Reisekostenrichtlinien legen klare Erwartungen für Geschäftsreisende fest. Nutzen Sie die anpassbare Vorlage, um Ihre eigene zu erstellen.
Eine Reisekostenrichtlinie legt die Erwartungen an die Erstattung fest und gewährleistet, dass ein Unternehmen und seine Mitarbeitenden auf demselben Stand sind, weshalb eine Vorlage für eine Reisekostenrichtlinie so entscheidend ist. Außerdem hilft eine klare Richtlinie bei einer ganzen Reihe von reisebezogenen Prozessen, von der Entscheidungsfindung über das Reisemanagement bis hin zur Einhaltung des Budgets.
In diesem Leitfaden behandeln wir die Definition und die Hauptmerkmale einer Reisekostenrichtlinie. Wir stellen Ihnen außerdem eine Vorlage und Beispiele für eine Kostenrichtlinie zur Verfügung, die Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen praktikablen Richtlinie inspirieren sollen.
In den meisten Ländern ist es nicht gesetzlich vorgeschrieben, dass Arbeitgeber die Reisekosten ihrer Mitarbeitenden übernehmen, aber es ist eine allgemein anerkannte Geschäftspraxis.
Die spezifischen Anforderungen variieren von Land zu Land. Beispielsweise verlangt das US-Bundesgesetz, dass Unternehmen für die gesamte Arbeitszeit, einschließlich der Reisezeit, bezahlen. Diese Anforderung gilt jedoch nicht für die Erstattung der Reisekosten, was im Ermessen des Arbeitgebers liegt.
Im Vereinigten Königreich gibt es auch keine gesetzliche Verpflichtung zur Erstattung von Reisekosten, aber Beschäftigte und Arbeitgeber können diese Kosten steuerlich geltend machen, was einen Anreiz für die Erstattung darstellt.
Bevor Sie sich mit den Details einer Reisekostenrichtlinie beschäftigen, ist es wichtig, zu verstehen, was als Reisekosten zählt.
Dazu gehören alle notwendigen Ausgaben, die während der Geschäftsreise anfallen, einschließlich Mahlzeiten, Übernachtung, Flug- und Bahntickets, öffentliche Verkehrsmittel, Parkgebühren, Kilometergeld und Mautgebühren. Beschäftigte können während einer Geschäftsreise auch für Ausgaben entschädigt werden, die für Kunden, Partner und potenzielle Kunden anfallen.
Andererseits zählen alltägliche Kosten wie das Pendeln unter der Woche nicht als Reisekosten. Die meisten Unternehmen kommen auch nicht für persönliche Unterhaltung und Kleidung auf, auch wenn sie speziell für Geschäftsreisen gekauft wurden.
Eine Reisekostenrichtlinie ist ein schriftliches Dokument, das in der Regel vom Finanzmanager des Unternehmens erstellt wird und Vorschriften für Geschäftsreisen enthält. Darin sind die Reisekosten eindeutig aufgeführt, wobei festgelegt wird, welche Ausgaben bis zu welcher Höhe erstattungsfähig sind. In der Richtlinie wird auch angegeben, welche Ausgaben Beschäftigte aus eigener Tasche zahlen müssen.
In den meisten Reise- und Kostenrichtlinien ist genau festgelegt, wie die Mitarbeitenden ihre Reise buchen und abrechnen sollten, und es wird erklärt, wie die Zahlungsverfahren des Unternehmens funktionieren. Beispielsweise könnte in dem Dokument dargelegt werden, ob Beschäftigte in der Ersten Klasse oder Business Class fliegen können.
Hier sind ein paar weitere Angaben, die in einer Vorlage für eine Reisekostenrichtlinie enthalten sein können:
Es ist wichtig, bei Geschäftsreisen Erwartungen festzulegen. Die Beschäftigten erhalten Richtlinien für die Buchung von Reisen innerhalb bestimmter Grenzen, wodurch sie genau wissen, was sie erstattet bekommen und was nicht.
Gleichzeitig sind Sie in der Lage, die Reisekosten Ihrer Mitarbeitenden innerhalb des Budgets zu halten, die Ausgaben zu senken und die Kontrolle zu behalten. Eine klare Richtlinie verringert die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und daraus resultierenden Frustrationen über die Kostenerstattung. Dies schafft einen fairen, stressfreien Buchungs- und Managementprozess.
Die Reisekostenrichtlinie Ihres Unternehmens kann so einfach oder komplex sein, wie Sie es wünschen. Im Wesentlichen sollte dieses Dokument folgende Abschnitte umfassen:
Die Reisekostenrichtlinie beginnt mit einer Einführung, in der der Zweck des Dokuments und Anweisungen zur Verwendung sowie die Genehmigungsstufen und Ansprechpersonen für die Richtlinie aufgeführt sind.
Als einer der wichtigsten Bestandteile jeder Kostenrichtlinie werden hier alle Ausgaben aufgeführt, die Beschäftigten erstattet werden. Sie können diesen Abschnitt nach den üblichen reisebezogenen Ausgaben unterteilen. Dazu gehören Flugkosten, Unterkunft, Transport, Mahlzeiten und Kommunikation, d.h. Handygebühren oder WLAN-Gebühren.
Neben erstattungsfähigen Ausgaben sollte Ihre Richtlinie auch eine Liste der Ausgaben enthalten, die vom Unternehmen nicht erstattet werden. Dies hilft Reisenden und Buchenden, ihre Reise besser zu budgetieren.
Der nächste Abschnitt sollte alles enthalten, was der Reisende über die Buchung von Geschäftsreisen wissen muss. Einige Unternehmen wickeln die Reisevorbereitungen intern ab, während andere ihren Beschäftigten die Möglichkeit geben, ihre eigenen Reisen über eine zugelassene Plattform wie Booking.com for Business zu verwalten.
Schildern Sie die Prozesse, die Beschäftigte befolgen müssen, um Erstattungen für ihre Ausgaben zu erhalten, einschließlich der Maßnahmen, die vor, während und nach einer Reise erforderlich sind.
Sie können auch einen Abschnitt für Reiseunterstützung, Versicherungen und Sicherheitsfragen wie Sorgfaltspflicht aufnehmen. Dadurch wissen Reisende, wen sie kontaktieren können, wenn Sie während Ihrer Reise Unterstützung benötigen.
Wenn es an der Zeit ist, eine Reisekostenrichtlinie zu formulieren, können Sie sich auf bestehende Kostenrichtlinien beziehen, von denen eine Vielzahl online verfügbar ist, und Ihr eigenes Dokument erstellen.
Beginnen Sie Ihr Richtliniendokument mit einer ausführlichen Einführung. Das kann alle Einzelheiten über Ihr Unternehmen sowie seine Kultur, Standards und Gründe für die Erstellung dieses Dokuments umfassen. Geben Sie einen kurzen Überblick über die Art der erstattungsfähigen und nicht erstattungsfähigen Ausgaben, damit Lesende die Ausgaben auf einen Blick verstehen können.
Wenn nicht jeder in Ihrer Organisation Anspruch auf eine Erstattung für Geschäftsreisen hat, machen Sie dies nach der Einführung deutlich. Beschreiben Sie, welche Abteilungen, Teams oder Gruppen für eine Erstattung in Betracht kommen, wie beispielsweise Mitarbeitende, die Konferenzen und Messen besuchen.
In diesem Abschnitt sollten Sie eine aufgeschlüsselte Liste aller qualifizierten Ausgaben für die Erstattung durch das Unternehmen erstellen. Beispiele für Kategorien sind Transport, Verpflegung und Unterbringung.
Geben Sie unverzüglich nach den erstattungsfähigen Ausgaben an, für welche Ausgaben Ihr Unternehmen nicht aufkommt. Es ist hilfreich, die Gründe für diese Entscheidungen in dem Dokument darzulegen, um die Position Ihres Unternehmens deutlich zu machen.
Beispiele für nicht erstattungsfähige Ausgaben sind in der Regel:
Die Einzelheiten dieses Abschnitts hängen davon ab, wie Ihr Unternehmen Reisen buchen möchte. Einige Unternehmen überlassen die Buchung einem Büromanager, während andere eine Plattform nutzen, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, sich einzuloggen und ihre eigene Reise zu buchen. Beschreiben Sie in jedem Fall die genehmigte Buchungsmethode oder das genehmigte Tool sowie die bevorzugten Anbieter.
In diesem Abschnitt sollten auch die maximalen Übernachtungspreise, die Tagessätze für Mahlzeiten und Ausgaben, die Regeln für Flüge in der Economy oder Business Class und die zulässige Mietfahrzeugklasse angegeben werden.
Ein weiterer Faktor, der in diesem Abschnitt zu berücksichtigen ist, ist die Frage, ob Ihr Unternehmen den Beschäftigten erlaubt, eine Reisebegleitung mitzubringen. Fragen Sie sich:
Neben der Buchung von Reisen ist es auch wichtig, dass Ihre Mitarbeitenden wissen, wie sie erstattungsfähige Ausgaben angeben müssen. Sie können ein automatisiertes Tool verwenden oder Papierbelege einfordern. Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, erläutern Sie, wie das von Ihnen gewählte Tool zu verwenden ist. In diesem Abschnitt sollte erklärt werden, wohin die Kostenabrechnungen zu übermitteln sind, zusammen mit allen Kontaktinformationen und Fristen.
Schließen Sie Ihr Dokument mit sicherheitsbezogenen Informationen ab, sodass sich Reisende unterwegs unterstützt fühlen. Geben Sie Kontaktdaten für Reiseunterstützungsanbieter an, damit die Mitarbeitenden wissen, wen sie im Falle von Stornierungen, Änderungen und Notfällen benachrichtigen können.
Im Internet finden Sie eine Vielzahl von Beispielen für Reiserichtlinien. Hier ist eine einfache Vorlage einer Kostenrichtlinie, die Sie als Inspiration nutzen und an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können.
[Name des Unternehmens]Übersicht über Reisekostenrichtlinie
Diese Reisekostenrichtlinie zeigt, wie Angestellten von [Business Name] arbeitsbedingte Ausgaben erstattet werden. Bestimmte Kosten, die während der Geschäftstätigkeit des Unternehmens getätigt werden, sind möglicherweise nicht erstattungsfähig, wie in dieser Kostenrichtlinie aufgeführt wird.
Anspruch auf Erstattung
Diese Richtlinie gilt für alle Beschäftigten von [Name des Unternehmens], sowohl Teilzeit- als auch Vollzeitbeschäftigte, die zu arbeitsbezogenen Zwecken reisen müssen.
Erstattungsfähige Reisekosten
[Name des Unternehmens] erstattet den berechtigten Beschäftigten die folgenden Kosten:
[Alle erstattungsfähigen Ausgaben, inkl. Pauschalen und Obergrenzen hier aufführen]
Diese Liste ist nicht vollständig. Bitte erkundigen Sie sich bei [der Personalabteilung/Buchhaltung] vor der Einreichung eines Antrags über jegliche nicht aufgeführte Ausgaben.
Nicht erstattungsfähige Ausgaben
[Name des Unternehmens] kommt nicht für die folgenden Ausgaben auf:
[Alle nicht erstattungsfähigen Ausgaben hier aufführen]
Reisebuchungsverfahren
Bitte verwenden Sie die bevorzugte Buchungsplattform des Unternehmens [Name der Plattform] oder sprechen Sie mit [Büromanager], um Unterkunft und Transport für Ihre Reise zu arrangieren.
Zahlungsverfahren für die Erstattung
Erstattungsanträge sollten über [Finanz-Software] eingereicht werden, oder Sie können eine Kostenabrechnung mit den erforderlichen Unterlagen bei [Finance Manager]\ einreichen. Alle Anträge sollten innerhalb von [60 Tagen] nach Ihrer Reise eingereicht werden.
Nach der Genehmigung erhalten Sie die Erstattung innerhalb von [Frist].
Sorgfaltspflicht
Eine Reiseversicherung wird über [Geschäftsreiseanbieter] angeboten. Bei Stornierungen oder Änderungen der Reise rufen Sie [Kontaktdaten des Reisesupportanbieters] an oder senden Sie eine E-Mail an [Kontaktdaten].
Während wir Ihnen oben eine grundlegende Vorlage für eine Kostenrichtlinie gegeben haben, finden Sie im Internet weitere Vorlagen.
Ja, Microsoft Excel bietet eine große Auswahl an Reisekostenrichtlinie an. Beschäftigte können diese für einen Antrag auf Erstattung der Reisekosten verwenden. Laden Sie einfach die Vorlage herunter und tragen Sie die Angaben zu Identität, Abteilung, Zweck der Reise und alle Ausgabeninformationen in die entsprechenden Tabellenfelder ein.
Eine gut geschriebene Richtlinie spricht für sich, aber die Kostenpolitik Ihres Unternehmens sollte auch ein Standardbestandteil der Einarbeitung sein. Schulen Sie Mitarbeitende, wie sie Buchungs- und Kostenmanagementtools nutzen können, um die gesamte Dokumentation einheitlich und konform zu halten.
Es ist auch sinnvoll für Beschäftigte, ihre eigenen Aufzeichnungen aufzubewahren. Das spart Zeit und Geld und verringert gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten.
Schließlich sollten Sie eine KMU-Reisemanagementlösung wie Booking.com for Business in Betracht ziehen. Dieses Buchungstool für alle Reiseaspekte umfasst eine integrierte Karte der Reisenden und exklusive Spartarife, sodass Ihre Mitarbeitenden von einer umfassenden Unterstützung profitieren, ganz gleich, wohin ihre Reise sie führt.
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