Improving PI planning: A collaborative approach for teams of different maturities

Melhorando o PI Planning: Uma Abordagem Colaborativa para Times de Diferentes Maturidades

How to Conduct an Effective PI Planning with Teams of Different Maturity Levels

The experience in Program Increment Planning (PI Planning) is fundamental to the success of agile teams. In my journey, I have participated in several PI Plannings where my teams were more mature and well-prepared. To achieve this, we began planning well in advance, about six weeks before the event, in collaboration with Product Owners (POs), Product Managers (PMs) and Tech Leads . During this time, we detailed some stories before the PI Planning, which allowed us to have a clear understanding of our priorities and goals.

However, I noticed that other teams preferred to leave the preparation for the eve of the PI Planning. Having faced negative experiences previously with this approach, I took the initiative to implement some strategies to ensure that all teams benefited from the process.

Establishing Clear Expectations

First, we established clear expectations about the importance of early preparation. Understanding the relevance of this step is essential for all teams to feel engaged and motivated. To support the less mature teams, we held workshops where we discussed how to detail stories and plan sprints effectively. During these meetings, members of my more experienced teams acted as mentors, providing support and sharing their best practices.

Reviews in Pre-PI Planning

In the Pre-PI Planning phase, we organized periodic reviews to ensure that all teams were aligned. These reviews were crucial for identifying any difficulties that the less experienced teams were facing. With this, we were able to adjust the agenda of the PI Planning, allowing more time for these teams to detail their stories, prioritizing clarity over quantity.

Retrospectives and Continuous Improvement

After the PI Planning, we conducted a retrospective to discuss what worked and what didn't. This practice helped us establish specific improvement goals for the next cycle. Through this collaborative approach, we fostered a culture of learning and mutual support, where everyone felt valued, regardless of their level of maturity.

Conclusion

At the end of this experience, I learned that fostering collaboration and knowledge sharing among teams is essential to ensure everyone succeeds. This interaction not only contributes to more effective and productive planning but also strengthens the organizational culture and improves engagement among all team members.

Implementing these strategies can transform the way we conduct PI Plannings, enabling each team, regardless of their maturity, to thrive and contribute to common goals.

What strategies do you use to ensure that teams with different levels of maturity benefit equally from PI Planning? Share your experiences and insights!

Brazilian Portuguese:

Como Conduzir uma PI Planning Eficaz com Times de Diferente Maturidade

A experiência em Program Increment Planning (PI Planning) é fundamental para o sucesso das equipes ágeis. Em minha trajetória, participei de diversas PI Plannings onde meus times eram mais maduros e estavam bem preparados. Para isso, começamos o planejamento com antecedência, cerca de seis semanas antes do evento, em colaboração com Product Owners (POs) e Product Managers (PMs). Durante esse período, detalhamos algumas histórias antes da PI Planning, o que nos permitiu ter um entendimento claro das nossas prioridades e objetivos.

Contudo, notei que outros times preferiam deixar a preparação para a véspera da PI Planning. Tendo enfrentado experiências negativas anteriormente com essa abordagem, tomei a iniciativa de implementar algumas estratégias para garantir que todos os times se beneficiassem do processo.

Estabelecendo Expectativas Claras

Primeiramente, estabelecemos expectativas claras sobre a importância da preparação antecipada. Compreender a relevância dessa etapa é essencial para que todos os times se sintam engajados e motivados. Para apoiar os times menos maduros, realizamos workshops onde discutimos como detalhar histórias e planejar as sprints de forma eficaz. Durante esses encontros, os membros dos meus times mais experientes atuaram como mentores, oferecendo suporte e compartilhando suas melhores práticas.

Revisões na Pré PI Planning

Na fase de Pré PI Planning, organizamos revisões periódicas para garantir que todos os times estivessem alinhados. Essas revisões foram cruciais para identificar quaisquer dificuldades que as equipes menos experientes estivessem enfrentando. Com isso, conseguimos ajustar a agenda da PI Planning, permitindo mais tempo para que essas equipes pudessem detalhar suas histórias, priorizando a clareza em vez da quantidade.

Retrospectivas e Melhoria Contínua

Após a PI Planning, realizamos uma retrospectiva para discutir o que funcionou e o que não funcionou. Essa prática nos ajudou a estabelecer metas específicas de melhoria para o próximo ciclo. Através dessa abordagem colaborativa, promovemos uma cultura de aprendizado e apoio mútuo, onde todos se sentiram valorizados, independentemente do seu nível de maturidade.

Conclusão

Ao final dessa experiência, aprendi que fomentar a colaboração e a troca de conhecimento entre as equipes é essencial para garantir que todos tenham sucesso. Essa interação não apenas contribui para um planejamento mais eficaz e produtivo, mas também fortalece a cultura organizacional e melhora o engajamento de todos os membros da equipe.

Implementar essas estratégias pode transformar a forma como realizamos PI Plannings, permitindo que cada equipe, independentemente de sua maturidade, possa prosperar e contribuir para os objetivos comuns.

Quais estratégias vocês utilizam para garantir que equipes com diferentes níveis de maturidade se beneficiem igualmente de uma PI Planning? Compartilhem suas experiências e insights