Sie stehen vor Last-Minute-Änderungen an Ihrem Event-Setup. Wie werden Sie die Verhandlungen mit den Mitarbeitern des Veranstaltungsortes führen?

1 Bewerten Sie die Auswirkungen

Bevor Sie in Verhandlungen eintreten, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Auswirkungen der Änderungen auf Ihre Veranstaltung zu bewerten. Verstehe genau, was sich verschoben hat und wie sich das auf dein Setup auswirkt. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Bedürfnisse gegenüber dem Personal des Veranstaltungsortes klar zu artikulieren. Berücksichtigen Sie alle Aspekte wie Platzbedarf, Sitzordnung, technische Anforderungen und eventuelle Zusatzleistungen, die betroffen sein können. Wenn Sie die Auswirkungen umfassend verstehen, sind Sie in einer stärkeren Position, um Anpassungen auszuhandeln, die sowohl notwendig als auch vernünftig sind.

2 Vertrag überprüfen

Überprüfen Sie als Nächstes den Vertrag, den Sie mit dem Veranstaltungsort geschlossen haben. Achten Sie genau auf Klauseln, die sich auf Änderungen und Stornierungen beziehen, da diese Ihre Verhandlungen leiten werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Rechte und Pflichten sowie die des Veranstaltungsortes kennen. Wenn es eine Klausel über höhere Gewalt oder eine andere Bestimmung gibt, die auf Ihre Situation zutreffen könnte, sprechen Sie sie in den Gesprächen an. Dieser Schritt stellt sicher, dass Sie vollständig über den rechtlichen Rahmen informiert sind, innerhalb dessen Sie Änderungen beantragen und erwarten können.

3 Dialog öffnen

Initiieren Sie einen offenen Dialog mit dem Personal des Veranstaltungsortes. Gehen Sie mit einer kollaborativen Denkweise an sie heran und drücken Sie Ihre Bereitschaft aus, zusammenzuarbeiten, um eine Lösung zu finden. Erklären Sie klar die Situation und die Änderungen, die Sie vornehmen müssen. Seien Sie transparent in Bezug auf Ihre Einschränkungen und hören Sie sich auch ihre Bedenken an. Effektive Kommunikation ist in diesen Situationen der Schlüssel, und die Aufrechterhaltung einer positiven Beziehung zum Personal des Veranstaltungsortes kann zu flexibleren Vereinbarungen führen.

4 Lösungen vorschlagen

Bewaffnet mit den Details der Auswirkungen und Ihren vertraglichen Rechten, schlagen Sie dem Personal des Veranstaltungsortes praktische Lösungen vor. Schlagen Sie Alternativen vor, die für beide Parteien funktionieren könnten, z. B. die Anpassung der Raumaufteilung oder das Ändern von Zeitfenstern, falls erforderlich. Seien Sie kreativ und flexibel in Ihrem Ansatz und zeigen Sie, dass Sie bereit sind, Kompromisse einzugehen, wo immer dies möglich ist. Dies zeigt Ihr Engagement, die Veranstaltung trotz aller Hindernisse zum Laufen zu bringen.

5 Bedingungen aushandeln

Denken Sie bei der Aushandlung der Bedingungen der Änderungen daran, durchsetzungsfähig und dennoch respektvoll zu sein. Sie möchten sich für die Bedürfnisse Ihrer Veranstaltung einsetzen, ohne das Personal des Veranstaltungsortes zu verärgern. Seien Sie sich darüber im Klaren, was für Sie nicht verhandelbar ist, und verstehen Sie, wo es Raum für Flexibilität geben könnte. Sollten durch die Änderungen zusätzliche Kosten entstehen, sprechen Sie diese offen an und versuchen Sie, eine faire Einigung zu erzielen. Ziel ist es, zu einem überarbeiteten Plan zu kommen, der für alle Beteiligten akzeptabel ist.

6 Änderungen bestätigen

Sobald Sie eine Einigung erzielt haben, bestätigen Sie alle Änderungen schriftlich. So wird sichergestellt, dass es keine Missverständnisse über die getroffenen Entscheidungen gibt. Fordern Sie einen aktualisierten Vertrag oder Nachtrag an, der die neuen Vereinbarungen widerspiegelt. Die Dokumentation schützt sowohl Sie als auch den Veranstaltungsort und bietet einen klaren Anhaltspunkt, falls weitere Probleme auftreten sollten. Wenn alles bestätigt ist, können Sie mit Zuversicht fortfahren, da Sie wissen, dass Ihre Veranstaltung trotz der Änderungen in letzter Minute wieder auf Kurs ist.