Assistant de direction/Assistante de direction

offre d'emploi 2024/135

Le Rectorat de l'ULB recrute :

Un·e assistant·e de direction pour un CDI à temps plein

Contexte :

• L'Université libre de Bruxelles (ULB) recherche un assistant ou une assistante de direction pour rejoindre une équipe dynamique et contribuer activement à l’organisation administrative du Rectorat.
• Vous serez un acteur clé dans la gestion et le suivi des activités organisationnelles, administratives et stratégiques au sein de l’Université, au service du Rectorat.

Missions :

• Organisation des réunions : planification complète, gestion des aspects logistiques, prise de notes, rédaction de synthèses et suivi des actions
• Gestion Administrative : mise en page de documents, traitement et archivage structuré et intelligent des correspondances et dossiers, participation aux commandes
• Outils numériques et innovation IA : automatisation des tâches et utilisation des outils administratifs basés sur l’intelligence artificielle
• Coordination des agendas : contribution à la planification des réunions et au suivi rigoureux des rendez-vous
• Communication interne et externe : gestion des demandes d’information, centralisation et transmission des données, coordination avec les équipes pour l'élaboration des dossiers
• Support institutionnel : support et backup de l’Assistante de la Rectrice, participation à des événements et point de contact avec les parties prenantes
• Préparation et suivi des dossiers

Profil :

• Formation requise : diplôme universitaire ou expérience significative dans une fonction similaire
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l'Enseignement Supérieur)

Connaissances et compétences générales :

Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et proactive, possédant les qualités et compétences suivantes :

• Connaissance des langues : excellente maîtrise écrite du français et capacité à échanger oralement en néerlandais ou en anglais
• Maîtrise des outils de bureautique
• Aisance (ou motivation à vous former) avec les outils numériques basés sur l’IA
• Agilité dans la gestion des priorités et bonne gestion du stress
• Capacité d’adaptation dans un environnement multitâche et évolutif
• Connaissance du milieu universitaire (ou volonté d’apprendre rapidement)
• Aptitude à travailler en autonomie mais aussi en équipe et à échanger efficacement des informations
• Respect de la confidentialité et discrétion irréprochable

Nous offrons :

• Une variété de missions enrichissantes dans un cadre stimulant
• La possibilité de travailler au sein d’une équipe dynamique et motivante
• Un environnement académique où vous pourrez évoluer et développer vos compétences
• Des formations continues pour approfondir vos connaissances et maîtriser des nouveaux outils

Politique d’égalité des chances :

La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·es en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

• Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
• N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
• Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.