Wie können Sie eine Agenda für Remote- oder virtuelle Teams entwerfen?

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Remote- oder virtuelle Teams stehen vor vielen Herausforderungen, wenn es darum geht, sich effektiv zu treffen und zusammenzuarbeiten. Einer der Schlüsselfaktoren, die über Erfolg oder Misserfolg eines Remote-Meetings entscheiden können, ist die Tagesordnung. Eine gut gestaltete Agenda kann Ihnen helfen, klare Ziele, Erwartungen und Rollen für Ihr Team festzulegen und es engagiert, fokussiert und produktiv zu halten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Agenda für Remote- oder virtuelle Teams entwerfen, die die Motivation und Leistung Ihres Teams steigern kann.

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Adarsh Mathews

Contact Center Specialist at Mitel Communications | Partner Technical Support 🌐🔧 #SupportOps #IVR #MiCC #TelecomExpert

1 Definieren Sie den Zweck und das Ergebnis

Bevor Sie mit der Planung Ihrer Agenda beginnen, müssen Sie eine klare Vorstellung davon haben, warum Sie sich treffen und was Sie erreichen möchten. Auf diese Weise können Sie den Umfang, die Dauer und das Format Ihres Meetings sowie die benötigten Teilnehmer und Ressourcen bestimmen. Sie sollten Ihrem Team auch den Zweck und das Ergebnis Ihres Meetings im Voraus mitteilen, damit es sich entsprechend vorbereiten und seine Erwartungen ausrichten kann.

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Adarsh Mathews

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To start with always set expectations of the situational outcome that we are trying to achieve with the team. Outline the defined project timeline and also suggest the steps which could be implemented. While engaging with the team be open to their opinions as well to be incorporated into the agenda. Clearly document and present the process which needs to be followed and can be improvised during the implementation. These steps help in defining the purpose in advance and also predicting the outcome beforehand.

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2 Wählen Sie die richtigen Tools und Plattformen

Je nach Art und Größe Ihres Meetings benötigen Sie möglicherweise unterschiedliche Tools und Plattformen, um die Kommunikation, Zusammenarbeit und Interaktion zu erleichtern. Sie können beispielsweise Videokonferenzsoftware für Präsentationen und Diskussionen, Online-Whiteboards für Brainstorming und Feedback, Projektmanagement-Software zum Verfolgen von Fortschritten und Aufgaben sowie Umfragen oder Umfragen zum Sammeln von Meinungen und Daten verwenden. Sie sollten die Tools und Plattformen auswählen, die am besten zu Ihren Meeting-Zielen, Teampräferenzen und technischen Fähigkeiten passen, und sie vorher testen, um Störungen oder Verzögerungen zu vermeiden.

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Adarsh Mathews

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Once the process and outcomes are clearly defined, the next step would be to choose the right tools which assist in seamless execution of the project. Discuss with the team regarding the tools which are currently using and if those would suffice in executing the project effectively. For collaboration within the team nowadays there are multiple platforms which offer screen sharing and recording options which could help in executing the objectives effectively. Its always recommended to do a trial of the tools in advance before or while the project schedule is being planned. This testing phase allows the team to be well-prepared and avoid unforeseen circumstances with tools.

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3 Strukturieren Sie Ihre Agenda logisch und übersichtlich

Eine gute Agenda sollte eine logische und klare Struktur haben, die Ihr Team durch den Meeting-Prozess führt. Sie sollten mit einer kurzen Einführung beginnen, die den Zweck und das Ergebnis des Meetings sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Teilnehmer zusammenfasst. Dann sollten Sie Ihre Agenda in überschaubare Abschnitte oder Themen unterteilen, die jeweils ein bestimmtes Ziel, ein Zeitlimit und einen Aktionspunkt haben. Sie sollten auch einige Pausen oder Übergänge zwischen den Abschnitten einplanen, damit Ihr Team sich auffrischen und neu fokussieren kann. Schließlich sollten Sie mit einer Zusammenfassung enden, in der die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und nächsten Schritte des Meetings hervorgehoben werden.

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4 Binden Sie Ihr Team während des gesamten Meetings ein

Eine der größten Herausforderungen bei Remote- oder virtuellen Meetings besteht darin, Ihr Team während des gesamten Meetings engagiert und motiviert zu halten. Um Langeweile, Ablenkung oder Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie verschiedene Strategien anwenden, um Ihr Team in die Meeting-Aktivitäten und -Diskussionen einzubeziehen. Sie können zum Beispiel offene Fragen stellen, Feedback einholen, zur Teilnahme ermutigen, Beiträge anerkennen, Humor verwenden und Wertschätzung zeigen. Sie sollten auch das Energieniveau, die Stimmung und die Aufmerksamkeitsspanne Ihres Teams überwachen und Ihre Agenda entsprechend anpassen.

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5 Nachbereitung und Auswertung Ihres Meetings

Nach der Besprechung sollten Sie sich mit Ihrem Team in Verbindung setzen und ihm eine Zusammenfassung der Besprechungsergebnisse, Aktionspunkte und Fristen zur Verfügung stellen. Sie sollten auch ihr Feedback zum Meeting-Prozess, zum Inhalt und zu den Ergebnissen einholen und es nutzen, um Ihre zukünftigen Meetings zu verbessern. Sie sollten auch Ihre eigene Leistung als Meeting-Moderator bewerten und Ihre Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren.

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6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

Dies ist ein Bereich, in dem Beispiele, Geschichten oder Erkenntnisse geteilt werden können, die in keinen der vorherigen Abschnitte passen. Was möchten Sie noch hinzufügen?

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Adarsh Mathews

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The other things to consider while planning a project with the team would be to ensure all members of the team equally contribute towards the project. Engagement of the members and their contributions would need to be appreciated and nurtured in a way that all of them feel equally valued and motivated. While the team handle multiple projects, in addition to the team feeling a sense of accomplishment and gaining knowledge, post completion incentivization of these tasks would continue to motivate the team to look forward to future projects.

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1 Definieren Sie den Zweck und das Ergebnis

2 Wählen Sie die richtigen Tools und Plattformen

3 Strukturieren Sie Ihre Agenda logisch und übersichtlich

4 Binden Sie Ihr Team während des gesamten Meetings ein

5 Nachbereitung und Auswertung Ihres Meetings

6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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1 Definieren Sie den Zweck und das Ergebnis

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3 Strukturieren Sie Ihre Agenda logisch und übersichtlich

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