Guía completa para el cumplimiento de la política de viaje

¿Qué es una política de viaje?

Una política de viaje es un conjunto de reglas que describen detalladamente cómo se deben realizar los viajes de negocios. Por lo general, el gestor de viajes de empresa, el responsable de RR. HH., el equipo legal o bien el responsable de la oficina es quien se encarga de elaborar la política de viaje de una empresa.

La clave para crear una buena política es encontrar el equilibrio óptimo entre los intereses de la empresa y las necesidades de la plantilla.

¿Qué debe incluir una política de viaje?

Una política de viaje debe cubrir la totalidad de un viaje de negocios: desde la reserva del transporte hasta los presupuestos del alojamiento y las dietas de viaje.

Un error común es pensar que la política de viaje solo trata los costes. Aunque no deja de ser una parte importante, es necesario tener en cuenta que el éxito de un viaje de empresa depende de muchas más cosas.

Las reglas que se describen en la mayoría de políticas de viaje son:

• Cómo reservar vuelos, alojamiento, traslados del/al aeropuerto y alquiler de coches antes del viaje
• Cómo reservar un servicio de coche compartido una vez en el destino
• Cuál es el presupuesto diario para comida e imprevistos
• Cuáles son las normas de conducta en un viaje de trabajo
• Qué permisos se necesitan antes de organizar un viaje de trabajo
• Qué hay que preparar para cada destino, por ejemplo, documentos, regalos o salas de reuniones
• Cuáles son las responsabilidades de los empleados, por ejemplo, activar el roaming o comprobar el seguro de viaje

Después de elaborar una política de viaje, el siguiente paso es incentivar a la plantilla para que la cumpla. A continuación, hemos recopilado una lista de las mejores prácticas que debes seguir para garantizar su cumplimiento.

7 formas de garantizar el cumplimiento de la política de viaje

Después de elaborar la política de viaje es el momento de asegurarse de que todo el mundo en la empresa la sigue. Aquí tienes 7 consejos sobre cómo asegurar el cumplimiento de la política de viaje por parte de la plantilla.

1. Ten presente el deber de asistencia

Tus responsabilidades deben empezar con el deber de asistencia. Asegurarse de que tienes en cuenta el bienestar de tus empleados y de que nunca les pondrás en peligro es una de las principales reglas para garantizar el cumplimiento de la política de viaje.

El deber de asistencia abarca muchos elementos. Desde no exponer a las personas a peligros durante viajes de trabajo, como enviarles a lugares de riesgo, hasta asegurarse de no presionar a las personas solo para ahorrar costes, como insistir en un vuelo más largo porque es más barato.

2. La comunicación es clave

La manera más fácil de asegurarse de que las personas cumplan la política de viaje es comunicarla de la manera más clara posible, usando un lenguaje fácil de entender y evitando la jerga legal.

Algunas soluciones simples que recomendamos son:

1. Sesiones trimestrales de recordatorio con toda la empresa
2. Programar reuniones preliminares con quien va a viajar
3. Añadir la información necesaria en el material para cuando alguien se incorpora a la empresa

3. Crea una lista sencilla

A veces, la forma más fácil de seguir un conjunto de reglas es recopilar una lista sencilla.

Crear una lista paso a paso y definir los límites de un presupuesto fomenta que se cumpla la política de viaje y, además, permite a los empleados organizar sus viajes de negocio de forma adecuada. Esto, a su vez, puede ayudar a promover un entorno de trabajo más independiente.

4. Define los límites y haz una lista de proveedores

Definir el límite del presupuesto por noche, así como la categoría del hotel, ayuda a garantizar el cumplimiento de la política de viaje. Explica claramente si tus empleados pueden reservar un hotel de mínimo 3* y fija un presupuesto diario, por poner un ejemplo.

Además, algunas empresas están más que dispuestas a negociar y crear ofertas específicas para los viajes corporativos. Puedes crear una lista de proveedores habituales para que el proceso de decisión sea más fácil.

5. Flexibilidad con tu política de viaje

Incluso con una política de viaje vigente, la realidad es que no se puede controlar todo. Si tienes una política flexible, no solo quitas presión a los empleados, sino que también te aseguras de tener previsto cualquier cambio en los planes de viaje.

Debes tener previsto que las reservas se pueden cancelar, puede haber overbooking en el hotel o alguien puede tener un problema de salud en el extranjero.

6. Escucha las opiniones

Ten un debate abierto sobre la política de viaje con toda la empresa y escucha las opiniones de todas las partes.

Se recomienda actualizar periódicamente la política y mejorarla si es necesario. Con el tiempo y a medida que tu empresa tenga más experiencia con los viajes corporativos, será más fácil encontrar soluciones a cualquier problema.

7. Da incentivos para conseguir el cumplimiento

Los incentivos son una excelente manera de motivar a los empleados a comprometerse y cumplir una política de viaje. Puedes plantearte dividir el excedente del presupuesto de viaje como una bonificación anual o reconocer las mejores prácticas de viaje y los mejores destinos en un viaje corporativo.

Cómo medir el cumplimiento de la política de viaje de la empresa y las consecuencias de no cumplirla

Se puede medir el cumplimiento de la política de viaje a través de números, como estimaciones de presupuesto, y enviando un cuestionario a los empleados que viajan cuando han vuelto.

Pero el cumplimiento de la política de viaje es un elemento importante en todos los aspectos. Los beneficios de incentivarlo son:

1. Mostrar el deber de asistencia. Hacer que las personas empleadas cumplan la política de viaje en realidad podría beneficiarles. Las reglas existen por su propia seguridad, así que asegurarse de que las respetan es una forma de preocuparte por ellas.
2. Garantía de transparencia y mejores previsiones. Saber de antemano que se respetará tu política es una forma de evitar sorpresas desagradables y de hacer predicciones presupuestarias y de programación.
3. Evitar gastar de más. Las políticas de viaje están específicamente para ofrecer pautas sobre el gasto presupuestario. Si no animas a la plantilla a respetar la política de viaje, se corre el riesgo de que gasten de más en sus viajes de negocios.
4. Consolidar la forma de trabajo. Al cumplir la política de viaje, será más fácil para tu plantilla organizar el viaje corporativo de forma estructurada. No solo les ayudarás a tomar decisiones en el momento de reservar sus viajes, sino que así podrán enfocarse en la parte comercial del viaje.