Alles zur Einhaltung von Reiserichtlinien

Was ist eine Reiserichtlinie?

Eine Reiserichtlinie ist eine Reihe von Regeln, die genau festlegen, wie Geschäftsreisen durchgeführt werden sollten. Normalerweise ist der Reisemanager eines Unternehmens, die Personalleitung, das Rechtsabteilungsteam oder die Büroleitung für die Ausarbeitung der Reiserichtlinien eines Unternehmens verantwortlich.

Der Schlüssel zur Erstellung einer guten Richtlinie liegt darin, ein optimales Gleichgewicht zwischen den Interessen des Unternehmens und den Bedürfnissen der Mitarbeiter zu finden.

Was sollte eine Reiserichtlinie enthalten?

Eine Reiserichtlinie muss den gesamten Ablauf einer Geschäftsreise abdecken – von der Buchung des Transports bis hin zu Budgets für Unterkünfte und Reisekostenpauschalen.

Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass die Reiserichtlinie nur die Kosten umfasst. Obwohl diese wichtig sind, müssen Sie bedenken, dass für den Erfolg einer Geschäftsreise noch mehr nötig ist.

In den meisten Reiserichtlinien sind Regeln zu folgenden Themen festgelegt:

• Buchung von Flügen, Unterkünften, Flughafentransfers und Mietwagen vor der Abreise
• Buchung von Carsharing-Services vor Ort
• Tagesbudget für Verpflegung und Nebenkosten
• Verhaltensregeln auf einer Geschäftsreise
• Welche Genehmigungen vor der Organisation einer Geschäftsreise erforderlich sind
• Was für das Reiseziel vorzubereiten ist – z.B. Dokumente, Geschenke oder die Buchung von Meetingräumen
• Welche Pflichten der reisende Mitarbeiter hat – z.B. die Aktivierung von Roaming oder der Abschluss einer Reise-Versicherung

Nach der Erstellung einer Reiserichtlinie für Geschäftsreisen besteht der nächste Schritt darin, die Mitarbeiter zur Einhaltung der Richtlinie anzuhalten. Im Folgenden haben wir eine Liste der besten Vorgehensweisen zusammengestellt, die Sie befolgen sollten, um die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen.

7 Tipps zur Einhaltung der Reiserichtlinien

Nachdem Sie die Reiserichtlinien erstellt haben, müssen Sie nun sicherstellen, dass sie von allen Mitarbeitern des Unternehmens befolgt werden. Im Folgenden finden Sie sieben Tipps, wie Sie die Einhaltung der Reiserichtlinien durch Ihre Mitarbeiter sicherstellen können.

1. Achten Sie auf Ihre Sorgfaltspflicht

Ihre Pflichten beginnen mit Ihrer Sorgfaltspflicht. Eine der wichtigsten Regeln bei der Einhaltung der Reiserichtlinien ist, dass Sie das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter stets im Hinterkopf haben und sie nicht in Gefahr bringen.

Die Sorgfaltspflicht deckt eine Vielzahl von Aspekten ab. Angefangen damit, dass Sie Ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreisen keinen Gefahren aussetzen – z.B. indem Sie sie an riskante Standorte schicken – bis hin zu der Tatsache, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht unter Druck setzen, nur um Kosten zu sparen – z.B. indem Sie auf einem längeren Flug bestehen, weil er kostengünstiger ist.

2. Kommunikation ist das A und O

Um die Einhaltung Ihrer Reiserichtlinien durch die Mitarbeiter zu gewährleisten, sollten Sie sie so klar wie möglich vermitteln, indem Sie eine leicht verständliche Sprache verwenden und juristischen Fachjargon vermeiden.

Ein paar einfache Vorschläge sind:

1. Vierteljährliche Auffrischungs-Sessions mit dem gesamten Unternehmen
2. Planung von Vorbesprechungen mit allen Reisenden
3. Einbindung der entsprechenden notwendigen Informationen in Ihrem Onboarding-Prozess

3. Erstellen Sie eine leicht zu befolgende Checkliste

Eine Checkliste ist oft die einfachste Art, Regeln zu befolgen.

Die Erstellung einer Schritt-für-Schritt-Liste und die Festlegung von Budgetgrenzen trägt nicht nur zur Einhaltung der Reiserichtlinien bei, sondern befähigt Ihre Mitarbeiter auch dazu, ihre Geschäftsreisen selbst richtig zu organisieren. Das wiederum kann dazu beitragen, ein unabhängigeres Arbeitsumfeld zu schaffen.

4. Erstellen Sie Budgets und eine Liste von Anbietern

Die Festlegung der Budgetobergrenze pro Nacht sowie der Hotelkategorie trägt zur Einhaltung der Reiserichtlinien bei. Verdeutlichen Sie beispielsweise, dass Ihre Mitarbeiter kein Hotel mit weniger als 3* buchen sollten und geben Sie ein Tagesbudget vor.

Außerdem sind einige Unternehmen gerne bereit, spezielle Angebote für Ihre Geschäftsreisen auszuhandeln und zu erstellen. Erstellen Sie eine Anbieterliste von Partnerunternehmen, um den Prozess die Entscheidungsfindung zu erleichtern.

5. Bleiben Sie bei Ihrer Reiserichtlinie flexibel

Auch wenn Sie eine Reiserichtlinie haben, können Sie nicht alles kontrollieren. Indem Sie Ihre Richtlinie flexibel halten, nehmen Sie nicht nur den Druck von den Mitarbeitern, sondern Sie sind auch für jede Änderung der Reisepläne gewappnet.

Sie müssen berücksichtigen, dass Buchungen storniert werden können, das Hotel vielleicht überbucht ist oder ein Mitarbeiter im Ausland gesundheitliche Probleme haben könnte.

6. Hören Sie auf Feedback

Diskutieren Sie die Reiserichtlinien im gesamten Unternehmen und hören Sie sich das Feedback aller Beteiligten an.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Richtlinie ständig zu aktualisieren und bei Bedarf zu verbessern. Im Laufe der Zeit und mit zunehmender Erfahrung Ihres Unternehmens mit Geschäftsreisen lassen sich Probleme möglicherweise leichter lösen.

7. Schaffen Sie Anreize für die Einhaltung der Richtlinien

Anreize sind ein toller Weg, um Mitarbeiter zu motivieren, sich mit den Reiserichtlinien auseinanderzusetzen und diese einzuhalten. Sie können in Erwägung ziehen, das überschüssige Reisebudget als jährlichen Bonus zu verteilen oder die besten Reisepraktiken und die besten Reiseziele, die über Geschäftsreisen erreicht wurden, auszuzeichnen.

Messung der Einhaltung der Reiserichtlinien und Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Sie können die Einhaltung der Reiserichtlinien anhand von Zahlen messen – wie z.B. Budgetschätzungen – und indem Sie reisenden Mitarbeitern bei ihrer Rückkehr einen Fragebogen zusenden.

Die Einhaltung der Reiserichtlinien ist allerdings in jeder Hinsicht ein wichtiges Thema. Die Vorteile einer Ermutigung dazu sind:

1. Die Wichtigkeit der Sorgfaltspflicht hervorheben. Die Einhaltung Ihrer Reiserichtlinien durch Ihre Mitarbeiter könnte sogar in deren eigenem Interesse liegen. Die Regeln sind zu ihrer eigenen Sicherheit da. Wenn Sie also sicherstellen, dass diese befolgt werden, heißt das, Ihnen liegt das Wohl Ihrer Mitarbeiter am Herzen.
2. Gewährleistung von Transparenz und genaueren Einschätzungen. Wenn Sie im Voraus wissen, dass Ihre Richtlinie eingehalten wird, können Sie sowohl böse Überraschungen vermeiden als auch Budget- und Zeitplanungen besser vornehmen.
3. Vermeidung übermäßiger Ausgaben. Reiserichtlinien sind speziell dazu da, Richtlinien für Budgetausgaben zu bieten. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht dazu ermutigen, sich an die Reiserichtlinien zu halten, besteht die Gefahr, dass sie zu viel Geld für ihre Geschäftsreisen ausgeben.
4. Festigung der Arbeitsweise. Durch die Einhaltung der Reiserichtlinie können die Mitarbeiter ihre Geschäftsreise einfacher und strukturierter organisieren. Sie erleichtern ihnen nicht nur die Entscheidung bei der Buchung ihrer Reisen, sondern sie können sich so auch auf den geschäftlichen Teil der Reise konzentrieren.