Wie können Sie häufige Fallstricke bei der Einbindung von Stakeholdern vermeiden?

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Die Einbindung von Stakeholdern ist eine entscheidende Fähigkeit für jeden Projektleiter, der erfolgreiche Ergebnisse erzielen und Erwartungen erfüllen möchte. Es kann jedoch auch ein herausfordernder und komplexer Prozess sein, der mehrere Interessen, Perspektiven und Kommunikationsstile umfasst. Wie können Sie häufige Fallstricke bei der Einbindung von Stakeholdern vermeiden und sicherstellen, dass Ihr Projekt reibungslos und effektiv abläuft? Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen können.

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Vijayndran A.

IT Director - Enterprise Applications. Digital Transformation | AI | SAP | Netsuite | Cloud | CIO | CTO | VP IT | IT…

1 Identifizieren Sie Ihre Stakeholder

Der erste Schritt bei der Einbindung von Stakeholdern besteht darin, herauszufinden, wer die Personen oder Gruppen sind, die direkt oder indirekt an Ihrem Projekt beteiligt sind. Dazu können Kunden, Benutzer, Sponsoren, Teammitglieder, Lieferanten, Regulierungsbehörden, Wettbewerber und andere gehören. Sie können Tools wie Stakeholder-Karten, Matrizen oder Register verwenden, um Ihre Stakeholder basierend auf ihrer Macht, ihren Interessen, ihrem Einfluss und ihren Erwartungen zu kategorisieren und zu priorisieren. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Kommunikations- und Engagement-Strategien an ihre Bedürfnisse und Vorlieben anzupassen.

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2 Verstehen Sie ihre Bedürfnisse und Erwartungen

Der nächste Schritt besteht darin, zu verstehen, was Ihre Stakeholder von Ihrem Projekt wollen und brauchen und was sie von Ihnen als Projektleiter erwarten. Sie können Techniken wie Interviews, Umfragen, Fokusgruppen, Workshops oder Feedback-Sitzungen verwenden, um Informationen und Erkenntnisse von Ihren Stakeholdern zu sammeln. Sie sollten auch den Projektumfang, die Ziele, die Ergebnisse und den Nutzen klären und diese mit den Erwartungen der Stakeholder in Einklang bringen. Dies wird Ihnen helfen, Missverständnisse, Konflikte oder eine schleichende Ausweitung des Umfangs zu vermeiden.

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Vijayndran A.

IT Director - Enterprise Applications. Digital Transformation | AI | SAP | Netsuite | Cloud | CIO | CTO | VP IT | IT Leiter | Startup | SAP Project Manager | SAP Program Manager | IPaaS | Integration | Automation
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The key aspect of managing expectations is also to ensure you're managing upwards and forward. - Managing upwards: Ensure all relevant stakeholders have the necessary information for them to perform their roles effectively. Ensure timely, relevant and insightful updates are available for their consumption and action (as in they take your updates and present it to a bigger audience) - Managing forward: This is where risk management, experience and reading the tea leaves comes into play. A thousand things can go wrong, and as a project professional you are responsible to identify, evaluate and proactively manage risk's. Risk's also need to communicated to everyone in a transparent and consistent manner.

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3 Kommunizieren Sie effektiv und regelmäßig

Der dritte Schritt besteht darin, während des gesamten Projektlebenszyklus effektiv und regelmäßig mit Ihren Stakeholdern zu kommunizieren. Sie sollten geeignete Kanäle, Methoden und Formate verwenden, um Ihren Stakeholdern klare, prägnante und konsistente Botschaften zu übermitteln. Sie sollten auch aktiv zuhören, umgehend reagieren und auftretende Probleme oder Bedenken ansprechen. Sie sollten auch regelmäßige Updates, Berichte und Feedback zum Projektfortschritt, den Erfolgen, den Risiken und den Änderungen bereitstellen. Dies wird Ihnen helfen, Vertrauen, Beziehung und Engagement zu Ihren Stakeholdern aufzubauen.

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Vijayndran A.

IT Director - Enterprise Applications. Digital Transformation | AI | SAP | Netsuite | Cloud | CIO | CTO | VP IT | IT Leiter | Startup | SAP Project Manager | SAP Program Manager | IPaaS | Integration | Automation
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Some basic governance and communication structure would be as below: 1. Team meetings (1x weekly, or 2x if the situation demands it). This can also be replaced by daily standup's. 2. Weekly meetings with the business aka your working level stakeholders meeting. Discuss progress, issues, help needed from business (this can either be a decision, direction, or general opinion). 3. Steering committee meetings - ensure key project or program metrics are presented, defended and also provide the upcoming milestones etc. Some of this meetings can be focused on the $$, so come prepared.

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4 Verwalten von Stakeholder-Beziehungen

Der vierte Schritt besteht darin, die Beziehungen zu den Stakeholdern zu verwalten und sicherzustellen, dass sie positiv und produktiv sind. Sie sollten Ihre emotionale Intelligenz, Ihre zwischenmenschlichen Fähigkeiten und Ihre Konfliktlösungsfähigkeiten nutzen, um alle Herausforderungen oder Schwierigkeiten zu bewältigen, die mit Ihren Stakeholdern auftreten können. Sie sollten auch versuchen, Win-Win-Situationen zu schaffen, effektiv zu verhandeln und bei Bedarf Kompromisse einzugehen. Sie sollten auch die Beiträge, das Feedback und die Unterstützung Ihrer Stakeholder anerkennen und wertschätzen. Dies wird Ihnen helfen, gute Beziehungen zu pflegen und die Zusammenarbeit und Kooperation zu fördern.

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5 Bewerten und verbessern Sie Ihr Stakeholder-Engagement

Der letzte Schritt besteht darin, Ihr Stakeholder-Engagement zu bewerten und zu verbessern und seine Auswirkungen auf Ihren Projekterfolg zu messen. Sie sollten Tools wie Umfragen, Feedback-Formulare oder Metriken verwenden, um den Grad der Zufriedenheit, des Engagements und des Einflusses Ihrer Stakeholder zu bewerten. Sie sollten auch die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken Ihres Stakeholder-Engagement-Prozesses identifizieren. Sie sollten auch versuchen, aus Ihren Erfahrungen, Best Practices und gewonnenen Erkenntnissen zu lernen. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Fähigkeiten und Leistungen zur Einbindung von Stakeholdern für zukünftige Projekte zu verbessern.

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6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

Dies ist ein Bereich, in dem Beispiele, Geschichten oder Erkenntnisse geteilt werden können, die in keinen der vorherigen Abschnitte passen. Was möchten Sie noch hinzufügen?

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Vijayndran A.

IT Director - Enterprise Applications. Digital Transformation | AI | SAP | Netsuite | Cloud | CIO | CTO | VP IT | IT Leiter | Startup | SAP Project Manager | SAP Program Manager | IPaaS | Integration | Automation
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One very important tool I regularly use to manage my programs, projects and also in day to day support teams is something that's known as a decision register. It's basically a document which details decisions to be made, captures decisions made and serves as a reference point for decisions. Real life scenario: I was running a global 2 year program with a lot of complex moving projects, which had a high turnover at the C suite & senior management level which meant my steering committee had fresh faces every few months. There was one particularly "difficult" executive started doubting & questioning decisions made by their predecessors. The decision register (supported by the decision document) was a life saver then.

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1 Identifizieren Sie Ihre Stakeholder

2 Verstehen Sie ihre Bedürfnisse und Erwartungen

3 Kommunizieren Sie effektiv und regelmäßig

4 Verwalten von Stakeholder-Beziehungen

5 Bewerten und verbessern Sie Ihr Stakeholder-Engagement

6 Hier erfahren Sie, was Sie sonst noch beachten sollten

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1 Identifizieren Sie Ihre Stakeholder

2 Verstehen Sie ihre Bedürfnisse und Erwartungen

3 Kommunizieren Sie effektiv und regelmäßig

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