¿Te estresa planificar viajes de trabajo? Descubre aquí las mejores aplicaciones para planificarlos y simplificar el proceso.
Todo el mundo está buscando trucos de mejora de la productividad que le ayuden a organizarse y reducir el estrés. Con una aplicación de planificación de viajes, podrás reservar tus viajes de trabajo en un abrir y cerrar de ojos. Estas aplicaciones se encargan de todo, tanto si necesitas una forma sencilla de controlar los gastos, ceñirte a un presupuesto, hacer la maleta de manera más eficiente o planificar tu ruta.
En el mercado hay tantas aplicaciones para viajes de empresa que puede resultar difícil saber cuáles conviene utilizar. ¡Que no cunda el pánico! Hemos seleccionado las ocho mejores aplicaciones (y algunos consejos adicionales de viajes de trabajo) para ayudarte a comenzar.
¿Qué son exactamente las aplicaciones de viajes de empresa y qué pueden ofrecer? Tanto si accedes a ellas a través de un ordenador como si te las descargas en tu teléfono móvil o tableta, las aplicaciones de viajes te facilitan la planificación de tus viajes. Puedes usar las aplicaciones generales de viajes para buscar y reservar vuelos, hoteles y coches de alquiler, o para planificar el plan de viaje. Con las aplicaciones específicas para empresas, también puedes controlar los gastos y encontrar instalaciones para realizar reuniones.
De acuerdo con la investigación de Priceline, una persona promedio invierte 16 horas en la planificación y reserva de un viaje, si bien la generación Z y la milenial dedican más de 20 horas a este mismo proceso. Esto equivale a dos jornadas laborales completas (o más), motivo por el que resulta tan importante encontrar formas de agilizar el proceso de planificación de viajes de trabajo.
El estudio reveló que planificar un viaje no solo requiere mucho tiempo, sino que también es estresante. Más de una quinta parte (22%) de las personas adultas encuestadas consideró frustrante el proceso de planificación. Un estudio encargado por Hotels.com confirmó este dato, puesto que más del 25% de las personas encuestadas afirmó que planificar un viaje es uno de los mayores factores de estrés de la vida. Además, aproximadamente el 40% declaró que estaría dispuesto a pagar más con tal de ahorrarse la planificación y la búsqueda. Estas son solo algunas razones por las que utilizar aplicaciones a la hora de planificar viajes para reducir el estrés.
Del estudio anterior se concluye claramente que planificar las vacaciones es una tarea abrumadora para muchos grupos de turistas, pero ¿qué ocurre con la planificación de los viajes de trabajo? La clave para eliminar este estrés de la ecuación es comenzar a planificar de forma profesional.
La planificación de un viaje de trabajo implica varios pasos, desde la elaboración del presupuesto hasta la preparación del equipaje. Afortunadamente, las aplicaciones de viajes de empresa transforman este proceso mediante la automatización y los resultados personalizados. Con una buena aplicación de viajes de trabajo, puedes hacer lo siguiente:
Con estas aplicaciones podrás poner en práctica todos nuestros consejos sobre los viajes de trabajo para poder planificar sin complicaciones.
No hay nada peor que reservar un vuelo y ver que el precio ha bajado una semana después. Con Hopper, puedes programar las reservas para asegurar que consigues las mejores ofertas. El algoritmo de la aplicación analiza miles de millones de precios diariamente para predecir los costes de los vuelos y el alojamiento en un futuro próximo. Luego, cuando se han pronosticado los precios más bajos, la aplicación te notifica que es el momento de reservar. Además, la impresionante tasa de precisión del 95% la convierte en una opción muy fiable.
Uno de los aspectos más complicados de planificar un viaje de trabajo con un grupo de personas es decidir quién paga qué, sobre todo cuando todo el mundo tiene una asignación fija diaria. Con Splitwise, puedes calcular y compartir gastos dentro de un grupo. Cada persona introduce los gastos sobre la marcha, describiendo el tipo de gasto (comidas, alojamiento o transporte, por ejemplo) y a quiénes afectaba. Al final del viaje de trabajo, Splitwise calcula el gasto de cada persona, por lo que la elaboración de informes y la realización de reembolsos son más eficientes.
No todos los viajes de empresa se limitan a un punto A y B. Cuando emprendes un viaje con varios destinos, los planes de viaje se complican y se necesita una aplicación para guardar todo en un solo sitio. Aquí entra en juego TripIt, que recopila las confirmaciones y los planes de viaje en un único documento maestro. Además, este documento se sincroniza automáticamente con tu calendario online, lo que te permite revisar y cambiar los planes sobre la marcha. TripIt también te envía alertas para asegurar que no te pierdas ningún tramo del viaje.
Este completo planificador de viajes está repleto de funciones, la mayoría gratuitas. Con Wanderlog, puedes planificar tu plan de viaje con ayuda de las guías de viaje escritas por la comunidad usuaria, de forma que podrás encontrar las mejores ofertas de vuelos, coches de alquiler y alojamiento. Una vez que hayas creado un plan de viaje, podrás guardarlo en la aplicación para recuperarlo fácilmente. Esta aplicación de viajes de trabajo es especialmente útil para viajar por carretera, ya que ayuda a determinar la mejor ruta e incluye atracciones turísticas y asistencia en carretera.
¿Viajas a Londres, Dubái o París por trabajo? Ahorra tiempo y evita las colas de los taxis. Usa Wheely para solicitar con antelación un coche de lujo y de alta gama, y un chófer cualificado te llevará rápidamente desde el aeropuerto hasta el hotel o la reunión. Reservar es muy fácil: solo tienes que añadir la información del vuelo en la aplicación para que te recojan a tiempo. Los coches también vienen equipados con cargadores por si te has quedado sin batería en tus dispositivos en el avión.
En los viajes de trabajo, no hay tiempo para perderse, por lo que es muy recomendable descargar una buena aplicación de mapas antes de viajar. Sygic Travel es perfecto para planificar itinerarios completos para cada día del viaje y, además, te indica las distancias y los tiempos de desplazamiento estimados para que no llegues tarde a las reuniones. Sygic también es una opción viable para quienes combinan el trabajo con el ocio. Incluye una base de datos generada por las personas que usan la aplicación de las atracciones turísticas, los restaurantes, los bares y las tiendas más populares de cada ciudad. Utiliza la función Travel Maps para descubrir las maravillas que recomiendan otras personas, todo ello mientras calculas los tiempos de desplazamiento de tu viaje.
La planificación de un viaje de trabajo a menudo se centra en los vuelos, el alojamiento y las actividades. Ahora bien, preparar el equipaje adecuado también es esencial, desde los materiales importantes de una presentación hasta el traje para una recepción nocturna. Con Packing Pro, puedes crear un número ilimitado de listas para organizarte considerando factores como las condiciones climáticas y la duración del viaje. A medida que añadas cada artículo a tu equipaje, lo marcas en la lista para facilitar el seguimiento. La aplicación incluso te ofrece sugerencias para asegurarse de que no te olvides nada importante.
Planificar un viaje de trabajo conlleva una serie de tareas que pueden terminar siendo inabarcables. Con Booking.com for Business, puedes controlar los planes del viaje de principio a fin. Utiliza la plataforma todo en uno de Booking para reservar vuelos, coches de alquiler y alojamiento sin tener que pagar cargos adicionales. Ofrece tarifas empresariales exclusivas para la comunidad viajera y te permite ganar puntos de fidelización.
Sí, muchas de las aplicaciones mencionadas anteriormente son gratuitas, incluidas Booking.com for Business, TripIt y Skyscanner, entre otras. Muchas de las mejores herramientas de viajes de empresa ofrecen varios niveles de servicio: las funciones más básicas son gratuitas y las versiones profesionales más avanzadas requieren una suscripción mensual. La necesidad de un planificador de viajes de trabajo de pago depende de la frecuencia con la que viaje tu equipo: si se trata de aplicaciones que permitan ahorrar costes, puede merecer la pena suscribirse.
No existe una solución única para todas las empresas. El mejor planificador de viajes de trabajo dependerá del tamaño de la empresa, el presupuesto y la frecuencia de los viajes. Las organizaciones más grandes necesitarán una plataforma en la que se puedan gestionar cientos de planes de viaje complejos a la vez y una gestión de cuentas específica. Las empresas pequeñas y medianas podrían beneficiarse de herramientas gratuitas de planificación de viajes de empresa, como Booking.com for Business, para agilizar las reservas y minimizar los costes. Además, las mejores aplicaciones de planificación de viajes pueden personalizarse, lo que te permite adaptar la solución de viajes para que satisfaga mejor las necesidades de tu empresa.
Desde la atención al cliente hasta el seguimiento de los itinerarios y la gestión de gastos, las herramientas actuales de viajes de empresa facilitan en gran medida el proceso de planificación.
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