Descubre 20 consejos para viajes de trabajo tranquilos: desde una lista para la maleta hasta el seguimiento de los gastos.
Es fundamental tenerlo todo listo para cuando te embarques en tu próximo viaje de empresa. No solo te hará parecer profesional, sino que hará tu viaje más sencillo.
Hemos creado una lista completa de consejos para tu viaje de trabajo, clasificados según las etapas del viaje: antes, durante y después. De este modo, puedes asegurarte de que no te olvidarás de nada importante y centrarte solo en el networking y el trabajo.
Te recomendamos que empieces a preparar algunos de estos consejos unas semanas antes del viaje. Así te aseguras de que los abarcas todos y no deberás preocuparte por ningún detalle de última hora.
Antes de reservar un viaje de trabajo o hacer cualquier cosa, deberías consultar lapolítica de viajes de trabajo de tu empresa. De esta forma, te aseguras de hacerlo todo bien y según las normas.
Si no sueles trabajar en remoto, es buena idea que compruebes con los servicios de informática de tu empresa si lo tienes todo preparado para trabajar desde una ubicación distinta. Puede que necesites una VPN para conectarte de forma segura a la red o activar el roaming en tu móvil.
Aquí tienes algunas recomendaciones de ciberseguridad para cuando viajes por trabajo:
Si viajas por trabajo, un buen consejo es elegir el alojamiento que satisfaga tus necesidades empresariales.
También vale la pena comprobar si tu empresa colabora con alguna cadena hotelera o si puedes acceder a mejoras gratuitas a través de programas de fidelización. Así podrás conseguir más confort al mismo precio.
Estos son otros aspectos que tener en cuenta:
Uno de los consejos para los viajes de empresa más comunes es tratar de evitar las escalas reservando vuelos directos. Hacerlo disminuirá la probabilidad de perder el vuelo de conexión y llegar tarde a citas de trabajo importantes.
Si no puedes evitar las escalas, te recomendamos dejar suficiente tiempo entre los dos vuelos para que no pierdas una conexión importante.
Ya que hablamos de volar, comprueba siempre la diferencia horaria para prepararte para el jet lag. Desafortunadamente, los síntomas pueden ser muy severos y, si no se toman medidas preventivas, podrías tener insomnio y dolores de cabeza durante todo el viaje de trabajo.
Puedes ahorrar tiempo y dinero si decides llevar solo equipaje de mano. También puedes saltarte la facturación y recogida del equipaje, así como evitar el riesgo de que se pierda.
Puedes consultar una lista básica para la maleta de un viaje de trabajo y hacerla de forma inteligente para tu próxima salida. Estos son algunos de los artículos esenciales:
No quieres perderte tu viaje de trabajo por culpa de un documento de identidad caducado, así que comprueba con frecuencia cuándo caduca tu documento o pasaporte.
También es buena idea tener siempre una copia del documento de identidad contigo, ya que facilitará los procedimientos administrativos en caso de emergencia.
Asegúrate de comprobar si necesitas un visado para ir a tu destino antes del viaje. En la política de viaje de tu empresa se debería indicar si te ayudarán a solicitarlo o no.
Un viaje de trabajo es la oportunidad perfecta para crear nuevos contactos, ganar clientes y resolver cualquier dificultad empresarial. Es por eso por lo que deberías tener todos los documentos que puedas necesitar listos antes de la salida, así como tener impresos cualquier contrato o recurso necesarios.
Puedes planear llegar al aeropuerto en transporte público, taxi, o un coche de alquiler o privado. En cualquier caso, es recomendable comprobar tu plan de viaje con antelación.
Si tu empresa cubre el coste, asegúrate de reservar el taxi de ida y vuelta al aeropuerto antes del viaje. Si esto no es la mejor opción porque quieres tener más libertad, alquilar un coche podría ser la solución.
Una vez que llegues al aeropuerto, tu viaje de trabajo empieza oficialmente. Aquí tienes algunos aspectos que tener en cuenta:
Si puedes, opta por pasar las horas antes de la salida en la sala VIP del aeropuerto. Podrás disfrutar de comida y bebida gratis, trabajar si lo necesitas o relajarte antes del vuelo.
Las apps de viaje pueden ayudarte a hacer tus viajes de trabajo más fáciles que nunca. Si descargas todas las apps de esta lista completa, no tendrás que preocuparte por tu experiencia de viaje de empresa.
Si no tienes una tarjeta de crédito de la empresa y tienes que pagar por adelantado, asegúrate de guardar todos los recibos. Si los subes a una herramienta de gastos o les haces fotos para tener una copia, también te aseguras de que no se te traspapela ninguno.
Antes de gastarte dinero que puede que tu empresa no te reembolse, consulta su política de viaje para saber cuánto puedes gastar en comidas, bebidas, etc.
Si vas a viajar a un destino con una moneda distinta, es más fácil cambiar el dinero en el aeropuerto o usar tarjetas con distintas divisas.
Si decides usar efectivo, asegúrate de tener billetes pequeños que puedas dar como propina en las comidas. Por supuesto, investiga primero si dar propina es habitual en tu destino para evitar sorpresas desagradables.
Quienes viajan por trabajo quizá han observado un aumento de los viajes "bleisure": una combinación de trabajo (business) y ocio (leisure). También puedes centrarte en relajarte y disfrutar de la nueva cultura en la que estás mientras viajas por trabajo.
Un consejo para viajes de empresa que muchas personas se saltan es centrarse en la salud. No se puede ignorar este importante paso: elige un alojamiento con gimnasio o toma muchos descansos para pasear.
Si quieres aprovechar al máximo tu viaje de trabajo, presta atención a lo siguiente:
Tampoco debes olvidarte de llevar tus medicamentos (prepárate para presentar una receta médica si fuera necesario) y suplementos habituales para que puedas seguir tu rutina diaria.
Una vez que llegues a la oficina y empiecen las reuniones, ten en cuenta que te han invitado a otro país y otra oficina. Sigue las buenas prácticas que te hayan enseñado antes de irte o el ejemplo de las demás personas.
Cuando vuelvas a la oficina después de que termine el viaje de trabajo, hay un par de cosas que deberías hacer para asegurarte de que finalizas el viaje correctamente y aprovechas los contactos que has hecho.
Una vez que vuelvas a la oficina, no tardes en presentar tu informe de gastos. Cuanto más esperes, más cosas podrías olvidar o incluso no cumplir el plazo de presentación.
Asegúrate de presentar el informe correctamente:
¿Has conocido a clientela nueva, otros compañeros o socios potenciales durante el viaje? El hecho de que el viaje de trabajo haya terminado no significa que el trabajo, tanto el tuyo como el de la empresa, también termine ahí.
Aquí tienes algunas formas de estar en contacto:
La forma más fácil de aprender es a través de la práctica. Si observas cualquier discrepancia entre la realidad que presentan los viajes de trabajo y la política de viaje de la empresa, asegúrate de informar a la persona responsable. De este modo, se puede garantizar el cumplimiento de la política de viaje por parte de otras personas.
Viajar por trabajo puede enseñarte mucho sobre la empresa, pero también tienes que compartir esa información. Planifica reuniones para hablar sobre lo que has aprendido y las buenas prácticas que has observado para ayudar a fortalecer tu empresa.
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