Avis sur Jira : Gestion flexible pour les grandes équipes en 2024

La flexibilité de Jira le distingue de ses concurrents

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Si vous avez déjà travaillé en tant qu’ingénieur logiciel (ou à un autre poste de ce type), vous avez certainement entendu parler du logiciel Jira. Jira Software est un dérivé de ce logiciel, qui fournit d’excellents outils de suivi des tâches, de gestion de la charge de travail et de suivi des projets, à tel point que les gestionnaires de projets logiciels ne jurent que par lui.

Combinez-le avec Jira Confluence et vous obtiendrez une solution de gestion de projet bien équilibrée avec des fonctions de collaboration fantastiques. Jira Confluence est un outil distinct qui complète parfaitement Jira Software en vous permettant de construire un wiki de projet ou d’équipe entièrement personnalisable, en conservant toute votre documentation et votre collaboration en un seul endroit.

Non seulement il s’intègre parfaitement à Jira Software, mais en plus les deux outils sont faciles à utiliser, en particulier si vous avez utilisé Trello ou tout autre produit Atlassian. Si vous ne l’avez pas encore fait, les deux outils Jira proposent d’excellents guides de démarrage rapide et une tonne de ressources d’apprentissage pour vous aider à démarrer.

Les petites équipes apprécieront les abonnements gratuits proposés. Contrairement à d’autres offres gratuites sur le marché, les fonctionnalités principales ne sont pas bloquées dans l’offre payante : vous obtiendrez tout ce dont vous avez besoin pour un maximum de 10 utilisateurs. Si vous avez besoin d’une mise à niveau pour les quelques fonctionnalités qui ne sont pas disponibles sur l’abonnement gratuit, ou si vous avez une équipe plus importante, il y a des essais gratuits à profusion. Vous pouvez essayer Jira gratuitement pendant 7 jours ou essayer Confluence pendant 14 jours.

Ceci étant dit, Jira a quelques limites : il n’y a pas de suivi du temps intégré, une omission notable pour une plateforme par ailleurs riche en fonctionnalités.

J’ai passé des dizaines d’heures à tester Jira Software et Confluence. Poursuivez votre lecture pour savoir s’ils conviennent à votre projet.

(Presque) toutes les fonctionnalités de base dont vous avez besoin, pas de surcharge

Jira excelle à fournir exactement ce dont votre équipe a besoin pour gérer ses projets. Vous bénéficiez d’une personnalisation complète des vues de vos projets, d’un espace de stockage important, d’une automatisation illimitée des projets individuels, et bien plus encore. Vous bénéficiez également d’une sécurité de niveau entreprise sur tous les abonnements.

Malgré toutes les fonctionnalités offertes par Jira, il n’arrive pas à la cheville de monday.com ou de ClickUp. Les modèles supplémentaires ou la personnalisation ne vous manqueront probablement pas, à moins que vous ne planifiiez des projets très complexes, mais vous remarquerez peut-être l’absence d’un outil de suivi du temps intégré.

De nombreuses vues de projets, même sur l’abonnement gratuit

Bien que Jira n’offre pas autant de vues de projet que d’autres outils de gestion de projet tels que monday.com, vous disposerez de toutes les vues principales auxquelles vous vous attendez. Et, contrairement à la plupart de ses concurrents, Jira propose toutes ses vues de projet à la fois dans sa formule gratuite et dans sa formule payante unique. Au total, vous obtiendrez 5 vues du projet :

• Board est une vue Kanban qui vous permet de glisser-déposer des tâches entre des listes personnalisables.
• List organise vos tâches (ou « problèmes », comme Jira les appelle) dans une feuille de calcul personnalisable.
• Le calendrier affiche les échéances de vos tâches sous forme de planning.
• La ligne de temps est un diagramme de Gantt personnalisable dans lequel vous pouvez modifier les dates de début et de fin en faisant glisser et en déposant des « blocs » de la ligne de temps.
• Les questions sont une liste simplifiée et non personnalisable qui présente les détails essentiels de chaque tâche.

En outre, vous disposerez d’un tableau de bord récapitulatif du projet qui permettra à l’équipe d’avoir un aperçu rapide de l’avancement du projet, des activités récentes, de la charge de travail, et bien plus encore. Chaque fois que vous vous connectez à Jira ou Confluence, vous verrez une page d’accueil spécifique à l’utilisateur. Jira affiche les tâches assignées, les échéances et les mises à jour du projet, tandis que la page d’accueil de Confluence répertorie les pages récemment consultées, les annonces et bien d’autres choses encore.

Il est vrai que le niveau de personnalisation de chaque vue est limité. Cependant, tant que vous n’avez pas besoin de suivre des aspects très spécifiques de votre projet, les vues de projet de Jira devraient être plus que suffisantes pour votre équipe.

Templates de projet de base pour une mise en place rapide

Jira ne dispose pas de la gamme la plus impressionnante de templates de projet. Il n’existe que 23 templates prédéfinis, conçus pour couvrir les cas d’utilisation les plus courants. Ce n’est pas forcément une mauvaise chose : pour les projets simples, cela signifie que vous pouvez tout mettre en place en quelques clics.

Il n’existe qu’une poignée de templates spécialisés pour des cas d’utilisation tels que les réclamations pour atteinte à la propriété intellectuelle, le suivi des appels d’offres et les clôtures de fin de mois. Si vous gérez un projet très spécialisé, vous devrez probablement configurer le projet vous-même ou utiliser un autre produit Jira (tel que Jira Software).

Jira Confluence élargit considérablement vos options, avec plus de 75 templates de pages entièrement personnalisables pour vous aider à construire la base de connaissances de votre projet. Il s’agit notamment de modèles génériques, tels que les profils d’acheteurs et les lignes directrices en matière de rédaction, et de modèles spécifiques à la méthode Agile, tels que les sprints et les rétrospectives.

Tant que vous avez un « espace » Confluence (ou wiki) connecté à votre projet, vous pouvez même créer de nouvelles pages ou modifier des pages existantes dans l’onglet « Pages » de votre projet Jira. Cela signifie que vous n’avez pas à basculer à plusieurs reprises vers Confluence, ce qui est un excellent moyen de rationaliser votre flux de travail. Toutes les nouvelles pages créées dans votre espace Confluence apparaîtront automatiquement dans cet onglet.

Plus de trois mille intégrations gratuites et payantes

Jira offre l’une des plus grandes places de marché d’applications que j’ai vues pour un outil de gestion de projet. Vous pouvez filtrer votre recherche selon que vous avez besoin d’une application pour Jira Software, Confluence ou tout autre outil Atlassian. L’avantage est que toutes ces applications sont disponibles en français.

Non seulement la place de marché propose des intégrations avec des solutions logicielles populaires telles que Slack, Microsoft 365, Clockify et monday.com, mais vous pouvez également étendre les fonctionnalités de Jira avec une grande variété d’outils tiers. Il existe des applications pour tout, de l’automatisation des flux de travail aux formulaires de réunion quotidienne (pour les projets scrum).

Grâce à l’API robuste de Jira et au gestionnaire d’identifiants OAuth intégré, vous pouvez également créer vos propres intégrations sécurisées avec des outils auto-hébergés. L’utilisation d’OAuth pour la sécurité signifie que vos intégrations tierces n’auront pas accès aux données sur le serveur Jira cloud : les applications ne verront que les données relatives aux problèmes qui leur sont envoyées. Cela permet de sécuriser votre compte Jira.

Permissions flexibles pour les utilisateurs

Au fur et à mesure que votre équipe s’agrandit, il peut être difficile de gérer les utilisateurs qui peuvent accéder à votre projet, le modifier ou en gérer les éléments. Heureusement, Jira et Confluence peuvent vous aider.

Grâce à votre tableau de bord d’administration Atlassian, vous (et d’autres responsables ou administrateurs) pouvez créer des groupes pour contrôler ce à quoi les utilisateurs peuvent accéder et ce qu’ils peuvent modifier dans votre suite logicielle. Les nouveaux utilisateurs peuvent être invités à rejoindre des groupes spécifiques lorsqu’ils s’inscrivent, ce qui est un excellent moyen de réduire le risque que quelqu’un accède (ou modifie !) à quelque chose qu’il ne devrait pas.

Lorsque vous créez un nouveau projet dans l’un ou l’autre logiciel, vous pouvez définir des autorisations globales avant d’inviter des utilisateurs à participer au projet. À partir de là, vous pourrez également définir des autorisations pour les activités des utilisateurs au sein des projets et des espaces. Confluence vous permet même de de définir des permissions individuelles par page. Vous pouvez être très précis sur ce que chaque utilisateur est autorisé à faire, ce qui est un moyen idéal de maintenir une sécurité stricte tout en restant flexible.

Complément de sécurité optionnel

Atlassian Access est un module complémentaire de sécurité payant pour Jira qui permet à votre organisation de mieux contrôler qui peut accéder aux projets, comment ils se connectent et à partir de quel appareil. Avec ce module complémentaire, vous pouvez vous connecter au fournisseur d’identité de votre choix (ou utiliser Okta, qui est fourni gratuitement avec Atlassian Access) pour gérer l’accès des utilisateurs.

Bien que ce service s’accompagne d’un coût supplémentaire par utilisateur, vous pouvez utiliser sa version d’essai de 30 jours pour voir s’il convient à votre organisation. Si vous travaillez avec des données sensibles, cela peut valoir la peine d’éviter des violations de données coûteuses.

Choisissez Jira si votre équipe a besoin d’être guidée

Jira est l’un des meilleurs outils de gestion de projet à essayer si vous n’avez jamais utilisé de logiciel similaire auparavant. Il ne m’a fallu que 5 minutes pour mettre en place un projet de base. Avec un menu clair, l’interface utilisateur est simple, intuitive et facile à utiliser. Comparé à beaucoup d’autres outils que j’ai testés, Jira a une courbe d’apprentissage douce qui vous soutient à chaque étape.

Démarrer avec Jira

Allez sur la page d’accueil d’Atlassian et cliquez sur Produits > Consultez tous les produits > Jira Software. De là, cliquez sur Télécharger gratuitement. Il vous sera alors demandé si vous souhaitez essayer Confluence en même temps que Jira, alors assurez-vous de cliquer sur Sélectionner. Cliquez sur Suivant pour vous inscrire, soit en saisissant votre adresse e-mail et votre nom, soit en utilisant votre compte Google. Il vous sera ensuite demandé de saisir un nom pour votre site Jira.

Une fois que vous avez ouvert un compte gratuit ou commencé votre essai gratuit, vous serez accueilli par la page pratique ci-dessus pour vous aider à mettre en place votre premier projet. Le lancement d’un projet ne nécessite que quelques étapes : saisissez un nom pour votre projet, choisissez votre template et cliquez sur Créer un projet. Vous pouvez soit modifier les paramètres du projet dans le menu déroulant Plus d’options, soit les définir ultérieurement dans le menu Paramètres du projet.

Une fois que vous avez mis en place votre premier projet, vous pouvez cliquer sur l’icône de menu dans le coin supérieur gauche pour basculer vers Confluence et commencer à mettre en place la documentation de votre projet.

Notez que si vous êtes bloqué quelque part, vous pouvez toujours compter sur les guides et tutoriels de Jira Software disponibles en français.

Conseils intégrés pour les nouveaux utilisateurs

Ce que je préfère dans Jira, c’est la façon dont ses fantastiques barres latérales Quickstart vous guident à travers la plateforme. Lorsque vous ouvrez un outil Jira pour la première fois, la barre latérale Quickstart vous montre comment naviguer dans le projet que vous avez configuré lors de la création de votre compte. Si vous êtes bloqué à un moment donné, vous pouvez cliquer sur le bouton « Guidez-moi » pour ouvrir des fenêtres contextuelles indiquant ce qu’il faut faire. Il est dommage qu’il n’y ait pas d’exemple de projet à parcourir, mais ce guide de démarrage rapide est ce qu’il y a de mieux.

Rapports intuitifs et personnalisables

Non seulement Jira propose plusieurs façons de générer vos rapports de projet, mais chaque méthode est entièrement personnalisable. Vous pouvez choisir d’afficher les données quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, trimestriellement ou annuellement, et vous pouvez définir des paramètres de date pour la collecte des données.

En fonction de la méthode de reporting, vous pouvez également choisir d’afficher ou d’exclure les sous-tâches et d’afficher certaines statistiques (telles que le niveau de priorité ou l’assigné). Cependant, vous devrez faire une capture d’écran de vos rapports pour les enregistrer, car il n’y a pas d’option d’exportation intégrée.

Interface utilisateur moderne et intuitive

Jira Software et Confluence ont toutes deux des interfaces utilisateur bien conçues et faciles à comprendre. Tout est clairement étiqueté, de sorte que vous pouvez facilement passer de l’affichage des détails du projet à celui du travail attribué.

Il est tout aussi simple de passer de Confluence à Jira. Si vous avez déjà utilisé d’autres produits Atlassian, comme Trello ou Jira Software, il n’y a pas de courbe d’apprentissage : le design de l’interface utilisateur est cohérent pour tous les produits.

Une excellente collaboration intégrée, mais pas de messagerie directe

La collaboration avec votre équipe est très facile avec Jira Software et Confluence. Il existe de nombreux outils de communication et vous pourrez définir des autorisations pour les utilisateurs, créer des annonces et des blogs, éditer des documents ensemble en temps réel, etc.

En utilisant Confluence, vous pourrez collaborer presque entièrement dans Jira. Je dis presque, car il n’y a pas de messagerie directe : vous devrez utiliser un outil tiers pour cela.

Tableau de bord de l’équipe et communication

L’outil de tableau de bord personnalisé de Jira est l’une de ses caractéristiques les plus remarquables. Vous pouvez créer autant de tableaux de bord que nécessaire pour répondre à votre style de travail. Vous pourrez créer des tableaux de bord privés pour gérer votre propre charge de travail, ainsi que des tableaux de bord qui pourront être consultés par n’importe quel membre de votre projet, du même groupe ou de l’ensemble de l’organisation. Jira vous permet également de gérer l’accès à l’édition afin de garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent modifier la présentation et le contenu de votre tableau de bord.

Si vous avez besoin d’encore plus de fonctionnalités de collaboration, Jira Confluence est là pour vous aider. Vous commencerez par une page « Aperçu », puis vous pourrez ajouter autant de pages que vous le souhaitez. Chaque page est entièrement personnalisable avec des widgets intégrables et les mêmes capacités de formatage que vous attendez de n’importe quel logiciel de traitement de texte.

Mieux encore, vous pouvez coéditer ces documents en temps réel, chaque modification étant suivie grâce à un historique détaillé des versions. Les utilisateurs peuvent laisser des commentaires sur les documents, et chaque fois que vous identifiez un autre utilisateur, celui-ci reçoit une notification lui permettant de suivre la conversation. Les administrateurs de projet peuvent également créer rapidement des tâches en surlignant simplement n’importe quel texte dans le document, ce qui simplifie la gestion de tous les aspects de votre projet.

Partage de fichiers

Le partage de fichiers sur Jira est facile : il suffit de les télécharger en tant que pièce jointe sur les tâches ou les pages Confluence. Il n’y a pas de limite de taille de fichier et vous pouvez joindre des fichiers provenant de votre appareil ainsi que de Dropbox et Google Drive.

Il est juste décevant qu’il n’y ait pas de vue centrale des fichiers qui vous permette de voir tous les fichiers attachés à votre projet (comme le propose monday.com). En outre, il n’existe aucun moyen de vérifier si une tâche comporte un fichier joint sans ouvrir cette tâche. Vous pouvez créer une bibliothèque de fichiers dans Confluence pour tout conserver au même endroit, mais vous devrez la mettre à jour manuellement. Cette solution n’est pas idéale pour les projets ou les équipes de grande envergure, mais c’est la seule option dont vous disposez.

Application mobile

L’application mobile Jira Cloud vous permet de gérer vos projets et d’obtenir des notifications en temps réel lors de vos déplacements. Cependant, cette application n’est pas uniquement destinée à Jira Software, elle fonctionne également avec les autres produits Jira d’Atlassian. Ainsi, si vous utilisez Jira Software en même temps que Jira Confluence, vous pourrez gérer les deux sans avoir à changer d’application.

Les ressources d’auto-assistance sont nombreuses, mais l’aide directe n’est pas toujours au rendez-vous

Le support client de Jira est une étrange contradiction. D’une part, il offre un niveau exceptionnel d’assistance en libre-service. Cependant, vous ne pouvez contacter le service clientèle que par l’intermédiaire d’un système de tickets. Alors qu’Atlassian annonce un abonnement d’entreprise avec assistance téléphonique, celui-ci n’est pas disponible pour Jira Software.

Si vous bénéficiez de l’offre gratuite, vous n’avez accès qu’aux canaux en libre-service. L’abonnement standard vous permet d’accéder au système de tickets Jira entre 9 h et 17 h, quel que soit le fuseau horaire dans lequel vous vous trouvez. Même si vous payez pour le module complémentaire de sécurité d’Atlassian Access, l’assistance dont vous bénéficierez se limitera à une assistance par ticket 24 h/24 et 7 j/7 pour les problèmes critiques. L’absence d’options d’assistance en temps réel n’est pas idéale, en particulier si vous payez pour Atlassian Access en tant que filet de sécurité supplémentaire contre les violations de données.

Comme je testais Jira dans le cadre d’un essai gratuit de l’abonnement Standard, j’ai envoyé deux tickets pour tester le service. Le premier était une question sur les prix et le second une simple demande de prolongation de ma période d’essai gratuite. Heureusement, comme le cadre fondamental de Jira est le suivi des problèmes, il est très facile de soumettre un ticket. Vous obtenez également une foule d’informations, y compris le niveau de priorité attribué, de sorte que je savais combien de temps je devrais attendre une réponse. En outre, le système de tickets m’a avertie qu’il fallait s’attendre à des délais de réponse plus longs qu’en temps normal.

Dans le premier ticket, j’ai demandé combien je devais m’attendre à payer pour Jira pour 5 utilisateurs. La réponse est arrivée en un peu moins de 8 heures, plus long que les 6 heures estimées pour le niveau de priorité de la requête. L’agent d’assistance a expliqué en détail comment la facturation d’Atlassian dépendait de mon paiement mensuel ou annuel… sans pratiquement tenir compte de ma question. Étant donné que j’ai pu constater que l’équipe avait commencé à travailler sur ma requête deux minutes avant l’envoi de la réponse, cela a confirmé mes soupçons selon lesquels 95 % de la réponse était un script générique.

Le deuxième ticket a reçu une réponse en un peu moins de 10 heures, ce qui est beaucoup plus rapide que les deux jours ouvrables prévus pour ce niveau de priorité. Même si j’ai clairement reçu une réponse scénarisée, je m’attendais à ce qu’il en soit de même pour une demande d’extension d’essai. Mon seul reproche est que mon essai concernait Jira Software, et non Jira Service Management, mais le support client a quand même prolongé mon essai, même s’il s’est trompé de nom.

En dehors des tickets, vous disposez de plusieurs options d’assistance en libre-service. Il existe une excellente base de connaissances (ou documentation, comme Atlassian l’appelle) pour chaque outil, ainsi qu’un forum communautaire actif. Si vous rencontrez des problèmes techniques, vous pouvez consulter le tableau de bord du système ou la page d’état dédiée pour voir s’il y a des problèmes connus. En outre, Atlassian propose des formations gratuites et payantes, non seulement pour les outils Jira, mais aussi pour la gestion de projet et les méthodologies telles que le développement Agile.

Des abonnements abordables avec des réductions pour les grandes équipes

Jira dispose d’un seul abonnement payant, mais aussi d’un abonnement gratuit. L’abonnement gratuit est également l’un des meilleurs du marché. Il ne prend en charge que 10 utilisateurs maximum, mais il vous offre toutes les fonctionnalités de base dont vous avez besoin pour gérer pratiquement n’importe quel projet. Le seul point négatif est le manque d’assistance à la clientèle. Cependant, si vous êtes à l’aise pour résoudre la plupart des problèmes et que vous avez besoin d’une solution pour une petite équipe, vous pourrez probablement vous en tenir à l’offre gratuite pendant longtemps.

Si votre équipe a désespérément besoin des quelques fonctionnalités qui ne sont pas disponibles sur l’abonnement gratuit (ou veut avoir accès au support client), l’abonnement mensuel payant est abordable à $7.75 par utilisateur. Si vous avez plus de 100 utilisateurs, vous bénéficierez d’un tarif réduit par utilisateur. En plus de tout ce qui est inclus dans l’offre gratuite, vous bénéficiez de 250 Go de stockage, de journaux d’audit, d’un plus grand nombre d’actions d’automatisation et d’autorisations utilisateur avancées. Vous pouvez essayer l’abonnement payant avec un essai gratuit de 7 jours et, si vous avez besoin de plus de temps, vous pouvez demander à ce que cette période soit étendue à 30 jours.

Cela s’applique également à Jira Confluence : il est gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs, ou vous pouvez vous inscrire à un essai gratuit de 14 jours pour voir s’il vous convient. Si vous devez passer à l’abonnement payant, le coût supplémentaire par utilisateur/mois pour Jira et Confluence commence à ressembler à celui d’un abonnement de niveau moyen ailleurs. Cependant, cela en vaut la peine si vous avez besoin de conserver votre documentation en un seul endroit afin de rationaliser la collaboration au sein de votre équipe. Et, comme pour Jira Software, le coût par utilisateur est réduit lorsque vous ajoutez des utilisateurs.

Pour rendre cette solution combinée encore plus économique, vous pouvez payer Jira Software et Confluence sur une base annuelle. N’oubliez pas que les abonnements annuels sont facturés par groupe d’utilisateurs et non par utilisateur. Par exemple, si vous n’avez que 7 utilisateurs, vous ne paierez que pour 7 utilisateurs dans l’abonnement mensuel, mais l’abonnement annuel vous facturera pour 10. Cela dit, l’abonnement annuel à prix réduit vous offre deux mois de chaque outil gratuitement.

Cela vaut vraiment la peine d’y penser si le nombre d’utilisateurs que vous avez se situe dans la fourchette haute d’un groupe d’utilisateurs, mais vous finirez probablement par payer la même chose (ou plus !) par utilisateur si vous avez moins que cela.