Trabajar mientras viajas: los 10 mejores consejos para trabajar en remoto

Trabajar mientras se viaja es una parte fundamental de los viajes de empresa (además de una gran ventaja de la revolución del trabajo en remoto), ya que es imprescindible mantener el contacto con la clientela y el resto del equipo durante los desplazamientos. Los viajes propician el contacto en persona, un factor de suma importancia para las empresas. Sin embargo, viajar y trabajar en remoto plantea numerosos desafíos, entre los que destaca el impacto en la productividad.

En resumidas cuentas, cambiar de zona horaria es agotador y, a menudo, estresante. Esto dificulta la concentración en las tareas laborales, lo que provoca la pérdida de productividad y un mayor estrés. Tanto si sueles viajar por trabajo como si eres nómada digital, pon en práctica algunos de los siguientes consejos para trabajar en remoto sin perder el rumbo.

Los desafíos de viajar y trabajar en remoto

Los viajes de trabajo generan nuevas oportunidades, pero, si se realizan con demasiada frecuencia, pueden pasar factura a la salud, empezando por los vuelos. Volar a menudo puede provocar efectos secundarios no deseados, como deshidratación, fatiga y jet lag, por no hablar de la exposición a los virus de otras personas que viajan.

Además, en una encuesta de YouGov y NextTravel, más del 20% de las personas encuestadas reconoció haber sufrido también efectos negativos en su salud mental, entre ellos el estrés, en sus viajes de trabajo. Las razones mencionadas son la alteración de los horarios del sueño, los costes inesperados y el impacto en la productividad laboral.

Por otro lado, según una encuesta llevada a cabo por Booking.com for Business, los viajes de trabajo pueden tener numerosas ventajas, incluidos beneficios para la salud mental y física. En definitiva, comprender el impacto que tienen los viajes de trabajo sobre el bienestar físico y adoptar medidas proactivas puede asegurar que las ventajas de estos viajes sigan siendo superiores a los aspectos negativos.

Por ello, es importante tener en cuenta la productividad antes de comenzar un viaje de trabajo. Mantener la productividad es más difícil cuando hay que lidiar con el jet lag y problemas como la caída del wifi o la pérdida del equipaje. Además, algunas personas se ponen nerviosas si tienen que viajar con alguien del equipo que no conocen.

Para sacar el máximo trabajo adelante, es importante planificar estas cuestiones y minimizar el estrés relacionado con los viajes.

¿Por qué son tan agotadores los viajes de trabajo?

¿Alguna vez has tenido la sensación de que necesitabas unos días de descanso al volver de un viaje de trabajo? No solo te ha pasado a ti. Viajar después de la COVID implica una serie de normas y reglamentos totalmente nuevos que pueden aumentar la carga mental.

A esto se suma el desfase horario y la presión por rendir durante los viajes, además de la interrupción de tu rutina de ejercicio y la falta de opciones de comida saludable en algunas ocasiones.

Por supuesto, no todo el mundo se siente así. Muchas personas disfrutan del desarrollo personal y del cambio de entorno que conllevan los viajes de trabajo. Sin embargo, tanto si te sitúas en el lado positivo como en el negativo de la balanza, no se puede negar que hay aspectos de los viajes de trabajo que afectan a la productividad.

¿Cómo puedes maximizar la productividad mientras viajas?

La planificación es el secreto para la productividad en el trabajo en remoto, independientemente del destino.

Lo primero es investigar la zona. Si localizas en un mapa los alrededores de tu hotel, el centro de conferencias u otros puntos de encuentro, ahorrarás tiempo en averiguar cómo llegar.

Más allá de la logística de los viajes, puedes maximizar la productividad con una planificación diaria que se ajuste a tus necesidades. Asume tus responsabilidades con la ayuda de una lista de tareas priorizadas y un calendario con información en tiempo real para estar al tanto de los proyectos importantes. Aunque se puede trabajar en el avión, es preferible descansar los días de viaje para mitigar el estrés y llegar al destino con la mente fresca, creativa y preparada para trabajar.  

Cómo mantener la productividad en los viajes: los 10 mejores consejos

Combinar viajes y trabajo es todo un desafío, pero con organización, planificación y algunos trucos prácticos, podrás conseguirlo. Te presentamos nuestros diez mejores consejos para mantener la productividad en el trabajo en remoto.

Consejos para concentrarte mejor mientras trabajas en remoto

¿Te cuesta concentrarte en una zona horaria diferente? Te enseñamos a concentrarte mejor manteniendo un hábito productivo y saludable.

1. Utiliza una lista de tareas. El jet lag provoca confusión mental, pero puedes mantener el rumbo con una lista de tareas. A fin de cuentas, un aspecto fundamental para lograr concentrarse en el trabajo es simplemente organizarse lo mejor posible. De esa manera, no te olvidarás de ninguna tarea importante, ya sea relacionada con el trabajo o con el viaje. Solo tienes que hacer una lista en el bloc de notas del móvil o una de las muchas aplicaciones de listas de tareas que existen, como Google Tasks o Microsoft To Do. Así, cuando empieces a sentir el cansancio, podrás sacar tu lista para volver a centrarte.
2. Incluye descansos en tu planificación. Si no sabes cómo concentrarte mejor durante un viaje de trabajo, la respuesta suele ser descansar un poco. En los viajes de trabajo suele haber numerosas reuniones y eventos. Sentirás la presión de tener que aprovechar cada minuto, pero no puedes rendir al máximo si no tienes energía, así que revisa tu agenda y reserva tiempo para descansar. Aprovecha cualquier oportunidad para descansar, ya sea en la sala VIP del aeropuerto o durante la pausa para comer entre las reuniones. Si no puedes echarte una siesta, dar un paseo puede ayudarte a recargar las pilas.
3. Establece una rutina y pon en práctica el chrono-working. Es muy fácil caer en la trampa de trasnochar y comer a horas intempestivas en los viajes de trabajo. Con el tiempo, esto provoca una sensación de confusión y desorientación. ¿Cómo es tu rutina diaria? ¿Tienes alguna pequeña costumbre? Por ejemplo, puede que comiences el día con una sesión de yoga en tu habitación antes de pasar a responder los emails tomando un café. Intenta hacer lo mismo cuando viajes por trabajo para mantenerte en sintonía con tus rutinas habituales. Una de las mayores ventajas de los viajes de trabajo es que te dan la oportunidad de adaptar tu horario a tus ritmos naturales. Algunas personas se concentran mejor en las primeras horas de la mañana, mientras que otras se sienten más creativas por la noche. Aprovecha la libertad que ofrecen los viajes de trabajo para probar el chrono-working, o trabajar según tu propio reloj biológico.

Consejos para trabajar desde el avión

Los vuelos de larga distancia nocturnos se hacen más llevaderos durmiendo, pero, si tienes algunas horas extra, puedes usar ese tiempo a tu favor. Trabajar en un avión es ahora más fácil que nunca gracias al wifi y los enchufes que hay disponibles durante el vuelo.

1. Paga más por el wifi. El wifi va incluido en los billetes de clase business, e incluso en clase turista se puede pagar para utilizarlo. Si durante el vuelo quieres hacer una lluvia de ideas en el canal de Slack de la empresa, planificar la primera reunión del día o responder a emails de tu clientela, merece la pena el coste adicional. Esto te ahorrará tiempo cuando aterrices. Debes tener en cuenta que es muy importante prestar atención a la seguridad al usar cualquier servicio de wifi público. No envíes datos de la empresa ni información financiera confidencial, a no ser que estés utilizando una red segura.
2. Carga los dispositivos. Otra forma de aprovechar el tiempo de vuelo es cargar tus dispositivos. Normalmente podrás hacerlo justo al lado de tu asiento, pero, si no fuera posible, puedes invertir en accesorios electrónicos como un cargador portátil. Los auriculares con cancelación de ruido también son muy útiles en los vuelos cuando necesitas concentrarte.

Consejos para trabajar desde el hotel

Aunque tengas un itinerario repleto de actividades, seguro que pasas algo de tiempo en la habitación del hotel. Maximiza tu productividad cuando trabajes en hoteles y prepara el terreno para lograr el éxito.

1. Organiza tu lugar de trabajo. Tanto si tienes una habitación individual como si la compartes con otra persona, reserva un alojamiento que tenga un lugar de trabajo adecuado. También puedes aprovechar el centro de negocios o el vestíbulo del hotel. Si no hay ningún lugar de trabajo disponible cuando necesites trabajar desde un hotel, puedes crearlo tú. Mueve los muebles para crear una zona exclusiva de trabajo y pide más iluminación si lo necesitas.
2. Utiliza las instalaciones deportivas. El centro de negocios es el lugar ideal para trabajar en el hotel, pero no olvides el resto de las instalaciones. Utiliza la piscina, la sauna y el gimnasio para cuidar tanto tu salud mental como física. Hacer ejercicio puede ser justo lo que necesitas para superar el jet lag y aliviar el estrés.

Consejos generales para la productividad en el trabajo en remoto

Muchos de los consejos para mejorar la productividad en la oficina también funcionan en remoto, con unos pequeños ajustes.

1. Viaja de forma más inteligente con aplicaciones de productividad. Las plantillas de planes de viajes de trabajoestán pasadas de moda. Hoy en día, la comunidad viajera utiliza listas de tareas virtuales, blocs de notas y alertas para ahorrar tiempo y no salirse del plan. Los buscadores de wifi, las aplicaciones de mapas o gestión de viajes de trabajo, los traductores y los controladores de gastos pueden mejorar aún más la productividad en tus viajes. Las aplicaciones basadas en la nube, como Google Workspace y Microsoft Office 365, te permiten trabajar en remoto al darte acceso a los documentos desde cualquier lugar del mundo. Además, puedes colaborar al mismo tiempo con las personas que están en la oficina.
2. Planifica las interrupciones. La pérdida de equipaje y la cancelación de los vuelos son algunas de las principales causas del estrés relacionado con los viajes, pero puedes minimizarlo con una buena planificación. Guarda en tu equipaje de mano lo más importante, como las llaves, la medicación y los dispositivos electrónicos, así como ropa de recambio y artículos de aseo por si surge algún imprevisto. Asegúrate de tener una copia en papel de tus itinerarios y utiliza una plataforma de reservas de viajes de empresa con soporte integrado.
3. Fija expectativas. El último consejo es que establezcas expectativas de trabajo antes de despegar. Comparte tu plan con otras personas del equipo para que estén al tanto de tus días de viaje y no esperen entregas de proyectos en esas fechas. Configura respuestas automáticas en tu email y buzón de voz para que la clientela sepa que estás fuera de la oficina, y proporciona un contacto alternativo si es necesario. Todo esto hará que cuando llegues al aeropuerto puedas aprovechar al máximo tu día de viaje, de la forma más productiva y sin estrés.

¿Qué es la regla 1-3-5 de la productividad?

Un truco de productividad que funciona muy bien cuando se viaja por trabajo es la regla 1-3-5. Esta regla divide tu carga de trabajo diaria en tres categorías: una tarea principal, tres tareas medianas o intermedias y cinco tareas pequeñas o menores. No debes pasar a otra tarea hasta que estas nueve estén finalizadas. Con una división clara de tus objetivos, podrás completar toda tu lista 1-3-5 en un día, lo que te ayudará a priorizar tu tiempo.

¿Cuál es el truco definitivo para la productividad?

Puede que parezca contradictorio, pero el truco definitivo para la productividad es hacer menos. Aprender a decir no a proyectos y tareas que te hacen perder el tiempo es una de las mejores formas de avanzar.

Antes de programar una reunión piensa: ¿es necesaria? ¿O puedo invertir mejor ese tiempo? En los viajes de trabajo, es más fácil dejarse llevar y decir "Sí" a todo, lo que conduce a una lista de tareas interminable y, en consecuencia, al agotamiento. Aún puedes decir "Sí" a las oportunidades, pero de una manera enfocada y consciente.

Cómo aprovechar al máximo un viaje de trabajo

Cuando se trata de oportunidades y de establecer relaciones, no hay nada mejor que los viajes de trabajo presenciales. Puedes trabajar mientras viajas de forma más inteligente al priorizar tareas, aprovechar el tiempo libre y mantener tu rutina habitual de sueño y ejercicio.

Al utilizarplataformas exclusivas de gestión de viajes de empresaespecializadas como Booking.com for Business, los gestores de viajes de empresa y quienes viajan también pueden reducir el estrés que reduce la productividad. Ahorra tiempo en el proceso de reserva al gestionar las aerolíneas, los hoteles y el alquiler de coches desde una única plataforma, todo ello mientras almacenas los itinerarios del personal en un mismo lugar. Cuando surgen retrasos o cancelaciones, la empresa también puede localizar al personal y cambiar las reservas de forma remota para minimizar el estrés.