De juiste betaaloplossing voor zakenreizen is essentieel voor je bedrijf om je financiën eenvoudig en efficiënt te beheren. Het is ook belangrijk om de beste betaalwijze te kiezen, zodat je werknemers gemotiveerd blijven om voor zaken te reizen.
We hebben een uitgebreide gids samengesteld die inzicht geeft in de verschillende beschikbare betaalwijzen voor zakenreizen en je helpt de beste te kiezen voor je zakenreisbehoeften.
Betaalwijzen voor zakenreizen
Tegenwoordig kunnen bedrijven kiezen uit een breed scala aan betaalwijzen voor zakenreizen. Afhankelijk van de reisbehoeften van je bedrijf kunnen sommige betaalwijzen meer of minder gemakkelijk en effectief zijn om toe te passen.
Centrale zakelijke creditcards
**Centrale zakelijke creditcards ** worden uitgegeven door bedrijven om zakelijke uitgaven te dekken. De kaart wordt betaald door het bedrijf en de naam staat erop. Veel kaartaanbieders, zoals Visa, Mastercard en American Express, bieden zakelijke creditcards en bijbehorende voordelen aan. Ze kunnen ook vereenvoudigde reiskostenrapportage aanbieden, waarbij handmatige rapportage niet meer nodig is en het rapportageproces dus sneller verloopt.
Voordelen
- Werknemers hoeven niet uit eigen zak te betalen
- Hoge kredietlimieten
- Zorgt voor naleving van het reisbeleid
- Vereenvoudigt het proces voor het bijhouden van uitgaven
- Eenvoudige data-analyse
- Voordelen en beloningsprogramma's (miles, loyaliteitspunten, toegang tot luchthavenlounge en cashback)
Nadelen
- Mogelijk hoge jaarlijkse kosten
- Minder bescherming dan persoonlijke creditcards
Individuele zakelijke creditcards
Individuele zakelijke creditcards zijn de meest flexibele betalingsoptie voor zakenreizen. Ze worden door bedrijven uitgegeven voor een specifieke werknemer om zakelijke kosten te dekken, waaronder de reiskosten die door het reisprogramma zijn toegestaan. De zakenreiziger moet na afloop van de reis de uitgaven declareren via een tool voor uitgavenbeheer.
Voordelen
- Werknemers hoeven niet uit eigen zak te betalen
- Werknemers kunnen zakenreizen kiezen en boeken hoe het hen uitkomt
- Hoge kredietlimieten
- Ondersteunt alleen legitieme betalingen voor zakenreizen zoals gedefinieerd in het reisbeleid van het bedrijf
- Scheidt persoonlijke en zakelijke reiskosten
- Voordelen en beloningsprogramma's (miles, loyaliteitspunten, toegang tot de luchthavenlounge en cashback)
Nadelen:
- Het kan voor bedrijven moeilijk zijn om de reiskosten onder controle te houden als ze geen efficiënte tool voor reisbeheer gebruiken
Persoonlijke creditcards
In sommige gevallen vragen bedrijven werknemers liever om hun persoonlijke creditcard te gebruiken om voor zakelijke uitgaven te betalen. Deze methode heeft echter verschillende nadelen voor werknemers, die vaak weken of maanden lang de kosten van zakenreizen moeten dragen voordat ze een vergoed worden door hun werkgever.
Voordelen
- Vermindert de initiële reiskosten en -lasten van het bedrijf
Nadelen
- Werknemers moeten hun eigen geld uitgeven voordat ze door het bedrijf worden terugbetaald. Dit proces kan lang duren, waardoor werknemers minder graag reizen
- Bedrijven hebben minder controle over de zakelijke reiskosten, en naleving van het reisbeleid is moeilijker te realiseren
Prepaid herlaadbare kaarten
Je bedrijf kan een vast bedrag storten op een Prepaid herlaadbare kaart, zodat werknemers deze tijdens hun zakenreizen als debetkaart kunnen gebruiken. Ze zijn niet gekoppeld aan een bankrekening en kunnen in realtime worden bijgevuld.
Voordelen
- Ideaal om uitgaven te beheren omdat de kaart kan worden geladen met een vooraf bepaald budget
- Werknemers hoeven geen kosten vooraf te betalen
- Geen administratiekosten
- Realtime inzicht in reiskosten
Nadelen
- De kaart kan eenvoudig worden gedeactiveerd bij diefstal of verlies
- Niet erg flexibel in het geval dat de vereisten voor een zakenreis veranderen
- Beperkte ondersteuning van valuta's
Virtuele betaalkaart
Een virtuele betaalkaart, zoals die van AirPlus, bestaat niet fysiek, maar is ingesteld voor een vooraf bepaald gebruik. Het bedrag dat kan worden uitgegeven staat vast en de kaart is niet gekoppeld aan de bankrekening van de gebruiker. De kaartgegevens zijn uniek voor elke transactie, met een beveiligingscode en een vervaldatum. Dezelfde kaart kan worden uitgegeven voor eenmalig of meervoudig gebruik.
Voordelen
- Breed scala aan betalingskanalen: apps, websites en telefoontransacties
- Betere beveiliging dan een fysieke kaart
- Eenvoudig uit te schakelen bij diefstal of verlies
- Verbeterde uitgavenregistratie, waarbij betalingen gecategoriseerd en georganiseerd worden
- Betere controle over uitgaven
Nadelen
- Kan niet worden gebruikt bij geldautomaten
- Een internetverbinding is vereist
- Wordt mogelijk niet overal geaccepteerd
Bankoverschrijving
Reguliere bankoverschrijvingen zijn nog steeds een van de meest populaire en veilige vormen van cashloos betalen. Ze kunnen een goede optie zijn om vooruitbetaalde zakenreizen te betalen.
Voordelen
- Veilig
- Er is beschermende wetgeving
Nadelen
- Kosten
- Mogelijke vertragingen
- Niet bruikbaar voor uitgaven onderweg
Hoe kies je de beste betaalwijze voor jouw bedrijf?
Het kiezen van de juiste betaaloplossing voor je bedrijf is een beslissing die afhangt van je behoeften en financiële processen.
Dit zijn de belangrijkste criteria om op te letten bij de beslissing welke betaalwijze voor zakenreizen het beste is voor jouw bedrijf:
1. Identificeer welke betalingsbehoeften je bedrijf heeft voor zakenreizen
De eerste stap om te begrijpen wat de beste oplossing is voor je zakenreisbetalingen is het analyseren van de zakenreisgewoonten van je bedrijf. Zijn zakenreizen frequent, incidenteel of zeldzaam in je bedrijf? Naar welke landen reizen je werknemers en reizen de meeste van je werknemers voor zaken of slechts een klein aantal? Op basis van dat antwoord kan de best passende betaaloplossing voor je behoeften verschillen.
2. Verzamel feedback van uw werknemers
Of het nu via een persoonlijke vergadering of via een enquête is, het kan erg nuttig zijn om feedback te verzamelen van je werknemers die gewend zijn om voor zaken te reizen. Zij kunnen je vertellen over eventuele knelpunten in verband met zakelijke uitgaven en over hun ervaring met het huidige systeem.
3. Analyseer je huidige zakelijke betaaloplossing
Om knelpunten en verbeterpunten te identificeren, is het belangrijk dat je je huidige betalingsoplossing voor zakenreizen analyseert:
- Let op hoe goed het proces voor het verrekenen van reiskosten werkt, of het efficiënt is en of werknemers er tevreden mee zijn.
- Overweeg of je de uitgaven in realtime kunt volgen en zo niet, of dat een handige functie zou zijn om te hebben.
- Heeft je huidige betaalwijze een pre-autorisatiefunctie voor uitgaven? Dit is om ervoor te zorgen dat de kosten binnen het budget en het reisbeleid passen.
- Weet of je betaalwijze kan worden gebruikt voor internationale transacties en of deze online en offline wordt geaccepteerd. Welke betaalwijze je ook kiest, je zakenreizigers moeten er probleemloos en zonder zorgen gebruik van kunnen maken.
- Om het maximale uit je betaaloplossing te halen, moet deze een beloningsprogramma hebben. Met een aantal zakelijke creditcards kun je punten, miles of cashback verdienen.
- Zorg er ten slotte voor dat klantenondersteuning via meerdere kanalen beschikbaar is om eventuele problemen snel op te lossen.
Op basis van deze criteria kun je bepalen welke van de vele zakelijke betaaloplossingen het beste bij jouw zakelijke behoeften passen.
De juiste oplossing vinden voor de betaling van zakenreizen vergt enig onderzoek en experimenteren. Het is evenwel een belangrijke beslissing om je zakenreiskosten beheersbaar te houden en ervoor te zorgen dat je werknemers een goede reiservaring hebben.
