Äußere Einflüsse auf Ihre Arbeit erkennen
Prozessmanagement im Jahr 2020 und gute Neujahrsvorsätze scheinen auf den ersten Blick nicht viel gemeinsam zu haben. Bei genauerer Betrachtung kann aber jeder von uns entsprechende Parallelen ziehen: Arbeitstage sind häufig so stressig, dass für die wirklich wichtigen Dinge im Leben nur noch wenig Zeit bleibt. Kein Wunder, dass eine schlechte Work-Life-Balance in vielen Industrienationen zu den häufigsten Problemen der arbeitenden Bevölkerung zählt. In der besinnlichen Weihnachtszeit wird dieses Problem besonders deutlich.
Auch wenn das tatsächliche Volumen unserer Arbeit begrenzt ist, fällt es häufig schwer, einzelne Aufgaben in der vorgegebenen Zeit abzuschließen. Der Grund: Ein erfolgreicher Abschluss ist nicht nur von uns, sondern auch von unseren Kollegen und verschiedenen anderen Faktoren abhängig, die nicht in unserer Kontrolle liegen. Selbst mit einer guten Arbeitsstruktur warten wir immer noch auf Freigaben, sind von Kurieren und Partnern abhängig oder benötigen die Ergebnisse sensibler Geschäftsentscheidungen, bevor wir fortfahren können.
All diese Faktoren beeinflussen, wie schnell und effizient unsere Arbeit erledigt wird und wie die beteiligten Prozesse ablaufen. Unsere persönliche Arbeitsweise kann die Fertigstellung eines Projekts also nur bis zu einem gewissen Grad beeinflussen. Umso wichtiger ist es, Hindernisse zu identifizieren, die außerhalb unserer direkten Verantwortung liegen. Meistens handelt es sich um unklare Verantwortlichkeiten, nicht-standardisierte Arbeitsmethoden oder langwierige Koordinationsaufgaben. Die Lösung: standardisieren, optimieren und automatisieren.
Standardisierte Prozesse richtig nutzen
Wenn wir nicht nur unsere eigene Aufgabe, sondern den dahinterliegenden Prozess betrachten, können wir Schwachstellen leichter erkennen. Die Dokumentation, Analyse und Standardisierung von Geschäftsprozessen gehört zu den wichtigsten Aufgaben des Managements und hat einen positiven Effekt auf den Arbeitsalltag aller Beschäftigten. Schließlich lassen sich Aufgaben jeglicher Art deutlicher schneller abschließen, wenn alle Beteiligten genau wissen, was sie wann zu tun haben.
Einige Beispiele:
Die Beauftragung eines Kurierdienstes wird deutlich einfacher, wenn dieser in den Prozess einbezogen wird und die Interaktionen mit ihm darüber hinaus standardisiert sind. Kritische operative Entscheidungen haben deutlich geringere negative Konsequenzen, wenn Risiken von Anfang an durch ein einheitliches Maßnahmenpaket beseitigt werden. Dieser Grundsatz gilt auch für Anforderungen, die durch Qualitätssicherung oder externe Vorschriften vorgegeben werden. Sie können nur erfüllt werden, wenn jeder Beteiligte die notwendigen Prozesse kennt und versteht.
Darüber hinaus lassen sich Fragen wie “Wie viel Rabatt kann ich einem Kunden gewähren?” deutlich schneller beantworten, wenn es eine entsprechende standardisierte Antwort gibt. Ohne diese allgemeine Vorgehensweise ist es wahrscheinlich, dass wir eine falsche Entscheidung treffen – mit allen negativen Konsequenzen wie beispielsweise zusätzlicher Arbeitszeit.
Prozessmanagement 2020 und Neujahrsvorsätze
Durch ein Prozess-Framework können Sie Geschäftsprozesse und die sich daraus ergebenden Entscheidungen an einem Ort verwalten. Ein gemeinsames Framework macht die Kommunikation von Änderungen an Kollegen und Manager außerdem deutlich schneller und einfacher. So haben schließlich alle Beteiligten eine gemeinsame Sprache und Verständnis für die Funktionsweise des Unternehmens.
Gute Vorsätze:
Wer es mit den guten Vorsätzen wirklich ernst meint, kommt um die Automatisierung personalisierter Prozesse nicht herum – das gilt auch für Mitarbeiter ohne IT-Kenntnisse. Aufgaben-Listen, Email-Erinnerungen und Freigaben können sicherstellen, dass Arbeitsprozesse schnell und ohne Verspätung bearbeitet werden. Letztlich geht es darum, zu optimieren, wie einzelne Arbeitnehmer ihre Aufgaben abschließen. Denn wer auf der Arbeit Zeit spart, hat mehr Raum für das “wahre Leben” – Freunde, Familie und Hobbies.
Aus diesem Grund haben Prozessmanagement und gute Vorsätze fürs neue Jahr eben doch mehr gemeinsam als gedacht. Wir können Ihnen allerdings nicht versprechen, dass Sie mit Hilfe von Signavio endlich das Rauchen aufgeben werden.
Die nächsten Schritte
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