of settings. You cannot coach or offer constructive feedback without the context that comes from observing and engaging. Chronic complainers survive and thrive in environments where the manager tends to operate at a distance, but struggle to gain traction where the manager is closely involved with team members.
4. Continually solicit input from your team members on the working environment. Chronic complainers are crafty at remaining below the surface and out of earshot of their managers. However, a manager who is always engaging with all of their team members is able to focus on those individuals and behaviors that detract from morale and performance. Use straightforward approaches and conversations as well as formal surveys and global 360-degree reviews to build a body of evidence on the group and individual performance.
5. Offer timely, clear feedback and coaching to chronic complainers. Once you’ve gained context for the complaints of a team member, it is critical to engage quickly and constructively with the individual. Focus initially on coaching the person by providing insight into how constant complaining erodes the working environment. Demonstrate how the behavior affects performance and morale. Indicate the damage to the complaining individual’s career and showcase positive ways to offer critical input on programs, policies, or activities in the workplace.
6. Recognize when it is time to escalate. If behaviors do not change, its time to move from coaching to counseling. Coaching is designed to elicit positive change in behaviors by offering guidance, encouragement, and specific action steps. Counseling offers clear feedback that the behaviors are unacceptable and identifies the implications of failing to change the behavior. Work with your human resources manager to structure a counseling session. Be sure to provide documentation on all of the prior feedback and coaching. Gain support for presenting the employee with a performance improvement program that clearly defines the outcomes should the employee fail to improve. And, as always, follow up.
7. Don’t hesitate to get the complainers out. Assuming you are working closely with your human resources team and have followed the steps above, you owe it to your team, your company, and yourself to get toxic people out of the workplace. While chronic complainers seem harmless on the surface, the damage may become irreparable in the long run.

Building a Healthy Work Environment

Creating an environment where motivated employees are encouraged and given the freedom to do their best work is job one for every manager. It starts with hiring the right people and continues with creating a culture of accountability for negative behaviors, including identifying and remedying problems.

There’s no room for chronic complainers in a healthy workplace.

Comment gérer les critiqueurs chroniques dans le monde professionnel ?

Travailler avec des critiqueurs chroniques est pénible et épuisant. Vous connaissez ces individus à qui rien ne plaît et qui trouvent des défauts dans toutes les déclarations de la direction, suggérant implicitement que les responsables manquent cruellement d’intelligence et de bon sens. Il n’y a rien dans le milieu de travail qui échappe à leurs yeux et ils adorent partager leurs commentaires caustiques avec tous. Un patron efficace doit agir rapidement pour stopper ces personnages avant que les dégâts ne se propagent et menacent le "moral des troupes" ; il en va de la qualité de l’environnement de travail.

Mais, comme dans toute situation, il existe des approches adaptées et des erreurs à éviter pour gérer ces collaborateurs difficiles. Ces quelques idées pourraient vous aider à trouver la meilleure façon de gérer les critiqueurs chroniques.

Quels dégâts potentiels ?

Ces discrets saboteurs, oeuvrant principalement au niveau n-1 du dirigeant, sont comme une petite fuite d’eau au plafond. Les gouttes d’eau ne font pas beaucoup de dégâts au début, mais au fil du temps, elles créeront une tache ou même détruiront tout le plafond. Le critiqueur chronique infecte la culture d’entreprise en propageant la négativité et en créant le doute dans l’esprit des membres de l’équipe. Pour les managers qui s’efforcent de mettre en œuvre un nouveau projet ou une nouvelle politique, ce comportement subtil mais agressif est un obstacle au changement.

Deux approches à éviter :

Lorsqu’il s’agit de critiqueurs chroniques, il existe deux méthodes courantes :

1-Tenter de les conquérir en leur vendant à l’avance vos idées.

2-Ignorer la question et considérer le flux constant de plaintes comme un bruit de fond.

Ces deux approches ne sont pas idéales. Au lieu de rationaliser ou d’excuser le comportement, il est préférable de se concentrer sur son élimination. Le manager qui, pour neutraliser un critiqueur chronique fait appel directement à son soutien, risque de rentrer dans le jeu de ce personnage. Dans l’esprit du critiqueur, le manager le légitimise en lui demandant une approbation. Le plus souvent, cela exacerbe le problème, donnant au critiqueur une chance de se vanter auprès de ses collègues que leur approbation a été activement demandée et retenue.

Au lieu d’ignorer le comportement de plainte ou de tenter d’apaiser le plaignant en faisant appel à son ego, le manager proactif utilise une approche directe en le coachant, le conseillant et en responsabilisant son comportement à chaque étape du chemin.

7 conseils pour gérer les critiqueurs chroniques

Voici sept étapes pour changer la culture du jamais content :

1- Établissez des objectifs clairs en termes de rendement et d’engagement professionnel. Souvent, les critiqueurs chroniques émergent dans des environnements où les normes de performances et de comportements sont mal définies et où la responsabilisation pour les actions n’est pas appliquée. Si votre entreprise a des valeurs clairement édictées, adoptez les et faites en sorte que votre équipe les adopte également. Si les valeurs ne sont pas claires, travaillez avec les membres de vos équipe pour établir les valeurs qu’ils estiment essentielles à un environnement de travail sain.

2- Responsabilisez vos collaborateurs.

Les responsabiliser pour que leurs préoccupations au sujet de la politique d’entreprise, des projets ou autres soient lisibles par l’ensemble du groupe. Les rendre responsables de leurs propositions et du suivi des mesures à prendre pour remédier aux problèmes. Établir qu’il est culturellement inapproprié de se plaindre en coulisses.

3- Engagez-vous et observez. Les managers efficaces se concentrent à la fois sur l’engagement avec les membres de leur équipe et l’observation des comportements. Les critiqueurs chroniques survivent et prospèrent dans des environnements où le responsable a tendance à fonctionner à distance, mais ont du mal à gagner en popularité lorsque le manager est étroitement impliqué avec les membres de l’équipe.nbsp;4-nbsp;nbsp;nbsp;nbsp;nbsp;Sollicitez continuellement les commentaires des membres de vos équipes sur l’environnement de travail. Les critiqueurs chroniques sont rusés, ils restent sous la surface et loin des oreilles de leurs managers. Toutefois, un patron qui s’engage toujours avec tous les membres de son équipe est en mesure de se concentrer sur les individus et les comportements qui nuisent au moral et au rendement. Utilisez les outils d’évaluation (entretien personnel, sondages, analyse 360°…) pour établir un ensemble de données probantes sur le rendement du groupe et des individus.

5- Offrez un feedback et un encadrement clairs aux critiqueurs chroniques.

Une fois que vous avez compris le contexte concernant les plaintes incessantes d’un membre de l’équipe, il est essentiel de s’engager rapidement et de manière constructive avec cet individu. Concentrez-vous d’abord sur l’encadrement de la personne en donnant un aperçu de la façon dont les plaintes constantes érodent l’environnement de travail. Démontrer comment le comportement affecte la performance et le moral. Indiquez au critiqueur chronique les dommages potentiels pour sa carrière et présentez des façons positives de proposer des critiques constructives sur la politique d’entreprise ou le projet commun.

6- Quand il faut « monter d’un cran ».

Si les comportements ne changent pas, il est temps de passer du Coaching au Conseil. Le Coaching est conçu pour susciter un changement positif dans les comportements en offrant des axes de progrès, des encouragements et des étapes d’actions spécifiques. Le Conseil offre un «nbsp;feedbacknbsp;» clair qui montre que les comportements sont inacceptables et identifie les conséquences d’un refus de changer de comportement. Travaillez avec votre responsable des Ressources Humaines pour structurer un entretien de conseil. Assurez-vous de documenter la démarche (échanges passés, coaching…). Obtenez de l’aide pour présenter à l’employé concerné un plan de progrès qui définit clairement les conséquences s’il ne s’améliore pas. Et, comme toujours, le suivi est capital.

7- N’hésitez pas à faire sortir les critiqueurs.

Vous avez collaboré avec votre équipe des Ressources Humaines et vous avez suivi les étapes décrites ci-dessus, mais sans progrès notable, vous devez à votre équipe, à votre entreprise et à vous-même d’exclure les personnes toxiques du lieu de travail. Bien que les critiqueurs chroniques semblent inoffensifs à la surface, les dommages peuvent devenir irréparables à long terme.

Bref, construire un environnement de travail sain : Il convient de créer un environnement où les collaborateurs motivés sont encouragés et où la liberté de faire de leur mieux est une mission essentielle pour chaque manager. Tout commence par l’embauche des bons collaborateurs et la création d’une culture responsabilisante pour les comportements négatifs, intégrant l’identification et le traitement des problèmes. Les critiqueurs chroniques n’ont pas leur place dans un milieu de travail sain, ils sauront séduire d'autres employeurs...