La salud y la seguridad durante los viajes de trabajo son primordiales, especialmente si se viaja al extranjero. Así que es responsabilidad de la persona que gestiona los viajes de empresa garantizar la seguridad de quien viaja en la medida de lo posible. También hay que comunicar claramente al personal qué hacer en caso de emergencia o imprevistos.
¿Qué se entiende por seguridad en los viajes de trabajo?
Las personas que viajan por trabajo asumen una serie de riesgos, como estos:
- Alteración o interrupción del viaje
- Catástrofes naturales
- Condiciones meteorológicas extremas
- Emergencias sanitarias y brotes de enfermedades
- Crimen y terrorismo
- Agitación política o social
- Nuevas leyes sobre viajes
Las empresas y las personas responsables de la gestión de los viajes de trabajo tienen que vigilar activamente la situación en el destino antes de que comience el viaje. El objetivo es estar al tanto de la existencia de amenazas reales o potenciales en esa zona. Una política de seguridad para viajes de empresa es un documento corporativo que contempla situaciones de riesgo en las que se puede encontrar el personal durante un viaje de trabajo.
Evaluación de riesgos durante los viajes de empresa
Una evaluación formal de las amenazas exige que quienes gestionan los viajes de trabajo analicen los riesgos potenciales y decidan si es necesario tomar medidas preventivas o incluso cancelar planes de viaje específicos de alto riesgo. Una buena forma de visualizar las amenazas que afectan a diferentes ubicaciones es usar los mapas para la seguridad de los viajeros.
Además, utilizar un sistema de inteligencia de amenazas con acceso al historial de riesgos puede darte una idea de los incidentes previos en la zona. Encontrarás más información sobre la gestión de riesgos de viajes de trabajo aquí.
Creación de un plan de seguridad para viajes de trabajo
Siempre es mejor actuar de forma proactiva que reactiva. Contar con una política de seguridad para viajes de empresa es una de las mejores formas de cumplir con el deber de asistencia corporativo durante los viajes de negocios. Este documento debería incluir toda la formación, los procedimientos y los recursos necesarios para que tu empresa garantice la seguridad de su personal.
El deber de asistencia y la seguridad en los viajes de empresa
Ahora que los viajes de negocios vuelven a aumentar, el deber de asistencia de las empresas es proporcionar a su personal las herramientas y los recursos necesarios para que su viaje sea seguro y salga bien. Tanto si vas a integrar la seguridad en viajes de trabajo en una política de seguridad existente como si vas a crear otro documento aparte, tener en cuenta este tema tiene muchas ventajas:
- Mayor seguridad
- Mayor confianza y retención del personal
- Ahorro de tiempo y dinero
- Promoción de una cultura de seguridad
El consejo más importante en materia de seguridad a la hora de viajar es estar preparados para todo. Dado que las personas que viajan por trabajo se exponen a una amplia variedad de riesgos, es fundamental que las empresas cuenten con una cultura de seguridad que llegue a todos los destinos a los que viaje su personal. De esa forma, estarán a salvo y rendirán al máximo.
Las normas de seguridad relativas a los viajes no deberían ser un documento estático. Es importante reevaluar constantemente las amenazas correspondientes, y actualizar el plan para tener en cuenta los cambios en las políticas o el programa de viajes y añadir los datos de las evaluaciones de la empresa. Es esencial considerar todos los peligros y asegurarse de que el personal tiene la información más actualizada sobre cómo reaccionar. Usa las herramientas y los consejos mencionados para contribuir a la seguridad de tu empresa y a la tranquilidad de quienes viajan por trabajo.
9 consejos de seguridad para quienes viajan por trabajo
1. Compra una tarjeta SIM local cuando sea posible
Dependiendo de la duración del viaje de negocios, puede que valga la pena comprar una tarjeta SIM local. Así evitarás pagar el alto coste del roaming por usar el teléfono de trabajo en el extranjero. Y podrás mantener el contacto con la familia y buscar lo que necesites sobre la zona. También podrás usar Google Maps, una herramienta fundamental para orientarse y moverse en transporte público.
2. Mantén tus pertenencias más importantes a salvo
En un viaje de trabajo, es muy probable que lleves contigo documentos muy importantes, tanto personales como profesionales, que haya que tratar con cuidado. Estos documentos pueden incluir:
- Pasaporte
- Documento de identidad
- Permiso de conducir
- Visado de trabajo
- Autorización de entrada
- Documentos contractuales
- Estudios sobre la competencia
- Información sobre el producto
- Datos confidenciales
Una forma de mantenerlos seguros es reservar una habitación con caja fuerte o usar una cartera antirrobo. Busca más consejos para preparar bien la maleta para un viaje de trabajo y asegúrate de llevar todo lo necesario. Hacer copias digitales de los documentos importantes puede ser muy útil durante un viaje de trabajo.
3. Asegúrate de tener acceso a algo de dinero de emergencia
Al viajar, es importante no guardar todo el dinero en un solo lugar por si surge algún problema. Tener dinero al que poder acceder en caso de emergencia, sobre todo de diferentes formas, es fundamental. Prueba los cajeros automáticos locales con pequeñas cantidades y lleva siempre algo de efectivo en los bolsillos o bolsos. Es mejor tener más de lo necesario que quedarse sin efectivo cuando hace falta.
4. Anota los datos de la embajada local
Es muy importante investigar un poco antes de viajar por negocios, especialmente si se va a otro país. Busca la embajada más cercana. En caso de emergencia o imprevistos, como altercados políticos o el robo del pasaporte, las embajadas pueden ayudar a quienes viajan por trabajo a hacer frente a la situación y proporcionarles información sobre seguridad actualizada.
5. Compra un seguro para viajes de empresa
Cuando se viaja por trabajo, se suele llevar información confidencial y equipamiento de oficina caro. Un seguro de viaje ofrece protección en caso de cancelación, retraso y pérdida de objetos personales. Esto garantiza la seguridad general de quienes viajan por trabajo.
6. Comparte los datos del alojamiento
Compartir los datos del alojamiento con un familiar o alguien cercano puede resultar muy útil en caso de emergencia, sobre todo si se viaja en solitario. También es importante compartir los planes generales o el itinerario. Además, es muy recomendable que los compañeros de trabajo y el manager estén al tanto de los planes de viaje.
7. Conéctate a redes virtuales privadas
Durante los viajes de trabajo, puede ser necesario iniciar sesión y trabajar desde el aeropuerto, cafeterías u oficinas locales. Iniciar sesión en redes privadas puede proteger los datos de trabajo y evitar poner en peligro los dispositivos, especialmente cuando se utilizan redes abiertas o una red wifi pública. También se debería considerar el uso de un protector de pantalla que proteja el portátil de miradas curiosas.
8. Anota los datos de los servicios de emergencia locales
Uno de los consejos de viaje más importantes es informarse de cuáles son los servicios de emergencia locales a los que habría que recurrir en caso de que fuese necesario. Eso incluye localizar la comisaría más cercana, guardar en tu teléfono el número de emergencia universal e incluso añadir en tu agenda el teléfono de tu banco o de la empresa de tu tarjeta de crédito.
9. Cuidado con las estafas
Desafortunadamente, las estafas son bastante comunes en gran parte del mundo y la gente que viaja tiende a ser un blanco fácil. Antes de irte, comprueba cuáles son los timos más habituales en el destino al que viajas, para estar al tanto de los peligros. También puedes pedir consejos de seguridad a otras personas acostumbradas a viajar y consultar blogs de viajes para saber cómo actúan los estafadores profesionales y evitarlos.
