Quản trị doanh nghiệp thông minh

Ai đang là người thực sự quản trị doanh nghiệp anh chị?

Không phải là chủ tịch, cũng không phải là CEO hoặc các nhà tư vấn nhiều kinh nghiệm!

Vậy là ai?

Đó là Frederick Winslow Taylor (1856-1915), người đàn ông của thế kỷ 19.

Tại sao tôi nói vậy? Bởi ông là chính là người đã quy định hệ hình (paradigm) của quản trị doanh nghiệp chúng ta. Người đàn ông của cách đây 1,5 thế kỷ đã quy định doanh nghiệp của anh chị được quản trị như thế nào thông qua 6 nguyên tắc của quản trị khoa học (Taylorism):

1. Chuẩn hóa

2. Chuyên môn hóa

3. Mục tiêu đồng nhất

4. Hệ thống cấp bậc

5. Lập kế hoạch và kiểm soát

6. Khen thưởng

Chúng ta hãy xem ứng dụng và mục đích của từng nguyên lý:

1. Chuẩn hóa

- Ứng dụng: Hạn chế mâu thuẫn giữa đầu vào, đầu ra, phương pháp làm việc

- Mục đích: Đạt được hiệu quả ở quy mô

2. Chuyên môn hóa

- Ứng dụng: Nhóm các hoạt động lại với nhau thành các module/phòng ban

- Mục đích: Giảm thiểu sự phức tạp, đẩy nhanh quá trình học tập

3. Mục tiêu đồng nhất

- Ứng dụng: Đặt ra các mục đích rõ ràng theo các thứ cấp và hỗ trợ

- Mục đích: Đảm bảo các mục tiêu cá nhân không đi lệch mục tiêu từ trên xuống

4. Hệ thống cấp bậc

- Ứng dụng: Xây dựng tháp quyền lực dựa trên phạm vi kiểm soát giới hạn

- Mục đích: Duy trì kiểm soát với phạm vi điều hành

5. Lập kế hoạch và kiểm soát

- Ứng dụng: Dự đoán các yêu cầu, nguồn ngân sách và lên kế hoạch các nhiệm vụ, theo dõi và điều chỉnh nếu đi lệch kế hoạch

- Mục đích: Thiết lập tính quy tắc và khả năng dự đoán trong hoạt động; sự tương thích với kế hoạch

6. Khen thưởng

- Ứng dụng: Đưa ra phần thưởng tài chính cho các cá nhân và các đội nếu đạt được các kết quả cụ thể

- Mục đích: Tạo động lực để cố gắng nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với các chính sách và tiêu chuẩn

Hệ hình Taylorism có mục đích là tối ưu hóa trong các dây chuyền làm việc và đã làm cho năng suất lao động tăng vọt, giúp trong hơn một thế kỷ qua đã đột phá nền kinh tế và xã hội chúng ta.

Nhưng hệ hình của Taylor không phải để có những đặc tính của một doanh nghiệp thông minh (Agile):

1. Liên tục tìm kiếm cơ hội

2. Lựa chọn những cơ hội tốt nhất

3. Tập trung vào việc thực thi linh hoạt

4. Thu hút năng lượng của mọi người, cả bên trong và bên ngoài tổ chức

5. Duy trì tinh thần chiến đấu bền bỉ của đội ngũ

Các lãnh đạo vẫn phải cố gắng xoay sở để doanh nghiệp mình trở nên thông minh hơn, nên đã chắp vả bằng những kỹ thuật như:

1) Gọi nhân viên là team member dù thực sự lãnh đạo vẫn coi họ là cấp dưới.

2) Sinh ra bộ phận R&D dù rằng những thành viên giỏi nhất, nhiều ý tưởng lại không ở đó.

3) Dạy nhiều hơn những kỹ thuật lãnh đạo để động viên nhân viên chứ không phải là động lực thực sự của họ

4) Và rất rất nhiều kỹ thuật khác.

Đó chính là sự xoay sở, nhưng rất khó để chúng ta thoát khỏi cái hệ hình đang cầm tù cách chúng ta làm việc.

Vậy đâu là những nguyên lý để chúng ta từng bước giải phóng mình khỏi sự cầm tù về mặt hệ hình của nhà quản trị?

Nguyên lý 1: Sự đa dạng

Đây là bài học của cuộc sống. Không có một ông trời nào tính toán cho sự phát triển của cuộc sống, mà hàng triệu năm nay cuộc sống của muôn loài vẫn phát triển. Các anh chị marketing có thỏa mái khi làm việc với đội kỹ thuật để làm việc hằng ngày cùng với họ? Các anh chị marketing và sales có chăm chú khi nghe những người như tôi – quản trị và kỹ thuật thỏa luân?

Tôi đoán là khó!

Sự đa dạng giúp chúng ta điều gì?

Chúng ta có nhiều thí nghiệm hơn.

Từ rất nhiều thí nghiệm, chúng ta có nhiều sáng kiến tốt

Và quá trình chọn lọc tự nhiên sẽ để lại những sáng kiến tốt nhất mà không cần đến sự quyết đoán của các nhà lãnh đạo cấp cao.

Nguyên lý 2: Linh hoạt

Đây là bài học của thị trường. Ở doanh nghiệp anh chị, khi có cơ hội mới để có nguồn lực là lãnh đạo phải tính toán, hoạch định và giao chỉ tiêu. Khi cần nguồn lực, sự hợp tác giữa hai phòng là cần lãnh đạo chỉ đạo, và thậm chí theo dõi. Nhưng ở thị trường, không cần thủ tướng yêu cầu, các doanh nghiệp tự phát hiện ra sự chênh lệch cung cầu để giải quyết.

Nguyên lý 3: Chủ nghĩa tích cực (Activism)

Đây là bài học từ tính dân chủ.

Chúng ta thích xã hội dân chủ? Tôi đoán là nhiều anh chị muốn. Điều chúng ta muốn là gì?

Quyền lực được chảy lên (người dân trao quyền cho lãnh đạo) & trách nhiệm giải trình chảy xuống (lãnh đạo giải trình các quyền định cho dân).

Nhưng thực ra chúng ta lại muốn doanh nghiệp của mình làm điều ngược lại!!!

Ngược lại với cách chúng ta điều hành doanh nghiệp hiện thời. Quyền lực được lãnh đạo trao cho nhân viên & trách nhiệm đẩy lên – tức là nhân viên giải trình với lãnh đạo.

Cách thức mà những nhóm nhỏ ít tiếng nói, với những sáng kiến có thể thay đổi được quốc gia. Các thức mà bất kỳ nhân viên của Google, Amazon có nguồn lực, có thể đưa ý tưởng và triển khai ý tưởng tới tận chủ tịch.

Nguyên lý 4: Ý nghĩa

Đây là bài học từ tôn giáo. Sứ mệnh rất quan trọng. Con người thay đổi vì những thứ họ quan tâm. Thực tế hầu hết chúng ta đâu có làm cùng một công việc sau 2 năm mà không cần ai đó ép?

Nguyên lý 5: Cơ may

Đây là bài học của thành phố.

Sự đa dạng được sắp xếp cạnh nhau làm nên tính sáng tạo. Không phân biệt hẹp hòi giữa các ý tưởng, không giống với ở các vùng quên mọi người xem xét nhau.

Doanh nghiệp có thể sắp xếp cho cơ may bằng cách tổ chức để các đơn vị, chuyên môn xen kẽ với nhau và không vội phán xét các ý tưởng.

Hãy dần chuyển đổi để doanh nghiệp các anh chị thông minh bằng cách giải phóng mình khỏi hệ hình của Taylor và dần áp dụng những nguyên lý trên với những kỹ thuật Agile rất đơn giản ở quy mô phòng marketing/sales hoặc rộng hơn là cả trung tâm, công ty.

Nội dung chia sẻ thật xuất sắc của Anh Phạm Anh Đới trình bày trong VSMCamp và CSMOSummit 2023.