A Importância dos Contratos na Gestão Condominial: Um Instrumento Fundamental para a Segurança Jurídica e Eficiência Administrativa

Valzira Souza - Advogada Condominialista| Consultora em Privacidade e Proteção de Dados |Professora| Articulista |

Albelio Dias – Professor, Escritor e Gestor Condominial

Introdução

No contexto da gestão condominial, o contrato emerge como um elemento estruturante e indispensável para garantir não apenas a segurança jurídica, mas também a eficiência e a transparência na administração dos interesses coletivos. A celebração de contratos adequados e bem elaborados assegura o cumprimento de obrigações e previne potenciais litígios, promovendo uma relação harmoniosa entre as partes envolvidas, sejam elas os moradores, prestadores de serviço ou o próprio síndico.

A complexidade do ambiente condominial, que congrega múltiplos interesses e uma gama de relações jurídicas, exige uma abordagem criteriosa no processo de contratação, observando-se especificidades legais, normativas internas e o equilíbrio de interesses. Este texto discorrerá sobre os aspectos fundamentais a serem considerados na elaboração de contratos para uma boa gestão condominial, abordando temas adicionais que são de especial relevância para o mercado condominial e a garantia de conformidade e ordem no ambiente coletivo.

1. Contratos e Segurança Jurídica no Ambiente Condominial

No contexto jurídico, os contratos são considerados negócios jurídicos, constituindo-se como o alicerce sobre o qual se apoiam as obrigações das partes e suas respectivas responsabilidades limitadas pelos princípios da boa-fé objetiva e a função social.

Nos condomínios edilícios, onde os interesses individuais e coletivos estão entrelaçados, o contrato se torna uma ferramenta indispensável para a mitigação de riscos e a lisura da gestão, garantindo que as obrigações contratuais sejam cumpridas em conformidade com as deliberações assembleares.

A segurança jurídica promovida por um contrato, devidamente elaborado, permite que todas as partes envolvidas – condôminos, síndico, prestadores de serviços e demais contratados – tenham plena ciência dos deveres e dos direitos estabelecidos. A formalização das obrigações, como os prazos de execução e as garantias de qualidade dos serviços, minimiza a possibilidade de litígios judiciais e favorece a transparência na gestão.

2. Aspectos Cruciais na Elaboração de Contratos Condominiais

A elaboração de contratos no ambiente condominial requer atenção aos detalhes específicos da relação jurídica estabelecida. Algumas das considerações essenciais incluem:

2.1 Identificação Clara das Partes e do Objeto Contratual

A descrição das partes envolvidas e a definição clara do objeto contratual são etapas fundamentais. No caso de contratos de prestação de serviços, por exemplo, é essencial especificar a natureza e o escopo dos serviços a serem realizados, como manutenção predial, limpeza, segurança, entre outros. Essa clareza reduz o risco de divergências interpretativas e facilita a fiscalização do cumprimento das obrigações.

2.2 Especificação de Prazo, Termos de Pagamento e Penalidades

Estabelecer prazos  definidos e condições de pagamento de forma expressa é essencial para a gestão financeira do condomínio e para a relação de transparência entre os contratantes. Cláusulas que preveem penalidades por descumprimento das obrigações, como atraso na entrega de serviços ou fornecimento de materiais de qualidade inferior à especificada, são importantes para assegurar a qualidade e evitar prejuízos ao condomínio. Essas penalidades devem obedecer aos princípios da razoabilidade e proporcionalidade, de modo a serem eficazes e aplicáveis em caso de inadimplemento.

2.3 Cláusulas de Garantia e Assistência Técnica

Nos contratos com fornecedores de produtos e prestadores de serviços, a inclusão de cláusulas de garantia é um elemento essencial para a segurança do condomínio. Em contratos de fornecimento de sistemas de segurança, por exemplo, é imprescindível assegurar a manutenção e o suporte técnico em caso de falhas ou defeitos no equipamento, garantindo que a integridade dos serviços não seja comprometida.

2.4 Direitos de Fiscalização e Rescisão Contratual

É necessário prever o direito do condomínio, representado pelo síndico, ou preposto,  fiscalizar o cumprimento dos termos contratuais. Além disso, devem constar cláusulas especificas e detalhadas sobre a possibilidade de resilição que é a extinção do contrato por iniciativa de uma ou ambas as partes ou rescisão, quando o contrato é rescindido por descumprimento de uma das partes.

Além disso é obrigatório que exista a previsão de penalidades para ambas as partes. A clareza nesse aspecto previne que o condomínio fique vinculado a um contrato que não esteja sendo cumprido adequadamente e venha por força contratual ter que arcar com multa alta, que é uma penalidade prevista em um contrato que estabelece um valor a ser pago em caso de descumprimento das obrigações contratuais.

3. Compliance e a Importância da Conformidade Contratual

O conceito de compliance se traduz na adesão às normas legais e regulamentares aplicáveis às atividades realizadas pelo condomínio, bem como às suas normas internas. Em contratos condominiais, o compliance tem um papel essencial, pois a conformidade com a legislação pertinente mitiga riscos legais e reforça a credibilidade da administração perante os condôminos.

O síndico deve assegurar que todas as cláusulas contratuais estejam em conformidade com as leis aplicáveis, evitando cláusulas abusivas, passiveis de anulação ou nulidade na esfera judicial causando prejuízos aos direitos dos condôminos. O apoio de uma assessoria jurídica especializada é recomendável para a elaboração e revisão dos contratos, assegurando que estes estejam em plena conformidade legal e sejam juridicamente válidos.

4. A Gestão de Riscos na Contratação de Serviços Condominiais

A gestão de riscos é um componente fundamental na elaboração de contratos, pois visa minimizar as incertezas e os impactos negativos que podem advir do não cumprimento de obrigações. Em contratos condominiais, a identificação e a mitigação de riscos envolvem, entre outros, aspectos como:

a) Qualificação de fornecedores e prestadores de serviços: É essencial verificar a idoneidade e a reputação das empresas contratadas, além de exigir documentos como certidões negativas de débitos trabalhistas e fiscais.

b) Apreciação dos antecedentes de serviços prestados: A análise do histórico de cumprimento de contratos de prestadores pode indicar possíveis riscos de descumprimento ou de baixa qualidade nos serviços.

c) Previsão de soluções alternativas e backup: Para serviços essenciais, como segurança e manutenção de elevadores, é aconselhável prever contingências em caso de falhas.

5. Contratos de Trabalho e Relações com Colaboradores do Condomínio

Os contratos de trabalho com colaboradores do condomínio, como porteiros, zeladores e seguranças, demandam atenção especial, pois estão sujeitos à legislação trabalhista, que exige formalização e clareza nas obrigações e direitos de ambas as partes. Nesse sentido, é fundamental que os contratos contenham:

a) Detalhamento das funções e jornada de trabalho: A especificação exata das funções e da carga horária dos colaboradores evita ambiguidades e garante a conformidade com a legislação trabalhista.

b) Previsão de benefícios obrigatórios: É essencial que os contratos de trabalho prevejam o cumprimento de todas as obrigações legais em termos de benefícios e adicionais, como FGTS, INSS e férias proporcionais.

c) Gestão de passivos trabalhistas: Os contratos devem ser redigidos para evitar o surgimento de passivos trabalhistas, que podem impactar financeiramente o condomínio e comprometer sua gestão.

6. Contratos com Terceiros e Responsabilidade Solidária

Um ponto crítico na gestão condominial é a responsabilidade solidária que o condomínio pode assumir ao contratar empresas terceirizadas, sobretudo em atividades continuadas, como limpeza e segurança. A contratação de empresas terceirizadas deve prever cláusulas específicas sobre a responsabilidade trabalhista e exigir comprovações regulares de recolhimento de encargos e cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias. A ausência desses controles pode gerar contingências jurídicas para o condomínio, o que demanda um acompanhamento rigoroso.

7. Mediação e Arbitragem como Mecanismos de Solução de Conflitos

A inclusão de cláusulas de mediação e arbitragem como métodos de resolução de conflitos pode beneficiar o condomínio, oferecendo soluções menos onerosas e mais rápidas que o processo judicial tradicional. A mediação, que visa promover o diálogo e o consenso entre as partes, é recomendável para resolver questões que possam surgir em contratos de prestação de serviços. Já a arbitragem pode ser utilizada para disputas de maior complexidade, proporcionando uma solução definitiva e vinculante.

8. A Necessidade de Renovação e Atualização dos Contratos

A realidade condominial é dinâmica, e as necessidades e expectativas dos condôminos podem evoluir ao longo do tempo. A renovação e a atualização dos contratos permitem que estes reflitam mudanças nas condições do mercado e nas demandas dos moradores. Assim, a inclusão de cláusulas de revisão contratual ou a previsão de prazos de vigência que permitam ajustes periódicos são práticas recomendáveis para garantir que o contrato permaneça relevante e eficiente.

9. A Inclusão de Cláusulas de Proteção de Dados

Com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados, ao realizar contratos é obrigatório que existam cláusulas visando assegurar o tratamento lícito e seguro dos dados pessoais, bem como estabelecer a responsabilidade dos agentes de tratamento de dados pessoais.

É igualmente importante estabelecer cláusulas de segurança da informação que definam regras entre os contratantes sobre compartilhamentos de dados pessoais; relações entre controlador-operador; orientações sobre o tratamento a ser realizado e a proibição de tratamentos incompatíveis com as orientações do controlador.

Ademais, é fundamental estabelecer responsabilidades a serem cumpridas pelos contratantes em casos de incidentes com vazamento, dever de contribuição, adoção de medidas, questões relativas à eliminação e portabilidade de dados. Na seara trabalhista existem os termos de confidencialidade.

Conclusão

A importância dos contratos na gestão condominial transcende a simples formalização de obrigações; eles representam um pilar de segurança jurídica, um mecanismo de prevenção de riscos e um instrumento de governança para o condomínio. A elaboração criteriosa e o acompanhamento constante dos contratos são fundamentais para garantir uma administração condominial sólida, transparente e eficiente.

Uma boa gestão contratual, ancorada em princípios de compliance, transparência e respeito aos direitos das partes, contribui para a criação de um ambiente condominial equilibrado e de convivência harmoniosa. Em suma, os contratos são ferramentas indispensáveis para a profissionalização e a qualidade da gestão condominial, promovendo uma reputação de profissionalismo e lisura do síndico e um  ambiente seguro e propício ao bem-estar dos condôminos e à sustentabilidade financeira do condomínio.