Wie bestätigen Sie höflich Voicemail-Nachrichten??

1 Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Mailbox

Eine der grundlegendsten Regeln der Telefonetikette besteht darin, Ihre Voicemail regelmäßig zu überprüfen und rechtzeitig auf Nachrichten zu antworten. Dies zeigt Respekt und Professionalität gegenüber den Anrufern und verhindert, dass Sie Fristen, Gelegenheiten oder Anfragen verpassen. Idealerweise sollten Sie Ihre Voicemail mindestens einmal am Tag überprüfen, oder öfter, wenn Sie dringende oder hochvolumige Anrufe erwarten. Wenn Sie längere Zeit nicht an Ihrem Telefon sind, können Sie eine Abwesenheitsnachricht einrichten oder Ihre Anrufe an eine andere Person weiterleiten, die sie bearbeiten kann.

3 Machen Sie sich Notizen oder speichern Sie die Nachricht

Wenn die Nachricht komplexe oder detaillierte Informationen enthält, z. B. Namen, Zahlen, Datumsangaben oder Adressen, können Sie sich Notizen machen oder die Nachricht zum späteren Nachschlagen speichern. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Sie die Informationen vergessen oder sich falsch erinnern, und es wird Ihnen leichter, der Nachricht nachzugehen oder darauf zu reagieren. Sie können einen Stift und Papier, ein digitales Gerät oder eine Voicemail-Systemfunktion verwenden, um die Informationen aufzuzeichnen oder zu speichern. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Notizen oder gespeicherten Nachrichten organisiert und zugänglich halten, und löschen Sie sie, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

4 Rufen Sie zurück oder senden Sie eine Nachricht

Sobald Sie die Nachricht gehört und verstanden haben, sollten Sie den Anruf zurückrufen oder eine Nachricht senden, um sie zu bestätigen. Dies zeigt, dass Sie aufmerksam und reaktionsschnell sind und dass Sie die Zeit und Kommunikation des Anrufers schätzen. Je nach Dringlichkeit, Art und Präferenz des Anrufers können Sie ihn zurückrufen, ihm eine Textnachricht, eine E-Mail oder eine Sprachnachricht senden. Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrer Kommunikation klar, prägnant und höflich sind.

5 Befolgen Sie die Etikette-Regeln

Wenn Sie den Anruf zurückrufen oder eine Nachricht senden, ist es wichtig, sich an die Etikette-Regeln für die Telefonkommunikation zu halten. Zum Beispiel sollten Sie sich vorstellen und den Zweck Ihres Anrufs oder Ihrer Nachricht erklären. Darüber hinaus sollten Sie sich auf die ursprüngliche Nachricht beziehen und dem Anrufer dafür danken, dass er sie hinterlassen hat. Darüber hinaus sollten Sie alle Fragen beantworten oder auf Probleme eingehen, die der Anrufer angesprochen hat, alle bereitgestellten Informationen oder Vereinbarungen bestätigen und bei Bedarf um Klärung oder Feedback bitten. Es ist auch wichtig, sich für jede Verzögerung Ihrer Antwort zu entschuldigen und mit einem positiven und höflichen Ton abzuschließen.

6 Seien Sie konsequent und respektvoll

Schließlich ist es wichtig, dass Sie Ihre Telefonetikette für Voicemail und Nachrichten konsequent und respektvoll einhalten. Das bedeutet, dass Sie auf alle Nachrichten antworten müssen, es sei denn, es handelt sich eindeutig um Spam, Streich oder Unangemessenheit. Sie sollten auch innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens antworten, abhängig von der Dringlichkeit und Erwartung des Anrufers. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie auf die gleiche oder ähnliche Weise antworten, wie der Anrufer Sie kontaktiert hat, es sei denn, er gibt etwas anderes an. Sie sollten auch die Privatsphäre und Vertraulichkeit des Anrufers respektieren und vermeiden, seine Nachricht ohne seine Erlaubnis zu teilen oder offenzulegen. Darüber hinaus ist es wichtig, die Vorlieben und Grenzen des Anrufers zu respektieren und zu vermeiden, ihn zu unangemessenen Zeiten oder Frequenzen anzurufen oder ihm Nachrichten zu senden. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Voicemail-Nachrichten höflich bestätigen und Ihre Telefonetikette für Voicemail und Nachrichten verbessern. Dies wird Ihnen helfen, Vertrauen, Beziehung und Professionalität zu Ihren Anrufern aufzubauen und Ihre Kommunikationsfähigkeiten und Ihren Ruf zu verbessern.

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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