Assistant de direction/Assistante de direction

Si contribuer à la défense des pouvoirs locaux vous tente

Si vous êtes un(e) professionnel(le) organisé(e), proactif(ve) et orienté(e) vers l’excellence

Si vous souhaitez évoluer dans un environnement dynamique où vos compétences en gestion administrative et en coordination seront valorisées

Nous recherchons :

UN(E) ASSISTANTE(E) DE DIRECTION

(Soutien essentiel à la Direction Générale et aux organes politiques)

Contrat à durée indéterminée – temps plein– Entrée en fonction rapidement

BRULOCALIS est l’Association de la Ville et des Communes de la Région Bruxelles-Capitale qui a pour mission principale de soutenir les 19 communes et CPAS bruxellois dans leurs missions au service des citoyens.

Elle est garante de la démocratie en défendant le rôle des Pouvoirs Locaux comme premier relais des préoccupations des citoyens et en encourageant la participation des acteurs concernés à la prise de décision. Au travers de ses actions, Brulocalis promeut et véhicule les valeurs de la démocratie, du pluralisme, de fiabilité, de proactivité, de solidarité, de respect et d’intégrité. Brulocalis est composée de plusieurs Services réalisant des missions variées et transversales permettant de soutenir ses membres, les communes et les CPAS, d’être à la fois leur bureau d’études mais aussi le relais de leurs préoccupations vers les gouvernements régional et fédéral. Son Conseil d’Administration est principalement composé de bourgmestres, d’échevins et de conseillers communaux, issus des communes bruxelloises.

Pour plus d’informations voir : www.brulocalis.brussels

Votre rôle

En tant qu’Assistant(e) de Direction, vous serez le pilier administratif de la Direction Générale (DG) et des organes politiques de Brulocalis : le Bureau, le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale. Vous serez également impliqué(e) dans la gestion administrative d’autres instances externes.

• Vous gérez et coordonnez l’agenda de la DG, assurez la prise de rendez-vous, et veillez à l’organisation efficace des réunions, notamment à travers la préparation des ordres du jour et des comptes-rendus.
• Vous prenez en charge les communications administratives, incluant la gestion du courrier, la rédaction de lettres et de mails, l’archivage des documents, ainsi que la préparation et la signature des documents officiels.
• Vous organisez les réunions des organes politiques en concertation avec la DG et le Responsable plaidoyer, garantissant une logistique sans faille et le respect des procédures administratives et légales.
• Vous assurez le suivi administratif des décisions des organes politiques, en coordonnant notamment les formalités relatives aux participants, les jetons de présence et les publications officielles.
• Vous préparez et gérez les documents, calendriers et communications nécessaires pour les instances externes, en veillant à une coordination optimale avec les participants et les organisateurs.

Votre profil

• Diplôme : Bachelier à orientation administrative ou Master;
• Vous avez une expérience confirmée dans une fonction similaire, idéalement dans un environnement politique ;
• Vous maîtrisez les outils bureaucratiques MS OFFICE (Word, PowerPoint, Outlook, Excel), vous gérez facilement les mailings et êtes ouvert(e) à l’apprentissage d’autres outils informatiques ;
• Vous avez une parfaite maîtrise du Français et avez une connaissance opérationnelle du Néerlandais.

Vos atouts

• Vous êtes reconnu(e) pour votre fiabilité, votre proactivité et votre capacité à travailler sous pression tout en respectant des délais serrés.
• Doté(e) d’un véritable esprit d’équipe, vous favorisez la solidarité, le respect, et êtes orienté(e) vers la qualité et le service pour satisfaire au mieux vos interlocuteurs.
• Votre aisance relationnelle, combinée à votre sens de la diplomatie et de la courtoisie, vous permet de développer un réseau efficace et de maintenir des relations de confiance avec vos partenaires.
• Vous maîtrisez les compétences en organisation, en gestion du temps et possédez une grande adaptabilité, atouts essentiels pour évoluer dans un environnement exigeant et en constante évolution.
• Grâce à votre curiosité intellectuelle et à vos solides capacités rédactionnelles, vous apportez des solutions précises et innovantes, tout en garantissant une stricte confidentialité dans la gestion des données.
• Si vous avez une expérience dans la gestion de marchés publics ou êtes attentif(ve) à la conscience des coûts, votre rigueur et votre sens de l’initiative renforcent votre efficacité dans les projets administratifs complexes.

Procédure

Veuillez envoyer votre cv et lettre de motivation à rh@brulocalis.brussels au plus tard le 31/01/2025.

Un test écrit et un entretien oral seront organisés.

Conditions

Outre un salaire de base attractif et un cadre de travail stimulant, Brulocalis propose :

• Un rôle clé où vous ferez la différence en soutenant les acteurs locaux ;
• Une culture organisationnelle axée sur la qualité, l’esprit d’équipe et le respect ;
• Une prise en charge des frais de transport en commun à 100 % ;
• Des chèques repas ;
• Un horaire flottant et flexible permettant de concilier vie privée et vie professionnelle ;
• Une assurance groupe et une assurance hospitalisation.