Was sind die Best Practices für das Zeit- und Aufmerksamkeitsmanagement in Remote- oder Hybrid-Meetings?

1 Setzen Sie klare Ziele und eine klare Agenda

Bevor Sie ein Meeting planen, stellen Sie sicher, dass Sie einen klaren Zweck und eine bestimmte Tagesordnung haben. Dies hilft Ihnen, unnötige oder redundante Meetings zu vermeiden und Ihre Erwartungen an die Teilnehmer zu kommunizieren. Teilen Sie die Agenda im Voraus mit und bitten Sie um Feedback oder Fragen. Auf diese Weise können Sie auch die Dauer des Meetings abschätzen und Zeit für jedes Thema oder jede Aktivität einplanen.

2 Wählen Sie die richtigen Tools und Plattformen

Je nach Art und Größe Ihres Meetings benötigen Sie möglicherweise unterschiedliche Tools und Plattformen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern. Sie können beispielsweise Videokonferenzen, Chats, Bildschirmfreigaben, Whiteboards, Umfragen oder Breakout-Räume verwenden. Wählen Sie die Tools und Plattformen, die Ihren Zielen entsprechen, und stellen Sie sicher, dass jeder Zugriff darauf hat und weiß, wie man sie benutzt. Testen Sie sie vor dem Meeting und erstellen Sie einen Backup-Plan für den Fall technischer Probleme.

3 Legen Sie Grundregeln und Normen fest

Um ein reibungsloses und respektvolles Treffen zu gewährleisten, müssen Sie einige Grundregeln und Normen für die Teilnehmer festlegen. Sie können beispielsweise alle bitten, ihre Mikrofone stumm zu schalten, wenn sie nicht sprechen, ihre Kameras einzuschalten, den Chat für Fragen oder Kommentare zu nutzen oder die Hand zu heben, um anzuzeigen, dass sie sprechen möchten. Sie können auch einige Normen für den Umgang mit Ablenkungen, Unterbrechungen oder Multitasking festlegen. Erklären Sie die Regeln und Normen zu Beginn des Meetings und erinnern Sie sie bei Bedarf daran.

5 Überwachen und Verwalten der Zeit

Eine weitere Herausforderung bei Remote- oder Hybrid-Meetings besteht darin, die Zeit effektiv zu verwalten und es nicht zu übertreiben. Dazu müssen Sie die Zeit für jeden Tagesordnungspunkt und jede Aktivität überwachen, verfolgen und entsprechend anpassen. Sie können einen Timer, einen Agenda-Tracker oder einen Moderator verwenden, um Ihnen dabei zu helfen. Sie können auch einige Erinnerungen oder Hinweise festlegen, um zu signalisieren, wann es Zeit ist, weiterzumachen, einzupacken oder eine Pause einzulegen. Sie können auch um Feedback oder Bestätigung von den Teilnehmern bitten, um sicherzustellen, dass sie mitmachen und Verständnis haben.

6 Nachfassen und durchziehen

Der letzte Schritt des Zeit- und Aufmerksamkeitsmanagements in Remote- oder Hybrid-Meetings besteht darin, nach dem Meeting nachzufassen und durchzuhalten. Dies wird Ihnen helfen, die wichtigsten Punkte zu bekräftigen, Zweifel oder Probleme zu klären und Rechenschaftspflicht und Maßnahmen sicherzustellen. Sie können eine Zusammenfassung der Besprechung, eine Aufzeichnung oder ein Transkript oder eine Liste von Aktionspunkten und Fristen senden. Sie können auch Feedback oder Verbesserungsvorschläge einholen oder bei Bedarf ein Folgetreffen vereinbaren.

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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