ChatGPT 的 PARA 聊天室分類法：增強 AI 協作威力實戰案例分享

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在使用 ChatGPT 的過程中，由於它設計成了即時通軟體的樣子，我們也就很容易隨手開啟各種不同的聊天頻道，將問題丟進去進行討論。你會不會覺得自己的 ChatGPT 討論很零散，找不到內容，很多事情常常要重新討論，片段的生成也難以做深入分析，沒辦法發揮真正 AI 協作的威力？

如果你也遇過下面問題，那麼這篇文章或許可以幫助你：

  • ChatGPT 討論零散、內容找不到：
    • 在使用 ChatGPT 時面臨討論過於零散、資料分散無法有效整理的問題，導致無法充分發揮 AI 的協作潛力。
  • ChatGPT 難以長期積累與深入分析：
    • 發現無法在 ChatGPT 中進行長期、連續的專案討論，從而失去 AI 可以對複雜任務帶來的真正幫助。
  • ChatGPT 資料處理效率低：
    • 可能在處理各種資料和日常任務時，感到效率低下，無法重複、快速處理類似資料或任務。

在過去一年多的時間裡，我自己慢慢摸索出了一套在 ChatGPT 上進行內容生成時的分類整理邏輯。我借用了知名的 PARA 分類方法（延伸閱讀：我的 PARA 改造：用 PAA 簡化筆記與知識管理系統，解放生產力），將其套用在如何有效地區隔、統整聊天室，進行分類，效果則是讓 AI 的討論更深入、更長期、更符合我的需要。今天這篇文章，跟大家分享我在這方面的實踐心得。

下面是我的 ChatGPT PARA 分類管理法的操作重點：

  • P（Project） 一個專案一個聊天室集中討論
    • 在同一個交談中討論專案，有利於未來深入分析，並隨時轉換專案需要的不同形式內容。
    • 讓 AI 成為專案工作流程協作者。
  • A （Area）用領域聊天室聚集共同主題的零散討論
    • 當專案還不成形時，先在共同領域討論，這樣 AI 起碼可以明確我們的領域需求、風格。
    • 形成專案後彙整，帶入專案聊天室討論。
  • R （Resource）特殊 AI 工具聊天室進行單純的資料處理
    • 需要時，把資料再次帶入專案頻道討論
  • A （Archive）封存完成的專案交談頻道




我的《高效人生工作法圖解》專案對話頻道，如何成為最有效 AI 助手？

例如在過去一年多寫作《高效人生工作法圖解》這本書的過程中，我會在幾個角度跟 ChatGPT 進行協作或討論：

  • 雖然我不會讓 AI 幫我寫作（因為不會寫得比我自己好），但會來回討論大綱建議，刺激一些我本來沒有想到的切入角度。
  • 雖然我不會讓 AI 校稿（因為不夠精準），但會讓 AI 用嚴格角度模擬讀者來批評我的文稿，讓我想到一些改進文稿或圖解的想法。
  • 我還會把自己寫好的文稿提供給 AI ，請他摘要重點，為什麼要摘要我自己寫好的文章呢？這是在測試我寫的是否夠精準，讓 AI 也不會誤會我的意思。
  • 我也會在企劃書籍、行銷、活動方向時跟 ChatGPT 腦力激盪，思考規劃流程。
  • 當要撰寫書籍的延伸報告、文案時，我也會請 ChatGPT 修正文句或刺激想法。
  • 甚至有時候沒動力寫作，或是寫得很疲累時，還會在這個專案頻道上跟 AI 聊聊天（畢竟胤丞老師有時候也很忙^^），舒緩一下情緒。

上述的討論，我都在「同一個交談頻道」：《高效人生工作法圖解》專案的 ChatGPT 聊天室中進行討論。




結果就是，在一年多的累積下，這個《高效人生工作法圖解》的「 ChatGPT 聊天室」，基本上是除了另一位作者趙胤丞老師外，最了解我製作這本書的所有想法、心血、心路歷程的「夥伴（ AI ）」，他記得我寫過哪些內容，記得我的思考邏輯，記得我們一起討論過的各種企劃、點子，甚至過程中的一些關鍵事件。

而這時候，這個「專案型（Project）」的 AI 對話頻道，就可以在專案最後要製作許多延伸內容時，成為我的強大 AI 助手。

例如我請這個頻道的 AI 總結他記得的討論，撰寫一份新書寫作「心路歷程」的電子報草稿，結果他寫出下面的內容，裡面包含了許多過去一年來我跟他討論過的細節（有些我自己可能第一時間也忘記）。

我雖然不會直接複製貼上（畢竟 AI 寫出來的東西就是哪裡怪怪的），但可以從這個基礎上快速修正出我真正的版本。




或者我之前有一個小講座，要快速介紹書中幾個特別公式，這時候需要一個快速簡報檔案。於是我先利用這個聊天室的 ChatGPT AI 根據過去一年討論過的內容，設計出幾個書中比較像是公式的部分，結果 AI 第一時間給我下面結果，有許多是立即可用的，也是真的出現在書中的（因為我討論過、給過資料）。

我只要再花一點點時間，修改成自己專屬更好的版本即可。




有一次我要寫這本書的新書介紹文章，雖然我沒有請 AI 直接寫，但我請他給我大綱建議，根據過去一年的討論，整理出適合變成介紹文章內的素材。結果他整理出下面的大綱版本，我覺得頗為可用。




為什麼上面這個 ChatGPT 可以這麼懂《高效人生工作法圖解》這本書與我的寫作過程呢？

就是因為在過去的一年時間裡，我用「專案式」的分類，在同樣一個 ChatGPT 對話頻道裡持續累積討論。

這些成為了 AI 的記憶，也變成後續專案要製作各種延伸報告、文案時，最好的助手。




P（Project） 一個專案一個聊天室集中討論

首先，我一定不會每次要跟 AI 協作或生成內容，就隨手打開一個聊天室，這樣會變得很混亂，而我的分類方式第一原則，就是先問自己：「這是不是哪一個具體、長期專案的討論？」如果是，我會建立這個專案的專屬 ChatGPT 聊天室（或者進入已經存在的該專案交談頻道），才開始進行討論。

舉例來說，我目前擁有下面這些 ChatGPT 聊天室（一部分）：

  • [專案] 2024 Excel x ChatGPT 新書
  • [專案] 國小的英文練習
  • [專案] 高效人生工作法圖解新書
  • [專案] 2025 XXX 家族旅行規劃（隱去真實地點）
  • [專案] 購買 XXX 新車（隱去真實資訊）
  • 等等

有些是我工作上的明確產品專案，有些是生活中具體的學習、旅行、研究專案。

例如"[專案] 國小的英文練習"，我在上面長期跟同一個聊天室中的 ChatGPT 討論小孩的英文練習需求，請他生成各種練習題（延伸閱讀：一般人最好上手且有效的 ChatGPT 提問法，以生成英文練習題為例），這個聊天室現在變成，我可以隨時在上面請他統整最近新學的單字、最近需要的新練習，快速生成新的練習資源。

像我最近請他統整聊天室中討論過的單字，設計出一個有趣的單字填寫小遊戲工具，結果真的立刻滿足我的需求。




如果我們的討論很分散，就沒辦法達成上述的「回顧統整」、「設計出延伸內容、工具」的效果。

所以第一個聊天室大原則，如果是一個「明確的專案」，那麼所有專案相關的討論，我幾乎都會進入那個 ChatGPT 專案聊天室中進行討論與生成。例如：

  • 這個專案有些資料需要梳理、整理、摘要。
  • 這個專案有些想法要用語音轉文字生成草稿。
  • 這個專案有些企劃、大綱要進行腦力激盪討論。
  • 這個專案有些文案、文字需要生成與修改。
  • 等等。




A （Area）用領域聊天室聚集共同主題的零散討論


一個專案一個聊天室，這個原則相對沒有疑義，但是，很多時候我們需要的討論背後沒有前述明確的專案需求時怎麼辦？

下一個層次我會想，這個討論是不是某種共通的「領域 （Area）」，是不是我在工作、生活中某些共通主題的需求？例如下面是我一部份的「領域 （Area）」分類聊天室：

  • [領域] 書籍出版企劃
    • 討論跟前述特定產品專案無關，新的企劃想法。
    • 等到企劃成型，再匯出到專案頻道中討論。（下方提供如何匯出的方式）
  • [領域] 親子生活
    • 討論跟前述特定學習專案、旅行專案無關的親子生活討論。
    • 但在這個頻道中，他也會理解我的基本家庭構成、通常的親子需求。
  • [領域] 部落格寫作
  • 等等

像是「[領域] 部落格寫作」，用在什麼地方呢？

如果是我有明確主題的一系列文章寫作，像是「防彈筆記法」、「AI工具」相關的，我會在「[專案] 防彈筆記法」、「[專案] AI 工具研究」等專案聊天室中進行討論。

但有時候，我就是要寫一篇不是系列、無關專案的新文章，那麼我就會進入「[領域] 部落格寫作」這個聊天室中進行討論。




這樣一來，「[專案] AI 工具研究」聊天室的 ChatGPT AI 會更理解我對 AI 工具的一系列想法、應用與相關資料。

而「[領域] 部落格寫作」則處理那些不構成專案的零散部落格相關資料、獨立文章的處理。

有時候，在「[領域] 部落格寫作」中持續討論某個主題，發現可以構成「專案」，例如這系列想法可以寫成書、開成課，這時候我會：

把原本在領域聊天室中討論的資料，利用 AI 整理與轉出，帶到專案交談頻道，開始專案式討論。

例如下圖這樣，把過去一段時間「某個相關主題」的討論，請 AI 進行統整，統整好，我複製到新的專案聊天室中，進續討論。

所以，有時候討論會先在具備共通性但比較發散的「領域」分類頻道中開始討論，到了形成專案時，請 AI 統整匯出，帶入「專案」分類頻道中討論。





R （Resource）特殊 AI 工具聊天室進行單純的資料處理

然而，一定有一些 AI 生成內容、處理資料需求，不在上述的特定「專案」、「領域」分類中。

例如：

  • [工具] 翻譯
    • 我就是隨機看到一篇新聞文章想要翻譯看看，但無關特定專案或領域，
  • [工具] 語音轉文字
    • 我就是隨手要回一封郵件，先用語音講出來，請 AI 潤稿，但無關上述專案或領域任務。
  • [工具] 圖片設計與繪製
    • 需要繪製 AI 草稿圖、簡報圖，這些內容不想跟上述專案、領域頻道的討論混雜。
  • 等等

AI 很適合處理雜亂資料與瑣事，這時候如果隨機有些雜亂內容要給 AI 處理，但不是上述專案、領域範圍，我也不會隨意丟進專案聊天室中，因為這樣反而讓 AI 搞不清楚特定聊天室的討論目的。

但也不要分散，我就分類中一個[工具] 類型的聊天頻道，專門處理某些特定的資料需求，例如翻譯、語音轉文字等等。（延伸閱讀：讓 AI 成為閱讀助手， ChatGPT 摘要、翻譯與學習筆記提示語分享）（延伸閱讀：AI 如何與寫筆記結合？我最常利用的 6 種提升筆記效率功能與案例）

這樣一來，甚至以後我直接丟資料到特定工具頻道，他就會依照我前面設定好的規則翻譯、語音轉文字。

不過相對的，如果要翻譯的資料跟某個專案、領域有關，那我會直接進入那個專案、領域聊天室中處理翻譯！





A （Archive）封存完成的專案交談頻道

透過這樣的方式，為我帶來幾個明顯的好處：

  • ChatGPT 的聊天室交談頻道不會雜亂，隨時找回之前的討論。
  • 可以進行「長期持續」、「深入分析」的腦力激盪，會記得我在特定專案中的需求與設定。
  • 可以進行「延伸任務」的資料處理，隨時讓 AI 統整過去長時間專案的討論，進行新內容生成。
這樣我們可以更深刻感受到 AI 協作帶來的優勢與效率。

而如果某一個「專案」完成了，也可以利用封存 ChatGPT 交談的功能，把這個專案聊天室封存即可。

結合現在 ChatGPT 擁有跨頻道記憶，可以記住我的個人設定與通用資料（延伸閱讀：ChatGPT 跨對話記憶、無痕模式教學，訓練 AI 記住特殊要求實測），以及每一個交談中可以同時調用文件檔案分析、試算表分析、 GPTs 、圖像分析與生成、上網搜尋等等功能。（延伸閱讀：用 ChatGPT 開啟修改 Excel、 Google 試算表教學！分析數據生成圖表、ChatGPT 大師級應用技巧：一次搞定上網搜索、圖像分析與文件創建）




    大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：


    我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

    （歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：ChatGPT 的 PARA 聊天室分類法：增強 AI 協作威力實戰案例分享）

    文章分類：
    電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

    留言

    1. 匿名2024年9月1日 下午3:01

      想問notion ai是不是也可以達到一樣的效果？

      回覆刪除
    2. Matthew2024年9月4日 下午2:10

      站長好~
      我在用ChatGPT或其他AI 時, 也會用類似的方法, 一個聊天室討論一個Project. 例如我最近用一個聊天室去學習Prompt Engineering. 第一步要求ChatGPT為我這個完全沒有經驗的人仕建立一個學習大綱, 然後我會一個一個章節問它問題, 慢慢學習.
      但可能因為ChatGPT的"記憶力"有限(?) 很多時在一兩個章節過後, 我要求學習"下一個章節"時, ChatGPT有可能已經迷失. 即使我要求它列出最好初建立的大鋼, ChatGPT可能已經忘了, 或有所偏差.

      我看到站長可以"根據過去一年的討論，整理出適合變成介紹文章內的素材", 請問站長使用的是否付費版? 可以記住整個聊天室?
      還是需要什麼技術才可達到這效果?

      回覆刪除
      回覆
      1. Esor Huang2024年9月4日 晚上7:10

        有幾個原因：
        1. 我確實使用付費版
        2. 我會階段性地請 ChatGPT 對前一段的討論做總結，這就幫助 ChatGPT 只要能記住這個總結即可
        3. 關鍵還是在數量沒錯，如果數量多，有時也是要搬移到新的聊天是繼續討論的

        但上述整理方法不會改變

        刪除
    3. Matthew2024年9月5日 上午9:22

      明白, 謝謝站長提供的思路.
      階段性總結的確可以確認ChatGPT有沒有忘記或胡思亂想, 是一個好方法.
      如果是大型的project, 本身就有很多可以拆分獨立完成的小project, 確實要分到新聊天室比較好.

      回覆刪除

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