Administrative Assistant QEHSS

Wij zijn op zoek naar een Administrative Assistant QEHSS

Jouw verantwoordelijkheden:

Administratie

• Je voert administratieve taken uit met betrekking tot de voorbereiding, opvolging en verwerking van meerderde afdelingsprocessen, zoals periodieke controles, observatierondgangen, procesgevarenanalyses enz
• Je kan de rol opnemen van secretaris tijdens procesgevarenanalyses
• Je voert steekproeven uit op ingevulde documenten, zoals afgesloten werkvergunningen, …, ter voorbereiding van periodieke rapporteringen
• Je assisteert in de administratie m.b.t. aankopen, zoals het opvragen van offertes, opmaken van purchase requisitions, facturatiecontrole,
• Je zorgt voor administratieve ondersteuning van meerdere QEHSS programma’s, zoals veiligheidscultuur, well-being, afvalbeheer, audits & reviews

Dataverzameling en -rapportering

• Je staat in voor de administratie, gegevensverzameling en opvolging van het regionale PAWS systeem
• Je verzamelt gegevens voor KPI dashboards, PSM Metrics en vult deze aan
• Op maandelijkse basis verzamel je gegevens rond gewerkte uren van eigen werknemers en contractoren en geeft deze in het corporate rapporteringssysteem

Werkplanning

• Je staat in voor de planning, administratie en opvolging van de periodieke medische onderzoeken in samenspraak met Product Stewardship & Health Coordinator en de externe preventiedienst
• Je werkt mee aan de planning van de periodieke procesgevarenanalyses
• Je helpt mee aan de coördinatie, registratie en opvolging van acties afkomstig van meetings, rondgangen, controles, enz.

Operationele taken

• Je kunt zelfstandig éénvoudige rondgangen en controles uitvoeren als ondersteuning van collega's
• Je assisteert in de on-offboarding van werknemers
• Je ondersteunt bij de coördinatie en begeleiding van interne en externe partners t.b.v. ophalingen en verzendingen, metingen, onderzoeken, inspecties of andere uitvoerende taken
• Je helpt mee bij de coördinatie en uitvoering van verbeteringsprojecten door de QEHSS afdeling

Documentbeheer en -voorbereiding

• Je helpt mee aan de voorbereiding en opstellen van periodieke rapporten en verslagen, zoals weekrapporten, maandverslagen, jaarverslagen, … en verzamelt gegevens hiervoor
• Je werkt mee aan het voorbereiden en opstellen van presentaties, zoals trainingen, management reviews, workshops
• Je voorziet in administratieve ondersteuning voor het opstellen en uitgeven van procedures en werkinstructies
• Je ondersteunt bij digitaliseren en archiveren van wettelijke/officiële documenten

Veiligheid en Compliance

• Je voert jouw taken uit binnen het kader van de wetgeving, regelgeving, policies, procedures & werkinstructies
• Je promoot een veilige werkomgeving
• Je past alle bedrijfspolicies toe (OE, LSR, …)
• Je werkt binnen het kader van alle gerelateerde wetten en regelgevingen
• Je volgt alle opgelegde veiligheidstrainingen binnen voorgeschreven termijnen
• Je draagt de regionale essentiële veiligheidsgedragingen uit naar de organisatie

Wat verwachten we van jou?

• Je beschikt over een Bachelor/Graduaat diploma
• Je draagt veiligheid en milieu hoog in het vaandel
• Je kan vlot om met diverse digitale toepassingen
• Je hebt een drive voor continue verbetering
• Je werkt op een georganiseerde en proactieve wijze
• Je kan vlot in het Engels spreken, schrijven en lezen

Performance by design. Caring by choice.™

We willen een plaats zijn waar mensen willen werken. Daarom richten we ons vooral op veiligheid, wederzijds respect, integriteit en een prestatiegerichte omgeving.

We produceren niet alleen chemicaliën, maar ook een aangename werkplek!

● Je komt terecht in een gedreven team. CPChem’ers willen samen doelen bereiken. We staan klaar voor elkaar, helpen elkaar waar nodig en gaan steeds voor the extra mile.

● We zetten ons in voor de maatschappij. We steunen graag initiatieven zoals de Warmste Week en de voedselbanken, zijn stichtend lid van de Alliance to End Plastic Waste en nemen deel aan opruimacties als Clean The Beach. Ook onze eigen werking blijven we verduurzamen. Zo zijn we de afgelopen 10 jaar maar liefst 25% energie-efficiënter geworden.

● Veiligheid staat hier centraal. Onze veiligheidscijfers behoren tot de beste in de branche en Our Journey To Zero helpt ons onze mensen te beschermen en op een veilige manier producten te

creëren.

● We hechten belang aan jouw welzijn. Onze Social Club organiseert allerlei leuke activiteiten, er is geregeld vers fruit of soep te vinden op kantoor en onze werkplekken zijn ergonomisch ingericht.

● We geven je de kans om jezelf te blijven ontwikkelen door middel van opleidingen. Naast verplichte trainingen, krijg je de kans om zowel interne als externe opleidingen te volgen en horizontaal of verticaal door te groeien.

● We bieden je flexibiliteit en ontspanning. Je werkt 40 uur per week, die je via flexibele uren kan presteren.

● Naast van een mooi loon, kun je ook van allerlei extralegale voordelen genieten. We zorgen voor een hospitalisatieverzekering voor je hele gezin, een groepsverzekering, tandverzekering, verzekering gewaarborgd inkomen, flex benefits plan, sport- en cultuurcheques, ecocheques, maaltijdcheques (€8), sinterklaascheques, eindejaarscheques en een bonussysteem voor alle medewerkers.