IMPORTANCIA DE LA INSCRIPCIÓN DE LAS BASES DE DATOS EN EL REGISTRO NACIONAL

Muchas son las personas a cargo de la administración de bases de datos en organizaciones que desconocen sobre este requisito obligatorio previsto por la legislación nacional.

En este artículo veremos de manera sencilla el origen legal del mismo y los pormenores de un trámite sencillo, pero de suma importancia para la protección de los datos que se procesan en las organizaciones.

Antecedentes.

En el año 2000 se sancionó la ley de Hábeas Data reglamentando el mencionado artículo 43, inspirándose en la “LORTAD” española (Ley Orgánica de Regulación del Tratamiento Autorizado de Datos) de 1992 que fuera reemplazada por la “Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal” de 1999.

El objeto de la ley argentina de Hábeas Data es la protección integral de los datos personales asentados en archivos, registros o bancos de datos públicos o privados destinados a brindar informes; específicamente otorga protección al “tráfico informático” de datos.

La Ley no sólo está dirigida a los titulares de los datos, sino a los responsables del tratamiento de los datos que utilicen. Ellos son agentes, empresas, personas físicas o jurídicas que recolecten datos con la finalidad de conformar una base con el objeto de brindar informes.

Los responsables deben, según la ley, permitir el acceso de los titulares a sus archivos ya sea con fines de consulta, actualización y rectificación de la información y en orden a la recolección de los datos, éstos no pueden recabarse sin previo consentimiento expreso e informado del titular.

Tanto el dueño como el usuario del archivo o base debe inscribir los datos en el Registro Público de Bases de Datos de la Dirección Nacional de Protección de Datos Personales, dependiente del Ministerio de Justicia, Seguridad y Derechos Humanos de la Nación.

La inscripción del banco o archivo le otorga legalidad a la recopilación de datos (Art. 3 de la Ley 25.326); es una obligación que nace con la creación del Registro Nacional de Bases de Datos.

El uso de los datos será evaluado por el organismo, de oficio, así como por sus titulares, quienes tienen la potestad de concurrir a la Dirección Nacional de Protección de Datos Personales a realizar una denuncia y ésta aplicará las sanciones pertinentes al responsable o usuario en los casos que correspondiera.

¿Qué bases deben inscribirse?

Los responsables de las bases o archivos de datos ya sean titulares o usuarios de ellas, tienen la obligación de inscribirlas en el Registro, siempre y cuando éstas excedan el ámbito estrictamente personal o bien de uso interno de la empresa.

La Dirección Nacional de Protección de Datos Personales sugiere la inscripción de todas las bases, es decir que aquellas que puedan generarle una duda a su titular en el orden de si debe o no ser inscripta es preferible estarse del lado de la afirmativa. Tengamos en cuenta que, en principio, la licitud de la base o archivo se la da la inscripción en el Registro y si por alguna razón ajena al titular o no, dicho archivo trasciende el ámbito personal o interno, aquella base se convertirá en ilícita.

Según las pautas constitucionales y legales es obligatorio inscribir las bases o archivos que estén destinados a dar informes, los que se formen para un uso que no sea exclusivamente personal y los que tengan como finalidad la cesión o transferencia de datos personales, ya sea a título oneroso o gratuito.