Les voyages d'affaires sont aussi importants pour les petites entreprises que pour les grandes sociétés. La possibilité d'assister à des événements et à des salons, ainsi que de rencontrer en personne des clients, des partenaires, des fournisseurs, des investisseurs et des parties prenantes renforce les relations et favorise le partage d'idées et de connaissances. Ces activités sont vitales pour les PME (petites et moyennes entreprises), surtout après des mois de confinement et de perturbations économiques.
La pandémie a particulièrement touché les petites entreprises. Même si les outils de visioconférence et de collaboration ont relativement bien joué leur rôle de substituts, les échanges en personne restent déterminants. Les voyages d'affaires doivent donc faire partie intégrante des plans de relance et des activités commerciales de chaque PME.
Qu'entendons-nous exactement lorsque nous évoquons les voyages d’affaires des PME ?
Les PME peuvent être amenées à organiser des voyages pour diverses raisons. En voici quelques exemples :
- Assister à des événements et à des conférences
- Organiser des entretiens professionnels ou des conférences de presse
- Assister à des séminaires et à des réunions
- Exposer dans des salons
- Faire des présentations ou donner des conférences
- Acquérir des produits et rencontrer des fournisseurs
- Assister à des formations et à d'autres activités éducatives
- Participer à des événements d’entreprise
Quelle est la différence entre les voyages d’affaires des petites et des grandes entreprises ?
Les multinationales peuvent envoyer plusieurs employé(e)s en voyage d'affaires en même temps, alors que les PME auront plutôt tendance à n'en envoyer qu'un(e) ou deux. En règle générale, les grandes entreprises disposent de budgets plus importants, se concentrent davantage sur la gestion des risques et font appel à une agence ou à un gestionnaire dédiés pour réserver leurs voyages d'affaires.
Bien que les PME aient habituellement des budgets plus restreints pour les voyages d'affaires, elles finissent souvent par dépenser plus que les grandes entreprises, si l’on tient compte des bénéfices rapportés. Il est donc impératif pour les PME de s’emparer de la planification des voyages d'affaires, de mettre en place une politique de voyage encadrant les frais de déplacement ainsi qu’une obligation de diligence, et d’utiliser un outil de gestion des voyages d’affaires dédié pour économiser et maximiser leurs profits au mieux.
En plus du budget, les PME sont confrontées à un autre défi : connaître l'emplacement de chaque membre de leur personnel ainsi que les réglementations sanitaires et les diverses implications en matière de sécurité pour chacun de ces lieux. Les entreprises ont une obligation de diligence envers les membres de leur personnel afin de garantir leur sécurité et leur bien-être, que ce soit au bureau ou lors des déplacements. Les petites entreprises doivent s'y conformer tout autant que les grandes sociétés.
En cas d'urgence ou d'incident affectant le voyage d’un(e) employé(e), les PME doivent être en mesure de réagir rapidement et de fournir un soutien à leur personnel. Cela peut s'avérer difficile si l’entreprise ignore l’emplacement et l’itinéraire de la personne concernée. Si elles ne peuvent pas retrouver facilement au même endroit toutes les informations relatives aux voyages d’affaires, les petites entreprises peuvent perdre la trace des déplacements des membres de leur personnel et ainsi mettre involontairement leur sécurité et leur bien-être en danger.
À quelles autres difficultés les PME peuvent-elles être confrontées lorsqu’elles n’utilisent pas une solution dédiée à la gestion des voyages d’affaires ?
Réserver un voyage d'affaires peut prendre du temps et revenir cher. Cela peut prendre en moyenne 45 minutes à un(e) employé(e) pour réserver un voyage d'affaires complet, en choisissant des options de vol et d'hébergement qui rentrent dans le budget.
En plus de ne potentiellement pas respecter leur obligation de diligence, les PME peuvent également être confrontées à des dépenses trop élevées de leur personnel pour les hôtels, les locations de voitures et les vols. De plus, il peut être compliqué de déterminer ce qui constitue des frais de déplacement et ce qui donne droit à un remboursement. Les employé(e)s peuvent parfois réserver leurs voyages d'affaires sans consignes, puis soumettre les reçus correspondants, ce qui peut engendrer des dépenses plus élevées que prévu.
Tout cela peut coûter cher à une entreprise, à la fois en matière de temps et d'argent, ainsi qu'en ressources administratives. C'est pour cette raison que les entreprises, grandes et petites, utilisent différentes solutions facilitant l’organisation des voyages d'affaires. Il peut s’agir d’une solution onéreuse (société de gestion des voyages ou agence de voyages d'affaires) ou bien d'une plateforme gratuite dédiée aux voyages d'affaires, comme Booking.com for Business.
Quels sont les avantages à utiliser une plateforme numérique de gestion des voyages d'affaires ?
En utilisant une solution dédiée pour la gestion des voyages, le temps nécessaire pour réserver un séjour est considérablement réduit. En effet, l'agent ou la plateforme agit comme une solution tout-en-un pour l’ensemble des prestataires de services de voyage (compagnies aériennes, hôtels, sociétés de location de voitures, etc.). Le fait de disposer de règles claires concernant les déplacements, comme une politique de voyage au sein de l’entreprise, assure d’adopter une approche professionnelle et responsable dans ce domaine.
Le recours à une société de gestion des voyages (TMC) ou à une agence de voyages peut être une option viable pour les PME, mais les coûts de ces services peuvent parfois être prohibitifs. En utilisant une plateforme numérique gratuite dédiée à la gestion des voyages, les petites entreprises peuvent faire des économies, surveiller leurs dépenses et consulter au même endroit les coûts engendrés par les réservations d’hôtels, de vols et de locations de voiture de tous leurs voyages d’affaires. Elles peuvent retrouver toutes les données nécessaires et conserver en ligne les informations précises d’un voyage, en toute transparence.
Les solutions de gestion de voyages en ligne possèdent des tableaux de bord faciles à utiliser et ne nécessitent aucune assistance supplémentaire de la part d'une agence de voyages pour être configurées. Il est donc possible de les prendre en main en quelques minutes. La plateforme enregistre tous les détails des voyages de l'entreprise, ce qui réduit les coûts administratifs et les réclamations éventuelles. Elle peut également être synchronisée sur de nombreux appareils : téléphone, ordinateur portable, ordinateur de bureau et tablette.
Des autorisations spéciales peuvent être mises en place afin que la plateforme soit accessible par d’autres membres du personnel, comme le directeur financier/la directrice financière, le ou la responsable des voyages, le ou la responsable de bureau, le ou la PDG, les assistant(e)s personnel(le)s ou encore directement les employé(e)s.
Les plateformes de voyage éliminent également la nécessité pour une entreprise de négocier elle-même des prix individuels, car la technologie exploite le volume collectif pour accéder à des réductions et programmes de fidélité au nom de l'entreprise. Il suffit donc aux PME de s'inscrire sur la bonne plateforme de voyages d'affaires pour obtenir les meilleurs tarifs et des offres avantageuses sur les hôtels, les vols et les voitures.
En utilisant une plateforme de voyages d'affaires, les PME peuvent également réserver facilement et en quelques clics un voyage complet avec vol, hôtel et voiture de location. Elles n'ont pas besoin de rechercher les meilleures offres et de les réserver séparément. La plateforme le fait à leur place en tirant parti de son volume de recherche pour accéder à toutes les réductions disponibles. Cela permet d'économiser du temps et de l'argent, et d'augmenter la productivité des employé(e)s.
Les solutions de voyages d'affaires en ligne renferment également toutes les informations concernant les emplacements des employé(e)s, qui sont accessibles en un clic. En cas d’imprévu ou de changement de circonstances, les entreprises peuvent ainsi localiser les membres de leur personnel et apporter les modifications nécessaires à leurs réservations.
Les petites entreprises peuvent bénéficier d’un grand nombre d'autres avantages en utilisant une plateforme numérique pour organiser leurs voyages d'affaires, par exemple :
- Réserver et gérer un voyage d'affaires complet au même endroit (hébergement, vols, trains, location de voiture, espace de bureau, etc.) et accéder aux meilleures offres en une seule fois
- Assurer la sécurité du personnel et le respect d'une politique de voyage d'entreprise
- Économiser de l'argent, de nombreuses plateformes de voyages numériques étant moins chères que les agences ou les gestionnaires de voyages. Certaines sont totalement gratuites
- Partager l'itinéraire d'un(e) employé(e) et se coordonner avec d'autres membres du personnel lors du même voyage
- Réduire les coûts administratifs associés au recueil des notes de frais
- Combiner le travail avec les déplacements personnels, pour les personnes souhaitant travailler depuis n’importe quel endroit ou associer voyage d’affaires et de loisirs
Comment économiser sur votre voyage d'affaires grâce à la plateforme de voyage de Booking.com for Business ?
Utiliser une solution fiable de gestion des voyages d'affaires en ligne est le meilleur moyen pour les petites entreprises d'économiser sur leurs déplacements. Booking.com for Business est une plateforme entièrement gratuite : il n'y a ni frais de réservation ni frais d'inscription. Il s’agit d’une solution clé en main grâce à laquelle les PME peuvent répondre elles-mêmes à tous leurs besoins en matière de voyages d'affaires depuis une seule plateforme. En quelques clics, les employé(e)s peuvent réserver des voyages d'affaires complets, en obtenant les meilleures offres sur les hôtels, les locations de voitures et les vols. Il n'est donc plus nécessaire de rechercher chaque élément séparément.
Booking.com for Business propose une large sélection d'hébergements et de services de voyage pour les PME, ainsi que des millions de commentaires transparents de vrais clients. La plateforme permet d’accéder à des réductions Genius et d’ajouter des cartes de fidélité ou des programmes de voyageurs fréquents afin de faire encore plus d’économies. Il est également possible de réserver facilement des hôtels qui adoptent des politiques de voyage durable en repérant le badge du programme Voyage Durable, un programme leader sur le marché dans ce domaine.
L'interface de Booking.com for Business est ergonomique, réactive et facile à utiliser. La prise en main prend moins de 5 minutes et ne nécessite pas l’assistance d'un agent de voyage. La technologie d'apprentissage automatique aide les employé(e)s à choisir les options qui correspondent à leurs besoins, en mettant en évidence les meilleurs tarifs, en fonction de la politique de voyage de leur société et de leurs précédents choix.
