Warum sich Bauwerks-Informationsmodelle und SharePoint(-Datenmodelle) gar nicht so sehr voneinander unterscheiden

Metadaten in SharePoint im Vergleich zu Informationsaustauschanforderungen im Building Information Model

(Please find the English translation at the end of the German part)

Oftmals macht sich die Meinung breit, wir würden mit BIM einen völlig neuen Weg beschreiten, der dazu auch noch speziell für die Bauindustrie entwickelt worden sei. Aber hält so seine Denkweise auch den Fakten stand? Dazu soll am Beispiel der Informationsaustauschanforderungen in BIM mit den Metadaten in SharePoint verglichen werden.

Doch wie genau werden die Metadaten in SharePoint eigentlich genutzt? Und welchen Vorteil bringen sie, wenn sie richtig eingesetzt werden?

SharePoint(-Datenmodelle)

Oftmals wird der SharePoint als reines Dokumenten-Management-System (DMS) verwendet. Wobei, nicht selten wird es sogar nur als Ablagesystem im Sinne seines Serverlaufwerks mit „physischen Ordnern“ genutzt und damit gnadenlos unterfordert. Denn in SharePoint spielen Metadaten, der Term Store und der Content Type Hub eine zentrale Rolle bei der Strukturierung, Organisation und Verwaltung von Inhalten. Richtig verwendet, lassen sich, ähnlich wie bei Bauwerks-Informationsmodellen, unterschiedlichste Sichten auf ein- und dieselben Daten(-modelle) erzeugen.

Metadaten in SharePoint:

Metadaten sind beschreibende Informationen, die den Inhalt von Dokumenten, Listen oder Bibliotheken detaillieren. Sie werden zur Kategorisierung, Organisation und Suche von Inhalten verwendet. Über die Metadaten lassen sich unterschiedliche Sichten auf ein und dasselbe Datenmodell erzeugen. Weiterhin können mittels der Metadaten Datenanalysen einfach durchgeführt werden. SharePoint ermöglicht die Erstellung von Spalten zur Erfassung von Metadaten in Dokumentenbibliotheken und Listen. Metadaten lassen sich z.B. aus dem Term Store definieren, können aber auch benutzerdefiniert sein.

Term Store in SharePoint:

Der Term Store ist ein zentraler Speicherplatz für Begriffe (Terme), d.h., vordefinierte Metadaten, die in der gesamten SharePoint-Plattform wiederverwendet werden können. Begriffe im Term Store können in Hierarchien organisiert werden, um eine konsistente und standardisierte Metadatenverwendung zu erreichen und Mehrfacheingaben zu verhindern.

Der Term Store unterstützt die Erstellung von Gruppen, Sets und Begriffen, die dann in Metadatenspalten oder in der Navigation von Websites verwendet werden können. Dadurch wird eine effiziente Pflege und standardisierte Verwendung von Metadaten aus dem Term-Store sichergestellt.

Content Type Hub in SharePoint:

Der Content Type Hub ist eine Funktion in SharePoint, die es ermöglicht, Content Types (Inhaltstypen) zentral zu verwalten und in verschiedenen Websitesammlungen zu verwenden. Content Types sind eine Sammlung von Einstellungen für einen bestimmten Typ von Inhalten, der Informationen über die Metadaten, Workflows und Dokumentvorlagen enthält. Der Content Type Hub stellt sicher, dass Änderungen an Content Types zentral verwaltet und auf alle Websitesammlungen -und damit auf alle Dokumentenbibliotheken und Listen- angewendet werden, die den Content Type Hub verwenden.

Bauwerks-Informationsmodelle (BIM)

Information Delivery Specifications (IDS, dt. Informationsaustauschanforderungen) sind im Kontext des Building Information Modeling (BIM) ein wichtiger Bestandteil. IDS beziehen sich auf die spezifischen Anforderungen und Spezifikationen für die Lieferung von Informationen im Verlauf eines Bauprojekts und geben damit maßgeblich die Inhalte eines Bauwerks-Informationsmodells vor. Diese Spezifikationen werden definiert, um sicherzustellen, dass die relevanten Informationen für einen BIM-Anwendungsfall in einem BIM-Modell genau, konsistent und gemäß den Bedürfnissen aller Projektbeteiligten erstellt und zum richtigen Zeitpunkt in der geforderten Qualität und Quantität übermittelt werden. Es enthält detaillierte Anweisungen darüber, wie die Informationen erstellt, strukturiert, verpackt und übermittelt werden sollen. Durch die Implementierung von IDS wird die Konsistenz im Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten des Bauprojekts verbessert. Die Entwicklung und Implementierung von IDS erfordert eine enge Zusammenarbeit aller am Bauprojekt beteiligten Parteien, einschließlich Architekten, Ingenieuren, Bauunternehmern und anderen Stakeholdern. IDS sind ein Instrument, um sicherzustellen, dass BIM effektiv genutzt wird sowie um den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit im gesamten Bauprojekt zu optimieren.

Informationsart und -format

IDS definiert, welche Art von Informationen erforderlich sind und in welchem Format sie bereitgestellt werden sollen. Dies umfasst bspw. 2D-Zeichnungen, 3D-Modelle, Dokumentationen, Zeitpläne, Kosteninformationen und vieles mehr.

Lieferzeitpunkte

IDS gibt an, zu welchen Zeitpunkten im Bauprojekt bestimmte Informationen erforderlich sind. Dies hilft, den Informationsfluss zu koordinieren und sicherzustellen, dass die erforderlichen Daten rechtzeitig verfügbar sind.

Verantwortlichkeiten

IDS weist klare Verantwortlichkeiten für die Erstellung, Überprüfung und Lieferung von Informationen verschiedenen Projektbeteiligten zu. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und trägt dazu bei, fehlerhafte Datenübermittlungen zu vermeiden.

Standardisierung

Die Verwendung von IDS fördert die Standardisierung im BIM-Prozess, was die Effizienz steigert und die Interoperabilität zwischen verschiedenen Softwareanwendungen und Disziplinen erleichtert.

Doch wo genau liegen die Parallelen zwischen IDS und SharePoint bzw. den einzelnen Funktionen?

Zwischen Information Delivery Specifications (IDS) und SharePoint mit der Verwendung des Term Store gibt es einige Parallelen, vor allem im Kontext der Datenorganisation, -verwaltung und -kategorisierung.

Metadaten-Verwaltung:

Sowohl IDS als auch der SharePoint Term Store bieten Möglichkeiten zur Verwaltung von Metadaten. Im Falle von IDS geht es darum, die spezifischen Anforderungen und Spezifikationen für Informationen zu definieren, während der Term Store in SharePoint die Organisation von Metadaten ermöglicht, um Inhalte effizient zu klassifizieren und zu strukturieren.

Standardisierung von Begriffen

Beide Ansätze fördern die Standardisierung von Begriffen und Kategorien. IDS legt fest, wie Informationen organisiert und dargestellt werden sollen, während der Term Store in SharePoint die Erstellung und Verwaltung von standardisierten Begriffen (Terminologien) ermöglicht, die in der gesamten SharePoint-Plattform wiederverwendet werden können.

Interoperabilität und Konsistenz

Sowohl IDS als auch SharePoint mit dem Term Store tragen zur Interoperabilität und Konsistenz bei. IDS hilft sicherzustellen, dass Informationen konsistent erstellt und übermittelt werden, während der Term Store in SharePoint die Verwendung einheitlicher Metadaten über verschiedene Dokumente und Inhalte hinweg ermöglicht.

Zusammenarbeit und Klarheit

Beide Ansätze fördern die Zusammenarbeit und Klarheit. IDS unterstützt die Zusammenarbeit, indem es klare Anweisungen für den Informationsaustausch bereitstellt, während der Term Store in SharePoint eine einheitliche Methode zur Kategorisierung und Organisation von Inhalten bietet, was die Zusammenarbeit innerhalb der Plattform verbessert.

Verantwortlichkeiten und Governance

Sowohl IDS als auch der Term Store erfordern eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Governance-Strukturen. IDS legt fest, wer für welche Informationen verantwortlich ist, während der Term Store in SharePoint Administratoren Werkzeuge bietet, um die Verwaltung von Metadaten zu steuern und sicherzustellen, dass Richtlinien eingehalten werden.

IDS und SharePoint in Verbindung mit dem Term Store haben spezifische Anwendungsgebiete. IDS ist im BIM-Kontext verankert, während der SharePoint Term Store in erster Linie für die Metadatenverwaltung in SharePoint-Plattformen verwendet wird. Dennoch treten die Prinzipien der Metadatenorganisation, Standardisierung und Zusammenarbeit in beiden Konzepten auf sehr ähnlicher Art und Weise auf.

Abschließend lässt sich meiner Meinung nach also feststellen, dass sich viele Ansätze in BIM wiederfinden lassen, die auch in anderen Bereichen oder Industrien bereits Anwendung finden. Insofern ist es nicht immer zwangsläufig erforderlich, alles „neu“ zu erfinden.

English translation:

WHY BUILDING INFORMATION MODELS AND SHAREPOINT (DATA MODELS) ARE NOT SO DIFFERENT FROM EACH OTHER

Metadata in SharePoint Compared to Information Exchange Challenges in Building Information Models

There is often a widespread opinion that BIM is a completely new approach that has been developed specifically for the construction industry. But does this perspective align with the facts? To explore this, let's compare the information exchange challenges in BIM with the use of metadata in SharePoint.

But how exactly are metadata used in SharePoint? And what advantages do they bring when utilized correctly?

SHAREPOINT (DATA MODELS)

SharePoint is often utilized as a pure Document Management System (DMS). However, it is sometimes merely used as a storage system, akin to a server drive with "physical folders," and thus, it is severely underutilized. In SharePoint, metadata, the Term Store, and the Content Type Hub play a central role in structuring, organising, and managing content. When used correctly, various views of the same data models, similar to Building Information Models, can be generated.

METADATA IN SHAREPOINT

Metadata refers to descriptive information detailing the content of documents, lists, or libraries. It is used for categorization, organisation, and content search. Different views of the same data model can be generated using metadata. Furthermore, data analyses can be easily conducted through metadata. SharePoint allows the creation of columns for capturing metadata in document libraries and lists. Metadata can be defined from the Term Store or can be user-defined.

TERM STORE IN SHAREPOINT

The Term Store is a central repository for terms, i.e., predefined metadata that can be reused across the entire SharePoint platform. Terms in the Term Store can be organized in hierarchies to achieve consistent and standardised metadata usage, preventing duplicate entries. The Term Store supports the creation of groups, sets, and terms that can be used in metadata columns or website navigation. This ensures efficient maintenance and standardised usage of metadata from the Term Store.

CONTENT TYPE HUB IN SHAREPOINT

The Content Type Hub is a feature in SharePoint that enables the central management of Content Types and their usage in various site collections. Content Types are a collection of settings for a specific type of content, containing information about metadata, workflows, and document templates. The Content Type Hub ensures that changes to Content Types are centrally managed and applied to all site collections—and thus, to all document libraries and lists—that use the Content Type Hub.

BUILDING INFORMATION MODELS (BIM)

Information Delivery Specifications (IDS) are an important component in the context of Building Information Modeling (BIM). IDS refer to the specific requirements and specifications for the delivery of information in the course of a construction project and therefore largely determine the content of a building information model. These specifications are defined to ensure that relevant information for a BIM use case is accurately, consistently, and timely created and delivered in the required quality and quantity. IDS includes detailed instructions on how information should be created, structured, packaged, and delivered. The implementation of IDS improves consistency in information exchange among various project stakeholders. The development and implementation of IDS require close collaboration among all parties involved in the construction project, including architects, engineers, contractors, and other stakeholders. IDS serve as a tool to ensure the effective use of BIM, optimizing information exchange and collaboration throughout the construction project.

INFORMATION TYPE AND FORMAT

IDS defines the type of information required and the format in which it should be provided. This includes, for example, 2D drawings, 3D models, documentation, schedules, cost information, and more.

DELIVERY TIMELINES

IDS specifies the time points in the construction project when specific information is required. This helps coordinate the flow of information and ensures that the necessary data is available in a timely manner.

RESPONSIBILITIES

IDS establishes clear responsibilities for the creation, review, and delivery of information to various project stakeholders. This facilitates collaboration and helps avoid erroneous data transmissions.

STANDARDISATION

The use of IDS promotes standardisation in the BIM process, enhancing efficiency and facilitating interoperability between different software applications and disciplines.

WHERE DO THE PARALLELS BETWEEN IDS AND SHAREPOINT, OR THE INDIVIDUAL FUNCTIONS, LIE EXACTLY?

Between Information Delivery Specifications (IDS) and SharePoint with the use of the Term Store, there are several parallels, especially in the context of data organisation, management, and categorization.

METADATA MANAGEMENT

Both IDS and the SharePoint Term Store offer ways to manage metadata. In the case of IDS, it involves defining specific requirements and specifications for information, while the Term Store in SharePoint enables the organisation of metadata to efficiently classify and structure content.

STANDARDISATION OF TERMS

Both approaches promote the standardisation of terms and categories. IDS defines how information should be organized and presented, while the Term Store in SharePoint allows the creation and management of standardised terms (terminologies) that can be reused across the entire SharePoint platform.

INTEROPERABILITY AND CONSISTENCY

Both IDS and SharePoint with the Term Store contribute to interoperability and consistency. IDS helps ensure that information is consistently created and delivered, while the Term Store in SharePoint enables the use of unified metadata across various documents and content.

COLLABORATION AND CLARITY

Both approaches foster collaboration and clarity. IDS supports collaboration by providing clear instructions for information exchange, while the Term Store in SharePoint offers a unified method for categorizing and organising content, enhancing collaboration within the platform.

RESPONSIBILITIES AND GOVERNANCE

Both IDS and the Term Store require clear assignment of responsibilities and governance structures. IDS specifies who is responsible for what information, while the Term Store in SharePoint provides administrators with tools to control metadata management and ensure compliance with policies.

IDS and SharePoint in conjunction with the Term Store have specific application areas. IDS is anchored in the BIM context, while the SharePoint Term Store is primarily used for metadata management in SharePoint platforms. Nevertheless, the principles of metadata organisation, standardisation, and collaboration appear in both concepts in very similar ways.

In conclusion, it can be observed that many approaches in BIM can also be found in other areas or industries where they are already applied. Therefore, it is not always necessary to invent everything "new."