BPM-Erfolgsfaktor 1: Definieren und Starten
Definieren Sie Ihre Ziele
Jedes Unternehmen kann von einem gut implementierten BPM-System profitieren. Die drei BPM-Erfolgsfaktoren, die Sie für eine erfolgreiche Implementierung benötigen, werden sich von Organisation zu Organisation nicht allzu sehr unterscheiden.
Allerdings gilt: Jede Organisation ist anders. Daher sollten Sie im ersten Schritt alle Gründe, die für den Einsatz von Prozessmanagement sprechen, identifizieren und diese in Ihre Unternehmenssprache übersetzen.
Ein Beispiel: Versuchen Sie, fünf Ziele zu definieren, und überlegen Sie, warum Sie BPM einführen wollen. Was sind die Vorteile für Ihr Unternehmen? Notieren Sie diese Ziele und stellen Sie sicher, dass sie spezifisch, messbar, zuordenbar, relevant und zeitbasiert (SMART) sind.
Holen Sie sich die Unterstützung, die Sie brauchen
Denken Sie daran, dass die genannten BPM-Erfolgsfaktoren nur dann greifen, wenn die Initiative vom Management unterstützt wird. Finden Sie daher einen Fürsprecher, um die Führungsebene mit ins Boot zu holen. Definieren Sie anschließend den Implementierungsumfang, damit die Ziele und Vorgaben auch erreicht werden können. Die Festlegung klarer und überschaubarer KPIs ist wichtig, damit Ihre Teammitglieder verstehen, was von ihnen erwartet wird und wie sie diese Ziele erreichen können.
Dieser Schritt ist sehr wichtig. Besonders deutlich wird das, wenn wir uns die drei Hauptgründe für das Scheitern von BPM-Projekten vor Augen führen:
- Mangelndes Engagement der Führungsebene: Die BPM-Initiative wird nicht von der Spitze unterstützt.
- Kein Fokus: Die Ziele und Planung sind nicht realistisch. Die Verantwortlichen können keine Ergebnisse vorweisen.
- Benutzerakzeptanz: Es gibt kein Buy-In von den Prozessanwendern aufgrund von unklaren Parametern.
BPM-Erfolgsfaktor 2: Planen und Prioritäten setzen
Messen Sie die Resonanz und Verantwortlichkeiten
Nachdem die Geschäftsleitung grünes Licht gegeben und Ressourcen bereitgestellt hat, ist es an der Zeit, die Arbeit zu planen und zu priorisieren. Für die VAT Group AG bedeutete dies, die Grundlage für BPM zu schaffen und einen detaillierten Blick auf den Projektumfang zu werfen. Es ging darum, die Projekt-Governance zu strukturieren und eine messbare Reaktion mit definierter BPM-Governance einzurichten – alles unter Verwendung der SMART-Methodik.
Unsere Tipps für den Erfolg:
- Legen Sie die Vorgehensweise für die Prozessgestaltung fest, damit Ihre Teammitglieder auf dem Laufenden gehalten werden und neue Arbeitsweisen nahtlos im Unternehmen eingeführt werden können.
- Konfigurieren Sie die Prozesslandschaft aus einer transparenten und durchgängigen Perspektive. Es gibt verschiedene Frameworks und Modelle, die zur Definition der Prozesslandschaft verwendet werden können, z. B. APQC und SCOR. Beachten Sie: Die Prozesse müssen zu Ihrem Geschäftsmodell passen.
- Analysieren Sie die As-Is-Situation über das gesamte vorhandene Prozesswissen. Greifen Sie dabei auch auf die zugehörigen Abteilungen und Funktionen zurück. Gleichen Sie diese mit Ihrer Landschaft ab und analysieren Sie die Ergebnisse.
- Identifizieren Sie Pain Points mit Hilfe einer Fit-Gap-Analyse zwischen Ihrer Prozesslandschaft und den bereits vorhandenen Abläufen. So können Sie sich auf jene Bereiche konzentrieren, mit denen Sie beginnen möchten. Sprechen Sie sich auch mit Ihren Fürsprechern ab, um Prioritäten zu definieren, die zur zukünftigen Strategie Ihres Unternehmens passen.
- Erstellen Sie eine Roadmap, um sich besser auf Prioritäten zu konzentrieren und geben Sie Ihren Teammitgliedern einen klaren Weg vor, wie sie ihre Zeit und Arbeit für eine verbesserte Effektivität und Effizienz organisieren können.
BPM-Erfolgsfaktor 3: Entwerfen, verbessern und implementieren Sie Ihre Prozesse
Beziehen Sie alle Ebenen Ihrer Organisation ein, um Prozesse mitzugestalten
Beim BPM-Erfolgsfaktor 3 kann es noch einmal knifflig werden. Ein strukturierter Plan, der vom Management unterstützt wird, schafft Abhilfe. Ein guter Prozess ist ein Prozess, der auch von den Endanwendern umgesetzt und gelebt werden kann. Für die VAT Group AG bedeutete dies, das Management und die Teammitglieder einzubeziehen, um die organisationsweite Akzeptanz der BPM-Technologie und der Prozesse sicherzustellen.
Hierfür wurden die Stakeholder in Bezug auf die neu zu gestaltenden Prozesse identifiziert. Unser Tipp: Beziehen Sie die Prozessverantwortlichen von Anfang an in Ihre Initiative ein. Oft ist es sinnvoll, sowohl langjährige Mitarbeiter als auch neue Teammitglieder einzubinden, um frische Perspektiven zu erfassen und Diskussionen und Problemlösungen anzustoßen.
"Bei uns waren die Mitarbeiter viel begeisterter, wenn wir sie einbeziehen und den Nutzen der gemeinsamen Prozessgestaltung aufzeigen konnten. Das war der Auslöser für individuelle Prozessworkshops und Breakout-Sessions im Unternehmen."
BPM-Team der VAT Group AG
Unsere Tipps für den Erfolg:
- Mitgestalten: Prozesse sollten mit den Menschen gestaltet werden, die für sie verantwortlich sind und nutzen. Zusammenarbeit verbessert die Akzeptanz und das Gefühl der Eigenverantwortung. Dies hilft Ihnen bei der unternehmensweiten Implementierung und Kommunikation von Kernprozessen.
- Implementierung der Prozessverantwortlichen: Nachdem Sie die Governance-Landschaft definiert haben, ist es wichtig, die Prozessverantwortlichen zu befähigen. Geben Sie ihnen die Werkzeuge und Kompetenzen an die Hand, um die Prozesse zu verstehen und zu verbessern. Dies ist einer der wichtigsten Faktoren für den langfristigen Erfolg und die Verbesserung Ihres Prozessdenkens.
- Kommunizieren und berichten: Da Sie nicht alle Bereiche und Themen gleichzeitig angehen können, ist es entscheidend, Ihre Fortschritte an alle Beteiligten zu kommunizieren. Ihre Roadmap hilft Ihnen, fokussiert und auf Kurs zu bleiben. Erstellen Sie zudem Dashboards, um Ihren Fortschritt visuell darzustellen. So verhindern Sie, dass Sie sich in den Details und der Menge an Arbeit verlieren.
- Sammeln Sie bewährte Praktiken: Es kann auch hilfreich sein, einen Blick über den unternehmensinternen Tellerrand zu werfen. Tauschen Sie Ideen aus und gründen Sie eine Prozess-Community als Katalysator für neue Empfehlungen und Design Thinking.
- Scheuen Sie sich nicht, Ihren Plan zu überarbeiten: Pläne sind nie perfekt, und Ihre geschäftlichen Anforderungen können sich ändern. Daher sollten Sie Ihren Plan regelmäßig überprüfen.
(Erfahren Sie jetzt, wie anderen Organisationen eine erfolgreiche BPM-Implementierung definieren.)
BPM-Erfolgsfaktoren mit Signavio
Die VAT Group AG hat Ihnen die drei BPM-Erfolgsfaktoren aufgezeigt, die eine erfolgreiche Implementierung bedingen. Wir von Signavio fügen noch ein viertes hinzu: das richtige Werkzeug.
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Über die VAT Group AG
Die VAT Group AG ist ein international tätiges Schweizer Unternehmen für Vakuumventile und damit verbundene Dienstleistungen im Halbleiter-, Display- und Solarbereich sowie im Industrie- und Forschungssektor mit Sitz in Haag in der Gemeinde Sennwald im Kanton St. Gallen, Schweiz.