Beitrag von Paperless

Digitalisierte Dokumenten-Workflows können im Hinblick auf das Vertragsmanagement Jahr für Jahr Hunderte Stunden einsparen ⏱️. Lesen Sie in unserem Blog nach, wie die elektronische Signatur dabei hilft. ➡️Hier gehts zum Blog https://ow.ly/O2Kw50QH2yg

So machst du deine Vertragsprozesse schneller und effizienter Traditionelle Methoden wie das Unterschreiben und Versenden von Dokumenten per Post oder Fax gehören der Vergangenheit an. Rechtssichere PDF-Signaturen bieten eine schnelle, effiziente und vor allem rechtlich anerkannte Alternative. Hier erfahren Sie, warum Ihr Unternehmen auf digitale Signaturen setzen sollte: 🔹 Rechtsgültigkeit: PDF-Signaturen sind in der EU und vielen anderen Ländern rechtlich gleichwertig mit handschriftlichen Unterschriften. Sie bieten die gleiche Verbindlichkeit, sparen jedoch erheblich Zeit und Ressourcen. 🔹 Einfache Implementierung: Viele moderne IT-Lösungen, wie efalia ECM, bieten eine integrierte Unterstützung für digitale Signaturen, was die Einführung im Unternehmen erleichtert. 🔹 Sichere Archivierung: Verträge und andere wichtige Dokumente können sofort digital archiviert werden, was die Suche und den Zugriff vereinfacht und die Sicherheit erhöht. 🔹 Skalierbarkeit: Ob ein kleiner Vertrag oder ein massiver Dokumentensatz – PDF-Signaturen sind flexibel und passen sich den Bedürfnissen Ihres Unternehmens an. Der Umstieg auf PDF-Signaturen bedeutet nicht nur weniger Papierkram, sondern auch eine zukunftssichere und effiziente Abwicklung Ihrer Geschäftsprozesse. Wie handhaben Sie aktuell Ihre Vertragsabschlüsse? Könnte eine Umstellung auf digitale Signaturen Ihren Workflow beschleunigen?

So machst du deine Vertragsprozesse schneller und effizienter Traditionelle Methoden wie das Unterschreiben und Versenden von Dokumenten per Post oder Fax gehören der Vergangenheit an. Rechtssichere PDF-Signaturen bieten eine schnelle, effiziente und vor allem rechtlich anerkannte Alternative. Hier erfahren Sie, warum Ihr Unternehmen auf digitale Signaturen setzen sollte: 🔹 Rechtsgültigkeit: PDF-Signaturen sind in der EU und vielen anderen Ländern rechtlich gleichwertig mit handschriftlichen Unterschriften. Sie bieten die gleiche Verbindlichkeit, sparen jedoch erheblich Zeit und Ressourcen. 🔹 Einfache Implementierung: Viele moderne IT-Lösungen, wie efalia ECM, bieten eine integrierte Unterstützung für digitale Signaturen, was die Einführung im Unternehmen erleichtert. 🔹 Sichere Archivierung: Verträge und andere wichtige Dokumente können sofort digital archiviert werden, was die Suche und den Zugriff vereinfacht und die Sicherheit erhöht. 🔹 Skalierbarkeit: Ob ein kleiner Vertrag oder ein massiver Dokumentensatz – PDF-Signaturen sind flexibel und passen sich den Bedürfnissen Ihres Unternehmens an. Der Umstieg auf PDF-Signaturen bedeutet nicht nur weniger Papierkram, sondern auch eine zukunftssichere und effiziente Abwicklung Ihrer Geschäftsprozesse. Wie handhaben Sie aktuell Ihre Vertragsabschlüsse? Könnte eine Umstellung auf digitale Signaturen Ihren Workflow beschleunigen?

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und warum sollten Sie eines nutzen? 📂✨ Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht die effiziente Verwaltung und Archivierung digitaler Dokumente in einer elektronischen Datenbank. Von Rechnungen bis zu internen Unterlagen – mit einem DMS können Dokumente einfach angezeigt, bearbeitet und verknüpft werden, ohne Duplikate und Chaos. Ihre Vorteile auf einen Blick: ➡️ Optimierter Workflow: Durch Schlagwörter und Kategorisierung finden Sie Dokumente blitzschnell. ➡️ Papierloses Archiv: Spart Lagerfläche, Druckkosten und schont die Umwelt. ➡️ Flexibler Zugriff: Dokumente sind jederzeit verfügbar – ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs. ➡️ Revisionssicherheit: Erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen und DSGVO-Vorgaben. ➡️ Einfache Dokumentenzuweisung: Bei Ausfällen oder Vertretungen bleibt der Zugriff auf Dokumente gewährleistet. ➡️ Erhöhte Effizienz: Ein vereinfachter Informationszugriff führt zu einem leistungsstärkeren und übersichtlicheren Workflow. ➡️ Langfristige Kostenersparnis: Einmal digitalisiert, gehen Dokumente nicht mehr verloren und reduzieren die Kosten für Suche und Ablage erheblich. Wussten Sie, dass Unternehmen ohne DMS nachweislich 50 % der Arbeitszeit, 15 % des Umsatzes und bis zu 45 % der Gehaltskosten durch Dokumentensuche und -ablage verlieren? Zudem verschwinden 3 % aller unternehmensrelevanten Akten im Dokumentenchaos! Nutzen Sie die Vorteile eines DMS und bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumentenverwaltung! 📊📁 #Dokumentenmanagement #DMS #DigitaleArchivierung #PapierlosesBüro #WorkflowOptimierung #Revisionssicherheit #DSGVO #Dokumentenverwaltung #CloudDMS #BusinessEfficiency #PapierlosesArbeiten #ITSolutions #WSVSystemhaus

🌟 Digitalisierung im Fokus: Die Evolution von E-Dokumenten! 🌟 Die Zukunft der Dokumentenverwaltung ist hier - und sie ist digital! 🚀 Als Experten für digitale Transformation ist es entscheidend, mit den neuesten Trends Schritt zu halten. Heute möchte ich das Buzzword "E-Dokumente" beleuchten, das die Art und Weise, wie wir Informationen erfassen, verarbeiten und speichern, revolutioniert. 💼 📁 E-Archivierung: Die Ära der überfüllten Aktenschränke gehört der Vergangenheit an! Mit der E-Archivierung können Unternehmen alle wichtigen Dokumente elektronisch verwalten und archivieren. Das bedeutet nicht nur eine drastische Reduzierung des Papierverbrauchs, sondern auch eine verbesserte Zugänglichkeit und Sicherheit für wichtige Unterlagen. 📈 📝 Online-Formulare: Schluss mit lästigen Papierformularen! Mit Online-Formularen können Unternehmen effizient Daten erfassen und Prozesse automatisieren. Von Anmeldeformularen bis hin zu Feedback-Umfragen ermöglichen Online-Formulare eine nahtlose Interaktion mit Kunden und Partnern, während sie gleichzeitig Zeit und Ressourcen sparen. 💻 🖋️ E-Signaturen: Die Unterschrift ganz ohne Stift und Papier! E-Signaturen revolutionieren die Art und Weise, wie Verträge und Dokumente unterzeichnet werden. Sie bieten nicht nur eine schnellere und bequemere Möglichkeit, Transaktionen abzuschließen, sondern gewährleisten auch die rechtliche Gültigkeit und Sicherheit der Unterzeichnungsvorgänge. 🔒 📂 E-Dokumente: Papierlos und effizient! E-Dokumente ermöglichen es Unternehmen, wichtige Informationen in digitaler Form zu erfassen, zu speichern und zu teilen. Von Verträgen über Rechnungen bis hin zu Berichten bieten E-Dokumente eine umweltfreundliche und kosteneffiziente Alternative zu traditionellen Papierdokumenten, während sie gleichzeitig die Effizienz und Zusammenarbeit verbessern. 🌐 🔍 In einer zunehmend digitalisierten Welt ist es unerlässlich, die Möglichkeiten von E-Dokumenten voll auszuschöpfen. Unternehmen, die auf E-Archivierung, Online-Formulare, E-Signaturen und E-Dokumente setzen, können ihre Effizienz steigern, Kosten senken und ihren Kunden ein nahtloses digitales Erlebnis bieten. 💡 Lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft gestalten und die Potenziale von E-Dokumenten voll ausschöpfen! 💪💼 #Digitalisierung #EDokumente #EArchivierung #OnlineFormulare #ESignaturen #DigitaleTransformation

Entdecke unsere neue Dokumentenarten-Seite! 📄✨ Unsere Website hat ein spannendes Update erhalten, das es euch ermöglicht, Dokumente ganz einfach nach Typ, Branche oder Fachabteilung zu filtern! 📦 Kunden- und Lieferantendokumente: Verwalte Rechnungen, Lieferscheine und Kommunikationen mit Geschäftspartnern. 📜 Verträge: Behalte alle wichtigen Vereinbarungen und Vertragsdetails im Blick. 📂 Personaldokumente: Organisiere Mitarbeiterdaten und Gehaltsabrechnungen zentral. 🛠️ Technische Dokumentationen: Finde technische Zeichnungen schnell und einfach. Zu jeder Dokumentenart findest du dort auch die wichtigsten Informationen, spezifische Herausforderungen und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine erfolgreiche, ganzheitliche Digitalisierung mit der d.velop platform. So behältst du stets den Überblick und kannst die Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung voll ausschöpfen. Schau gleich vorbei und entdecke die neuen Möglichkeiten 👉 https://hubs.ly/Q02JRwm00 #dvelop #Dokumentenmanagement #DMS #Digitalisierung

Ohne Drucker digital arbeiten? Stell Dir vor Du druckst Deine Rechnung nicht mehr aus um Freigaben, Notationen, Kontierungen und Eingangsstempel zu erhalten. Was nun? Erstellen einer strukturierten Ablage nach dem Schema F? Und wie erfülle ich GoBD Richtlinien? Warum übergibst Du Deinen Papieralltag nicht an ein DMS? Eine effiziente Erfassung, Organisation, Verwaltung und Archivierung sind Eckpfeiler eines Dokumenten Management System wie beispielsweise docuvita. Es ist in jeder Branche einsetzbar und hilft sogar im privaten Bereich die traditionelle papierbasierte Dokumentenverwaltung abzulösen. Spare Papier und Zeit - nutze die Vorteile eines DMS. Tschüss Aktenordner, Hallo DMS App. Die Sartissohn GmbH und docuvita GmbH & Co. KG bieten auch Dir eine prima Lösung. # docuvita # DMS #docuvita #digitales Arbeiten #sartissohn GmbH #TschüssPapier #Digitalisierung

Kyocera Workflow Manager: Effizienz schafft Freiräume: Für spielend einfache Dokumenten-Workflows. Digitale Akte für Ihr Vertragsmanagement Mit dem Modul Vertragsakte automatisieren Sie Ihr gesamtes Vertragsmanagement.  Das spart Zeit und Kosten und vermeidet ungewollte Verlängerungen. Um Laufzeiten, Konditionen und Fristen stets im Griff zu haben, ist Teamarbeit gefragt. Deshalb sind  bei Verträgen mit Lieferanten und Dienstleistern in aller Regel verschiedene Mitarbeiter involviert,  um sachliche, rechtliche oder buchhalterische Aspekte in der Vertragsgestaltung zu überprüfen. Die vorkonfigurierte Vertragsakte beschleunigt Ihr Vertragsmanagement. Dank Vorlagen und Text- bausteinen ist ein Vertragsentwurf mit wenigen Mausklicks erstellt. Die Lösung stellt eine standar- disierte Struktur für digitale Vertragsakten zur Verfügung – mit allen Details wie Beschreibungen,  Konditionen, Fristen und involvierten Kontakten. Nach Vertragsabschluss überwacht das Modul  selbstständig alle Fristen und erinnert die zuständigen Mitarbeiter automatisch per E-Mail. Wie gut Ihre Dokumentenprozesse organisiert sind, erkennen Sie daran, wie viel Zeit Sie täglich für die Suche, Aktualisierung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten aufwenden. Je einfacher und schneller das abläuft, desto mehr Zeit bleibt Ihnen für produktives Arbeiten an Ihren Kernaufgaben und Projekten. Der Kyocera Workflow Manager macht mit Ihrem Dokumenten-Management kurzen Prozess: Er automatisiert Abläufe und erlaubt gleichzeitiges Arbeiten.  Dabei macht er Vorgänge nachvollziehbarer – und somit kontrollierbar. Die Software ist schnell und einfach implementiert und die intuitive Benutzeroberfläche ein Garant für hohe Anwenderzufriedenheit.  Trotz der Verwendung vieler Standards ist der Kyocera Workflow Manager flexibel skalierbar und passt sich ohne aufwändiges Customizing Ihren Prozessen und Anforderungen an. Der Kyocera Workflow Manager ist sehr einfach individualisierbar.  Zugleich gibt es für viele Bereiche vorkonfigurierte Standardmodule, die sowohl einzeln als auch kombiniert genutzt werden können. Entdecken Sie, wie auch Ihr Unternehmen vom Kyocera Workflow Manager profitieren kann.  Wir schenken Ihnen wertvolle Zeit. Leichtes Spiel für Ihre Fachabteilungen all you need - NIPCON. #nipcon #allyouneednipcon #Effizienzsteigerung #KYOCERA #personalakte #workflowmanager

☝🏻 Digital unterschreiben, effizient managen: Entdecken Sie 8 Gründe für ein digitales Unterschriftssystem! ✅ Zeit sparen: Dokumente können in wenigen Minuten versendet und unterzeichnet werden, ohne dass lange Wartezeiten für den Druck, die Unterzeichnung und den Versand von physischen Kopien erforderlich sind. ✅ Freigabe beschleunigen: Ein paar Mausklicks genügen, um Dokumente zur Unterzeichnung freizugeben ➝ Dadurch werden Verzögerungen minimiert und Aufträge können schneller abgeschlossen werden. ✅ Automatische Benachrichtigungen: die Notwendigkeit für manuelle Follow-up-E-Mails oder Telefonanrufe entfällt, da das System diese Aufgabe effizient übernimmt. ✅ Prozesskosten senken: Kosten für Papier, Tinte, Druckgeräte und Lagerung von Papierdokumenten erheblich reduzieren. ✅ Sicherheit schaffen: Dokumente rechtssicher nach eIDAS-Standard unterschreiben. ✅ Überblick behalten: Sie wissen was und wann Sie geschickt haben. ✅ Verbesserung der Kundenerfahrung: Indem Sie Kunden die Möglichkeit bieten, Dokumente schnell und bequem online zu unterzeichnen, ohne persönlich vor Ort sein zu müssen, optimieren Sie den Kundenprozess und verbessern die Servicequalität. ✅ Compliance: Einige Branchen und Rechtsvorschriften erfordern die Verwendung von digitalen Signaturen für die rechtliche Anerkennung von Dokumenten. Ein digitales Unterschriftssystem kann sicherstellen, dass Unternehmen den rechtlichen Anforderungen entsprechen und Compliance-Risiken minimieren. 💰 Insgesamt bietet ein digitales Unterschriftssystem Unternehmen eine effiziente, kostengünstige, sichere und rechtlich anerkannte Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen und zu verwalten. ☝🏻 Mit d.velop Sign ist unser Freigabeprozess sehr schnell und sicher. Wollen Sie mehr davon erfahren? Buchen Sie direkt einen Termin bei uns: den Link finden Sie in den Kommentaren. #digitaleunterschrift #freigabe #dvelopsign #konzeptwerk

🔄 Dokumenten-Workflows: Schlüssel zum erfolgreichen Dokumentenmanagement Workflows sind entscheidend im Dokumentenmanagement. Sie verbessern Effizienz, Genauigkeit und Compliance. Auch papiergebundene Dokumente sollten in digitale Workflows integriert werden, um maximale Transparenz und minimale Fehleranfälligkeit zu gewährleisten. Was ist ein Dokumenten-Workflow? 📄 Qualitätsmanagement: Dokumenten-Workflows sind Teil des Qualitätsmanagements und helfen, Standards und Vorschriften einzuhalten. 📊 Transparenz: Strukturierte Workflows sorgen für Nachverfolgbarkeit und Revisionssicherheit. Dies reduziert Fehler und stellt sicher, dass Fristen eingehalten werden. 🌐 Ganzheitlicher Ansatz: Durch die Integration papiergebundener Dokumente in digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wird vollständige Nachverfolgbarkeit erreicht. Wir unterstützen Sie mit effizienten Print-, Scan- und Archivservices und optimieren somit Ihre digitalen Dokumentenprozesse. Sprechen Sie uns an! https://lnkd.in/eyJbnEVj #dokumentenmanagement #workflows #qualitaetsmanagement #automatisierung