As reuniões que poderiam ter sido um e-mail – ou uma troca de mensagens

Como diriam os antigos, pelo menos aqui no sul do país, "faço um jogo" como você já participou de pelo menos uma reunião desnecessária.

Eu já participei. De várias.

Você e seus colegas param suas atividades, independente do que estejam fazendo ou dos prazos dos projetos que tenham que entregar, perdem tempo e, geralmente, ouvem um monólogo daquele(a) chefe conhecido(a) por falar o óbvio.

Quem nunca, né? (Essa é a hora que você envia o link desse artigo para seus colegas de trabalho).

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Na última semana presenciei uma cena que me trouxe algumas memórias. Memórias que quase me fizeram bocejar.

Estava eu numa loja de uma dessas ~ótimas~ companhias de telefonia brasileira, já que não obtive êxito ao tentar cancelar um plano pelo celular, quando percebi que atrás do balcão havia uma salinha com paredes de vidro onde quatro funcionários assistiam um vídeo num tablet enquanto do outro lado da mesa uma mulher, que imagino ser a gestora desse pessoal, olhava algo no celular.

Como o atendimento demorou um bocado, consegui espiar o que aconteceu após eles assistirem o vídeo. Reunidos em forma de círculo, cada um parecia explanar suas impressões sobre o que havia sido apresentado.

Obviamente não faço ideia do conteúdo do tal vídeo, porém, já participei de reuniões do tipo e sei o quanto elas são improdutivas. O(a) chefe reune a equipe, mostra um vídeo bonitinho motivacional e pergunta o que cada um aprendeu com aquilo ali.

Ok, talvez eu tenha usado um exemplo extremo de perda de tempo, mas, e aquelas reuniões onde cada membro da equipe deve apresentar uma ideia sobre determinada coisa e, no final, o que vale é o que o(a) chefe já havia pensado? Manda e-mail então, pô. Ou utilize um app de mensagens instantâneas – spoiler: você pode enviar até áudios!

É claro que algumas reuniões são essenciais. E e-mails podem ser mal interpretados – ou mal escritos. Mas, lembre-se que tempo é dinheiro. Será que você está, realmente, utilizando o seu tempo e o da sua equipe de maneira produtiva?

Não me responda. Apenas reflita.

O que eu acho:

As reuniões se tornaram algo tão banal que muitas pessoas não as respeitam mais – e eu as entendo totalmente por isso.

E que sugestões eu dou para mudar isso?

Bom, em primeiro lugar, não vou te chamar para uma reunião. É só continuar lendo aqui – o que pode ser uma baita perda de tempo para você, não te garanto nada.

Porém, essas três dicas abaixo talvez te façam recuperar o respeito da galera – sim, você deveria ver a cara que eles fazem quando chega um e-mail seu com o assunto "Reunião"...

Vamos lá? Não é nada pessoal. Eu juro.

1 - Considere não ter uma reunião

Sim. Começa por aí. O primeiro passo para ter uma reunião produtiva é considerar se ela é realmente necessária.

Defina o objetivo do possível encontro. Se perceber que o assunto não precisa ser discutido presencialmente (e você perceberá que isso acontecerá com frequência), envie um e-mail e deixe sua equipe trabalhar em paz.

2 - Chame apenas quem realmente precisa estar ali

Outra coisa que me irritava muito era ser chamado para reuniões em que eu realmente não precisava estar presente.

Tanto faz sua reunião ter cinco ou vinte funcionários: não é o número de pessoas que fará ela ser ou não produtiva.

3 - Defina os tópicos – e avise seu pessoal por e-mail

Você já foi numa reunião onde não sabia o assunto a ser tratado? Geralmente são aquelas que você fica sabendo em cima da hora quando te chamam num corredor.

Se você definiu o objetivo da reunião e listou quem realmente precisa estar presente, use o e-mail para enviar os tópicos que devem ser debatidos. Isso economiza tempo desnecessário de conversa fiada e ainda possibilita que sua equipe se prepare melhor para o encontro.

E o que você pensa sobre o assunto?

Me fala nos comentários. Lembrando que você não precisa me xingar se não concordar com a minha opinião.

Publicado originalmente em matheusdesouza.com. 

Matheus de Souza

Nômade digital que escreve e empreende, considerado pelo LinkedIn como o terceiro brasileiro mais influente da rede no ano de 2016 em sua lista de Top Voices. 

Sou cofundador do be freela, portal focado em carreira freelancer, trabalho remoto e nomadismo digital.

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