Wie können Sie Verträge und Vereinbarungen mit Veranstaltungsorten und Lieferanten wie ein Profi aushandeln?

1 Kennen Sie Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget

Bevor Sie mit den Verhandlungen beginnen, müssen Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie wollen und was Sie sich leisten können. Erstellen Sie eine Liste Ihrer Veranstaltungsziele, Anforderungen und Prioritäten. Auf diese Weise können Sie die wichtigsten Aspekte des Vertrags und der Vereinbarung identifizieren, z. B. Datum, Ort, Kapazität, Catering, audiovisuelle Medien, Sicherheit und Stornierungsbedingungen. Sie müssen auch ein realistisches Budget für Ihre Veranstaltung festlegen und es verschiedenen Kategorien zuweisen. Auf diese Weise können Sie feststellen, wie viel Sie für jeden Veranstaltungsort oder Lieferanten ausgeben können und wie flexibel Sie sein können.

2 Recherchieren Sie und vergleichen Sie die Optionen

Sobald Sie Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget kennen, müssen Sie einige Nachforschungen anstellen und verschiedene Veranstaltungsorte und Anbieter vergleichen. Suchen Sie nach Online-Rezensionen, Erfahrungsberichten, Bewertungen und Empfehlungen. Überprüfen Sie ihre Websites, sozialen Medien und Portfolios. Wenden Sie sich an sie und fragen Sie nach Angeboten, Vorschlägen und Referenzen. Vergleichen Sie ihre Preise, Dienstleistungen, Qualität und ihren Ruf. Sie möchten das beste Preis-Leistungs-Verhältnis finden, nicht nur die billigste Option. Sie möchten auch deren Verfügbarkeit, Geschäftsbedingungen und Verhandlungspräferenzen herausfinden.

3 Bauen Sie Beziehung und Vertrauen auf

Beim Verhandeln geht es nicht nur um Zahlen und Klauseln. Es geht auch darum, eine Beziehung und Vertrauen zur anderen Partei aufzubauen. Sie möchten eine positive und respektvolle Beziehung aufbauen, von der beide Seiten profitieren können. Dazu müssen Sie effektiv kommunizieren, aktiv zuhören und Interesse und Wertschätzung zeigen. Sie müssen auch ehrlich, transparent und professionell sein. Vermeiden Sie es, unrealistische oder unvernünftige Forderungen zu stellen, Informationen zu verbergen oder zu lügen. Sie wollen eine Win-Win-Situation schaffen, keine Win-Lose-Situation.

4 Seien Sie vorbereitet und zuversichtlich

Verhandeln kann einschüchternd und stressig sein, besonders wenn Sie es mit erfahrenen oder aggressiven Kollegen zu tun haben. Deshalb müssen Sie vorbereitet und zuversichtlich sein. Sie müssen alle relevanten Informationen, Dokumente und Daten bereithalten. Sie müssen wissen, welche Alternative zu einer ausgehandelten Vereinbarung am besten geeignet ist (BATNA), Ihr Reservierungspreis (den tiefsten oder höchsten Punkt, den du bereit bist zu akzeptieren)und Ihr Kursziel (Das ideale Ergebnis, das Sie sich wünschen). Sie müssen auch Ihre Verhandlungsfähigkeiten üben, z. B. offene Fragen stellen, Zugeständnisse machen und mit Einwänden umgehen. Sie müssen durchsetzungsfähig, aber nicht aggressiv sein. Sie müssen flexibel, aber nicht verzweifelt sein.

5 Überprüfen und finalisieren Sie den Vertrag und die Vereinbarung

Nachdem Sie eine mündliche Vereinbarung mit dem Veranstaltungsort oder Anbieter getroffen haben, müssen Sie den Vertrag und die Vereinbarung überprüfen und abschließen. Sie müssen sicherstellen, dass alles klar und genau aufgeschrieben ist und dass es keine versteckten Gebühren, Klauseln oder Schlupflöcher gibt. Sie müssen die Details überprüfen, z. B. Datum, Uhrzeit, Standorte, Mengen, Preise, Zahlungen, Einzahlungen, Rückerstattungen, Strafen, Verbindlichkeiten und Eventualitäten. Sie müssen auch nach Klauseln suchen, die Sie vor unvorhergesehenen Ereignissen wie höherer Gewalt, Stornierung, Verschiebung oder Kündigung schützen können. Sie müssen den Vertrag und die Vereinbarung nur unterschreiben, wenn Sie damit zufrieden sind und sich damit wohlfühlen.

6 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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