#NoSecret: YOU are the secret to great Business Presenting

Note from Lisa: This week Russell Bekins reveals a secret he learned as a Hollywood storycrafter.  If you do it right, your business presentations will be relatable, memorable and convincing.  And you will have a lot more fun! 

La versione in italiano è sotto

Want to reach your audience? Focus on the “critical moment” of your personal stories

Personal stories are key evidence points when presenting, mostly because they are so difficult to deny or refute; they are your testimony. From court cases to presentations to job interviews, they have the power to sway our audience – if you can tell them well. Finding the “critical moment” in your story – that moment where everything changed – can provide a pivot point around which to build your personal stories. 

Recently I taught a course in presenting at the Bologna campus of Johns Hopkins University. These Paul Nitze School of Advanced International Studies graduate students all have one thing in common: concern for the future of our planet and the menace of global climate change. I set out a challenge for them: make their “call to action” at the end of their speeches something doable for their audience. Interestingly, most of them included their personal anecdotes and experiences as evidence points, with mixed results.  

Why is hard to tell your personal story well? 

There are several reasons for this. Modesty, fear of exposing oneself, and failure to mine or interpret our experiences for the richness of detail that allows us to identify with the teller. Mostly, however, it involves a mishandling of some element of story structure. A well-told story involves struggle and transformation, and most of my students can get this right. Finding the critical moment, however, is often difficult, because it’s often not easy to find that clear incident where things changed for better or worse. 

Mining our own personal experience is hard 

One of my students described a way to avoid logging in the Amazon by developing more sustainable products from the intact forest. He began with a brief visualization exercise of rainforest, then spoke articulately about the research he had done into a particular plant that could yield more per hectare than logging, and then mentioned briefly that he had been to the Amazon himself. When I pressed him, he admitted that he was out of his element there (as most of us would be). If he had started with his personal sense of alienation and a deep description of what he experienced, it would have heightened his audience’s sense of wonder about the Amazon. In the process, he would have sold us on his sustainable vision for the rainforest economy. 

Similarly, another speaker focused on reducing meat consumption as a gesture that each of us can do in order to reduce our carbon footprint. He spoke about his two-stage conversion to vegetarian and then vegan, but his motivations at each stage were unclear. He spoke about a documentary film that convinced him but failed to go into sufficient detail to get us to understand just what he had seen in the film that convinced him. If he had gone back and looked at his emotional response to some of the scenes and been able to describe or show them, well, perhaps we would be vegans now. 

In sum, mining our personal experience is hard because we don’t want to relive our negative emotions – but it is often rewarding and gives surprising results. 

Modesty can prevent us from telling a strong story 

Most of us will smell something fishy when someone begins talking about how great they are. Our fear of appearing a braggart will sometimes get in the way of telling a good story. We also tend dminish our personal experience, not seeing it as relevant or important to the larger issue. This often gets in our way as we attempt to explore our past. 

One of my students, a Jordanian, learned to love the world of corals and fishes diving in the Red Sea. She mentioned it in passing but could have gone deeper into this, her personal story, to give her message some personal moral authority. Another of my students spoke about how much excess, unsustainable waste there is in hospitals, especially in operating theatres. Modesty kept her from telling her fellow students that she was a doctor, however. as a consequence, she underplayed this critical element that could have given her speech a much stronger sense of her expertise. 

Let’s be clear. These are both important messages and deserve a full hearing from us, the listening public. They are more important than our personal modesty. If you’re worried about appearing like a stuffed shirt, there are plenty of ways to balance our message with humour, self-deprecating remarks, and putting your experience in a larger context. 

Focus on what moved or changed you 

Never underestimate the power of your personal stories and do not be afraid to use them. How we change is difficult to reconstruct, and the process of mining our past is by turns confusing, tedious, and painful. We may feel that life is messy and does not conform easily to story structure, but by focusing on the critical moment – often an emotion or realization that changed our lives – your stories will find their structure and tell themselves. 

And your audience will be moved.  

--VERSIONE IN ITALIANO--

#NoSecret: sei TU l'ingrediente segreto per le tue presentazioni

Trova il "Momento Critico" per dare struttura alla tua storia

Le storie personali forniscono prove fondamentali a supporto della tua argomentazione durante una presentazione, perché sono difficili da negare o confutare; sono la tua testimonianza.  

Dai casi giudiziari alle presentazioni, fino ai colloqui di lavoro, le storie hanno il potere di influenzare il vostro pubblico, se riuscite a raccontarle bene. Trovare il "Momento Critico" nella vostra storia - quel momento in cui tutto è cambiato - può fornire un punto centrale attorno al quale costruire le vostre storie personali. 

Recentemente ho tenuto un corso di presentazione presso la sede di Johns Hopkins University-SAIS a Bologna. Gli studenti della Paul Nitze School of Advanced International Studies sono tutti preoccupati per il futuro del nostro pianeta e la minaccia del cambiamento climatico globale. Ho lanciato loro una sfida: fare in modo che la call to action alla fine dei loro discorsi fosse qualcosa di semplice da eseguire per il pubblico. Ho visto con piacere che la maggior parte di loro ha incluso aneddoti ed esperienze personali come punti di prova, con risultati differenti.   

Perché è difficile raccontare bene la propria storia personale? 

Le ragioni sono molteplici: modestia, paura di esporsi e incapacità di estrarre o interpretare le nostre esperienze per ottenere la ricchezza di dettagli che ci permette di far identificare gli ascoltatori in noi. Nella maggior parte dei casi, però, si tratta di un'errata gestione di alcuni elementi della struttura della storia. Una storia ben raccontata implica lotta e trasformazione, e la maggior parte dei miei studenti sono riusciti a farlo efficacemente. Tuttavia, spesso è difficile individuare quel Momento Critico, cioè quell'episodio chiaro in cui gli eventi sono stati trasformati in meglio o –di solito-- in peggio. 

È difficile estrarre significato dalla nostra esperienza personale 

Uno dei miei studenti ha descritto un modo per evitare il disboscamento in Amazzonia, sviluppando prodotti più sostenibili dalla foresta intatta. Ha iniziato con un breve esercizio di visualizzazione della foresta pluviale, poi ha parlato in modo articolato della ricerca che aveva fatto su una particolare pianta che poteva rendere di più per ettaro per contrastare il disboscamento, infine ha accennato brevemente al fatto di essere stato lui stesso in Amazzonia. Quando l'ho incalzato su questo punto, facendogli domande, ha ammesso di essersi sentito a disagio in quel ambiente estraneo (come ci saremmo sentiti tutti). Ho pensato che se avesse iniziato raccontando il suo personale senso di alienazione e descrivendo in modo approfondito ciò che aveva vissuto, avrebbe aumentato la meraviglia del pubblico nei confronti dell'Amazzonia. Nel frattempo, ci avrebbe convinto della sua visione sostenibile per l'economia della foresta pluviale. 

Allo stesso modo, un altro studente si è concentrato sulla riduzione del consumo di carne come gesto che ognuno di noi può compiere per ridurre la propria impronta di carbonio. Ha parlato della sua conversione in due fasi, prima vegetariana e poi vegana, ma le sue motivazioni in ogni fase non erano chiare. Ha parlato di un documentario che l'ha convinto, ma non è riuscito a scendere in dettagli sufficienti per farci capire cosa lo avesse realmente convinto. Se fosse tornato indietro e avesse analizzato la sua reazione emotiva ad alcune scene del documentario e fosse stato in grado di descriverle o mostrarle, beh, forse ora saremmo diventati vegani. 

In sintesi, l'estrazione della nostra esperienza personale è difficile perché non vogliamo rivivere le nostre emozioni negative, ma spesso è gratificante e dà risultati sorprendenti. 

La modestia può impedirci di raccontare una storia forte 

La maggior parte di noi sente puzza di bruciato quando qualcuno inizia a parlare di quanto è bravo. La nostra paura di sembrare un millantatore a volte ci impedisce di raccontare una buona storia. Tendiamo anche a sminuire la nostra esperienza personale, non vedendola come rilevante o importante per la questione più ampia. Questo spesso ci ostacola nel tentativo di esplorare il nostro passato. 

Una delle mie studentesse, giordana, ha imparato ad amare il mondo dei coralli e dei pesci immergendosi nel Mar Rosso. Ne ha parlato di sfuggita, ma avrebbe potuto approfondire questa sua storia personale per dare al suo messaggio un'autorità morale personale. Un'altra delle mie studentesse ha parlato di quanti rifiuti in eccesso e insostenibili ci siano negli ospedali, soprattutto nelle sale operatorie. Tuttavia, la modestia le ha impedito di dire ai suoi compagni di corso che era un medico. Di conseguenza, ha sottovalutato questo elemento importante che avrebbe potuto dare al suo discorso un senso molto più forte della sua competenza. 

Siamo chiari. Sono entrambi messaggi importanti e meritano di essere ascoltati appieno da noi, il pubblico che ci ascolta. Sono più importanti della nostra modestia personale. Se temi di apparire rigid*, ci sono molti modi per bilanciare il messaggio con l'umorismo, l'autoironia e la collocazione della tua esperienza in un contesto più ampio. 

Concentrati su ciò che ti ha commosso o cambiato 

Non sottovalutare il potere delle tue storie personali e non avere paura di usarle. Il modo in cui cambiamo è difficile da ricostruire e il processo di elaborazione del nostro passato può risultare confuso, faticoso e doloroso.  Possiamo pensare che la vita sia disordinata e non si adatti facilmente alla struttura di una storia, ma concentrandoti sul Momento Critico - spesso un'emozione o una realizzazione che ha cambiato la tua vita - le tue storie troveranno la loro struttura e si racconteranno da sole. 

E il tuo pubblico si ne sarà toccato.