7. Ausgabe: Workshop Anwendermotivation

Besteht im Management Konsens, dass die Digitalisierung von Prozessen für die Zukunftssicherung des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung ist, gilt es die Mitarbeiter in ihrer aktuellen Situation abzuholen und ihnen eine Brücke in die zukünftige Arbeitswelt zu bauen.

Für die Digitale Transformation notwendige Bausteine:

1. Digitale Vernetzung und Zusammenarbeit: Eine nahtlose digitale Vernetzung zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten ist wichtig. Es sollte eine integrierte Plattform aufgebaut werden, die es Mitarbeitern ermöglicht, effizient zusammenzuarbeiten, Informationen auszutauschen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten, unabhängig von ihrem Standort.
2. Schulung und Qualifizierung der Mitarbeiter: Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die neuen digitalen Technologien effektiv nutzen können, ist es wichtig, in Schulungen und Qualifizierungsmaßnahmen zu investieren. Es ist sicherzustellen, dass Mitarbeiter über das notwendige Know-how verfügen, um die neuen Systeme zu verstehen und zu nutzen, und dass sie sich kontinuierlich weiterbilden, um mit den sich schnell entwickelnden Technologien Schritt zu halten.

So weit, eigentlich ganz trivial.

Die Erfahrung zeigt, dass dieser Start ganz und gar nicht trivial ist und die mit der Umsetzung beauftragten Führungskräfte oft nicht auf Begeisterung, sondern eher auf Ablehnung stoßen. Warum ist das so und welche Bedenken Mitarbeiterr hinsichtlich der Digitalen Transformation des Unternehmens haben, ist in den vorangegangenen Ausgaben des Newsletters schon besprochen werden. Jetzt geht es daum diese aufzulösen und Motivation für die Projekte zu schaffen.

Beispiele für Bedenken die Mitarbeiter oft äußern:

• Arbeitsplatzsicherheit: Die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen könnte zu Veränderungen in unseren Arbeitsaufgaben führen und möglicherweise bestimmte Aufgaben überflüssig machen. Ich frage mich, wie sich die Digitale Transformation auf meine Arbeitsplatzsicherheit auswirken wird und ob es Möglichkeiten gibt, meine Fähigkeiten und Kenntnisse anzupassen, um relevant zu bleiben.
• Veränderung der Arbeitsweise: Die Einführung neuer digitaler Tools und Technologien könnte bedeuten, dass sich unsere Arbeitsweise grundlegend ändern muss. Ich frage mich, ob ich über die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse verfüge, um diese Veränderungen erfolgreich zu bewältigen, und ob ausreichende Schulungs- und Unterstützungsmaßnahmen zur Verfügung gestellt werden.
• Kommunikation und Zusammenarbeit: Ich mache mir Sorgen darüber, wie die Digitale Transformation die Kommunikation und Zusammenarbeit in unserem Team beeinflussen wird. Werden die neuen digitalen Tools die Zusammenarbeit verbessern oder könnten sie zu einer Entfremdung und Isolation führen? Ich möchte sicherstellen, dass wir weiterhin effektiv zusammenarbeiten können, unabhängig von den neuen Technologien.
• Auswirkungen auf die Work-Life-Balance: Die ständige Erreichbarkeit und die zunehmende Digitalisierung könnten zu einer Verschmelzung von Berufs- und Privatleben führen und die Work-Life-Balance beeinträchtigen. Ich frage mich, wie wir sicherstellen können, dass die Digitale Transformation nicht zu einer übermäßigen Arbeitsbelastung führt und dass wir weiterhin Zeit für Erholung und persönliche Interessen haben.
• Sicherheit und Datenschutz: Mit der Digitalen Transformation könnten neue Sicherheits- und Datenschutzrisiken entstehen. Ich mache mir Sorgen um die Sicherheit unserer sensiblen Daten und ob angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert werden, um diese zu schützen. Ich möchte sicherstellen, dass unsere Daten vor unbefugtem Zugriff und Cyberangriffen geschützt sind.

Diese Ängste und Bedenken müssen ernst genommen und in Gesprächen offen angesprochen werden. Geht man darüber hinweg, in der Hoffnung so unliebsame und nervige Diskussionen zu vermeiden, wird man das mit mehr oder weniger Ablehnung der Veränderungen und Verweigerung der aktiven Mitarbeit bezahlen. Führungskräfte haben hier oft schon Erfahrungen gesammelt und sind dementsprechend skeptisch was den Erfolg der Maßnahmen angeht.

Die folgenden Bedenken werden oft von Führungskräften hinsichtlich ihrer Mitarbeiter geäußert:

• Verständnis und Akzeptanz: Meine erste Sorge ist, ob meine Mitarbeiter das volle Ausmaß der Digitalen Transformation verstehen und akzeptieren werden. Es unsicher, dass sie die Notwendigkeit und die Vorteile der Veränderung verstehen und dass sie bereit sind, sich aktiv daran zu beteiligen.
• Ängste und Widerstand: Ich befürchte, dass einige meiner Mitarbeiter Ängste oder Bedenken hinsichtlich der Digitalen Transformation haben könnten. Sie könnten befürchten, dass ihre Arbeitsplätze durch Automatisierung oder technologische Veränderungen gefährdet sind, oder sie könnten sich überfordert fühlen durch den Einsatz neuer Technologien, für die sie möglicherweise nicht ausreichend vorbereitet sind.
• Kommunikationslücken: Ich mache mir Sorgen, dass es Kommunikationslücken geben könnte, die zu Missverständnissen oder Fehlinformationen führen könnten.
• Motivation und Engagement: Eine weitere Sorge ist, ob meine Mitarbeiter motiviert und engagiert sein werden, sich aktiv an der Digitalen Transformation zu beteiligen.

Folgenden Bedenken haben Führungskräfte oft in Bezug auf ihre eigenen Kompetenzen:

• Technische Kenntnisse: Meine größte Sorge ist möglicherweise mein Mangel an technischen Kenntnissen und Fähigkeiten. Die Digitale Transformation erfordert oft ein Verständnis komplexer Technologien und Prozesse, und ich frage mich, ob ich über ausreichende technische Kenntnisse verfüge, um die richtigen Entscheidungen zu treffen und die richtigen Lösungen zu implementieren.
• Veränderungsmanagement: Die Digitale Transformation geht oft mit Veränderungen in der Arbeitsweise und der Unternehmenskultur einher, und ich mache mir Sorgen, ob ich über ausreichende Kenntnisse im Veränderungsmanagement und die Rückendeckung im Unternehmen verfüge, um diese Veränderungen erfolgreich zu managen.
• Strategisches Denken: Die Digitale Transformation erfordert ein strategisches Denken und die Fähigkeit, langfristige Ziele zu definieren und umzusetzen. Ich frage mich, ob wir im Unternehmen eine klare Vision für die Digitale Transformation haben, um die richtigen Strategien zu identifizieren und diese Vision nachhaltig zu verwirklichen.
• Führungskompetenz: Als Abteilungsleiter bin ich für die Führung meines Teams verantwortlich, und ich frage mich, ob ich über ausreichende Führungskompetenz verfüge, um meine Mitarbeiter durch die Digitale Transformation zu führen, ein motivierendes und unterstützendes Arbeitsumfeld zu schaffen und die Mitarbeiter dazu zu befähigen, sich aktiv an der Transformation zu beteiligen.

Es gibt also Bedenken über Bedenken auf Mitarbeiterseite und bei den Führungskräften, basierend auf realen Ängsten und schlechten Erfahrungen. In vielen Unternehmen führt diese Situation zur Stagnation und einer Vermeidungstaktik. Die Digitale Transformation wird zwar allgemein als wichtig erachtet, kommt so aber nicht zur Umsetzung.

Motivationsstrategie für die Digitale Transformation

Ein klares Statement der Geschäftsführung zur Digitalen Transformation und die Einbeziehung externer Partner für Motivation, Schulung und Umsetzung können diese Lähmung auflösen.

Wie kann ein interner oder oder externer Projektleiter Begeisterung für die Digitale Transformation schaffen? Er sollte die folgenden Punkte berücksichtigen, wobei der externe Consultant den Vorteil hat, als neutrale Instanz zu wirken und keine evtl. vorhandenen Abteilungsrivalitäten oder schlechte Erfahrungen aus der Vergangenheit überwinden muss:

• Kontextualisierung und Relevanz: Zunächst ist es wichtig, den Mitarbeitern den Kontext und die Relevanz der digitalen Transformation für das Unternehmen zu vermitteln. Das bedeutet, ihnen klar zu machen, warum diese Veränderungen notwendig sind und welche Auswirkungen sie auf ihr tägliches Arbeitsleben haben werden. Er kann Beispiele erfolgreicher digitaler Transformationen in ähnlichen Unternehmen präsentieren und wie sie den Mitarbeitern geholfen haben, effizienter und wettbewerbsfähiger zu werden.
• Kommunikation der Vision: Er wird die Vision für die digitale Transformation des Unternehmens klar kommunizieren und betonen, wie sie dazu beitragen wird, die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen. Dabei ist es wichtig, die Vorteile für die Mitarbeiter hervorzuheben, wie zum Beispiel die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln, neue Fähigkeiten zu erlernen und innovativ zu sein.
• Einbeziehung der Mitarbeiter: Es ist entscheidend, die Mitarbeiter aktiv in den Prozess der digitalen Transformation einzubeziehen, indem man sie ermutigt, Ideen und Feedback zu geben. Er wird Workshops und Brainstorming-Sitzungen organisieren, in denen die Mitarbeiter ihre Bedenken äußern können und gemeinsam Lösungen entwickeln, um diese Bedenken anzugehen. Auf diese Weise fühlen sich die Mitarbeiter gehört und haben ein persönliches Engagement für den Wandel.
• Veranschaulichung von Erfolgsgeschichten: Erfolgsgeschichten aus anderen Unternehmen oder sogar aus eigenen Pilotprojekten können die Mitarbeiter motivieren und ihnen zeigen, dass die digitale Transformation machbar ist und konkrete Vorteile bringen kann. Er wird diese Geschichten nutzen, um zu demonstrieren, wie die Veränderungen tatsächlich das Unternehmen und das Arbeitsleben der Mitarbeiter verbessern können.
• Schulung und Unterstützung: Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse für die digitale Transformation haben, wird er Schulungen und Unterstützung anbieten. Dies könnte Schulungen zu digitalen Tools und Technologien, aber auch zu Veränderungsmanagement und agilen Methoden umfassen.
• Kontinuierliche Kommunikation und Feedback-Schleife: Die digitale Transformation ist ein kontinuierlicher Prozess, daher ist es wichtig, die Mitarbeiter regelmäßig über den Fortschritt zu informieren und Feedback einzuholen. Durch offene Kommunikation und eine Feedback-Schleife können Bedenken und Herausforderungen rechtzeitig angegangen und der Erfolg der Transformation sichergestellt werden.

Mit diesen Schritten werden die Mitarbeiter aktiv in den Prozess einbezogen, es wird sichergestellt, dass sie die Bedeutung der digitalen Transformation verstehen und motiviert sind, sich aktiv daran zu beteiligen.

Mitarbeiter aktiv abholen

Oft scheuen sich Führungskräfte aktiv die Bedenken der Mitarbeiter abzufragen, aus Angst hier in langwierige Diskussionen verwickelt zu werden. Die folgende Vorgehensweise zeigt auf, wie man professionell mit Bedenken umgeht und den Prozess aktiv dazu nutzt die Kollegen zur Mitarbeit zu motivieren.

• Betonung der Wichtigkeit: Den Teilnehmern klar machen, dass ihre Bedenken und Fragen von entscheidender Bedeutung sind, um sicherzustellen, dass die Digitale Transformation erfolgreich ist. Ihre Perspektiven und Einblicke sind wertvoll für den Prozess, und es ist wichtig, dass sie gehört werden.
• Aktive Nachfrage nach Bedenken: Die Teilnehmer aktiv dazu ermutigen, ihre Bedenken zu äußern, indem gezielte Fragen gestellt und Raum für Diskussionen und Feedback geschaffen werden. Dies könnte beispielsweise durch die Verwendung von Brainstorming-Techniken oder das Sammeln von anonymem Feedback erfolgen, um sicherzustellen, dass auch schüchterne Teilnehmer ihre Meinungen äußern können.
• Anerkennung und Validierung: Es ist wichtig, die Bedenken der Teilnehmer anzuerkennen und zu validieren, indem man ihre Perspektiven respektiert und ihre Sorgen ernst nimmt. Betonen, dass es völlig normal und legitim ist, Bedenken zu haben, und dass gemeinsam Lösungen gefunden werden, um diese Bedenken anzugehen.
• Fokus auf Lösungen: Während es wichtig ist, die Bedenken zu äußern, ist es ebenso wichtig, sich auf Lösungen zu konzentrieren. Die Teilnehmer ermutigen, nicht nur ihre Bedenken zu formulieren, sondern auch Vorschläge für mögliche Lösungsansätze oder Verbesserungen einzubringen. Auf diese Weise konstruktiv auf die Herausforderungen reagieren und gemeinsam an der erfolgreichen Umsetzung der Digitalen Transformation arbeiten.

Beispiele für die aktive Behandlung von Bedenken der Mitarbeiter:

• Angst davor, dass der Arbeitsplatz wegrationalisieret werden soll
• Erwiderung: Wir leben in einer Zeit des Fachkräftemangels und es fällt uns zunehmen schwer  Mitarbeiter, die uns verlassen (Jobwechsel oder Rente) zu ersetzen. Damit laufen wir Gefahr, dass wir unsere Produkte und Dienstleistungen nicht mehr in der erforderlichen Qualität für unsere Kunden bereitstellen können. Die digitalen Lösungen benötigen wir, um unsere Aufgaben effizient, mit den vorhandenen Mitarbeiter erfüllen zu können und so die Zukunft des Unternehmens und ihre Arbeitsplätze zu sichern.

• Angst vor Überforderung
• Erwiderung: Wir werden Niemanden überfordern und bieten allen Mitarbeitern, für sie passende Weiterbildungsmöglichkeiten an. Damit werden sie optimal auf die neuen Prozesse vorbereitet und qualifizieren sich für zukünftige Aufgaben. Jeder kann sich hier einbringen, wenn es darum geht Prozesse zu optimieren, denn Niemand kann bessere Hinweise geben, als diejenigen die konkret im Prozess arbeiten. Jeder kann so in vorderster Front als Digitalisierungspionier mitwirken. Nebenbei können die beruflich erworbenen Fähigkeiten auch helfen, die Herausforderungen der Digitalisierung im Privatleben zu meistern.
• Angst vor Überlastung
• Erwiderung: Es ist richtig, das moderne Kommunikationstechniken eine Erreichbarkeit, über die eigentliche Arbeitszeit und den Arbeitsort hinaus ermöglichen. Wir werden durch Regeln sicherstellen, das Alle von der neuen Flexibilität, wie z.B. Homeoffice profitieren können aber auch eine gesunde Work-Life-Balance gegeben ist. Weiterhin helfen uns die neuen Prozesse unsere Aufgaben in der geforderten Qualität zu erledigen, wenn wir in Rente gegangene Kollegen nicht mehr ersetzen können(Fachkräftemangel).

Beispiel für die aktive Behandlung von Bedenken der Führungskräfte:

Hier ist die Geschäftsleitung gefordert.

Als wichtigsten Punkt sehe ich an dieser Stelle das Thema Veränderungsmanagement. Jedem der sich mit dem Thema der Digitalen Transformation beschäftigt, wird schnell klar, dass es hierzu neue Herangehensweisen braucht und es der Rückendeckung durch die Geschäftsführung bedarf, um diese im Unternehmen durchsetzen zu können.

Führungskräfte haben oft Bedenken, dass ihnen der Rückhalt fehlt und sie die Veränderungsprozesse im Unternehmen nicht nachhaltig anstoßen können. Es besteht die Angst ihren Mitarbeitern Versprechen zu geben, die sie nachher nicht halten können und damit Glaubwürdigkeit zu verlieren.

Erwiderung: Wir von der Geschäftsleitung haben uns klar für die Digitale Transformation des Unternehmens committet. Hierzu haben wir ein Budget bereitgestellt und bestimmte Maßnahmen versprochen, die zu den Mitarbeitern kommuniziert werden sollen. Wir stehen als Unternehmen hinter der Strategie.

Workshopmoderation

Es empfiehlt sich aufgrund der Bedeutung der Digitalen Transformation für das Unternehmen, die Workshopmoderation der Kick-off und Motivationsworkshops in die Hände erfahrener Moderatoren zu legen. Sind diese im eigenen Hause nicht verfügbar, bieten externe Consulting-Unternehmen diese Skills an. Externe Moderatoren können dann die Führungskräfte bei der Durchführung der Workshops unterstützen und bei der Organisation und Durchführung entlasten.

Um Anwender, ohne speziellen IT-Background erfolgreich abzuholen, haben sich kleine crossfunktional zusammengestellte Gruppen bewährt. Diese können dann, von Moderatoren unterstützt, selbständig vordefinierte Aufgabenstellungen an räumlich getrennten Arbeitsstationen, hintereinander bearbeiten. Hierzu können Whiteboards und Flipcharts eingesetzt werden. Im Nachgang stellt jede Gruppe ihre Arbeitsergebnisse vor und der Moderator fügt diese zu einem Gesamtergebnis zusammen.

Wichtig ist es die Aufgabenstellung vorzustellen, ohne schon im Vorhinein detaillierte Lösungen vorzugeben. Sie werden überrascht sein, wie kreativ diese Gruppen arbeiten und neue Aspekte des Projektes entdecken, auf die sie selbst noch nicht gekommen sind, die für die erfolgreiche Umsetzung aber von entscheidender Bedeutung sein können. Wichtig ist, dass von Anfang das Gefühl eines gemeinsamen Projektes entsteht und nicht ein Gefühl, dass man als Herde, ohne Rücksicht auf Verluste, in eine bestimmte Richtung getrieben wird.

Stellen Sie die Ergebnisse, unter Einbeziehung aller Aspekte der Teilnehmer, zusammen und verteilen Sie diese im Nachgang des Workshops. Damit entkräften Sie viele Ängste und schaffen eine motivierende Gruppendynamik, die das Projekt nachhaltig anschieben kann. Planen Sie schon den nächsten Termin, um die Teilnehmer aktiv mit auf die Reise zu nehmen und zu kommunizieren, dass es sich um ein nachhaltiges Projekt handelt.

Fazit:

Wenn Sie mit diesem Setting in die Digitale Transformation Ihres Unternehmens, starten, haben Sie ein solides Fundament für die Akzeptanz Ihrer Digitalisierungsprojekte geschaffen und Ihre Mitarbeiter zur aktiven Mitarbeit motiviert. Lassen Sie sich nicht von der Komplexität abschrecken – denken Sie daran, es geht um die Zukunft Ihres Unternehmens. Scheuen Sie sich nicht externe Partner bei der Umsetzung einzubinden, wenn Ihnen das Tagesgeschäft nicht genügend zeitlichen Spielraum lässt, sich um Alles selbst zu kümmern oder Ihnen für bestimmte Aspekte die notwendigen Skills fehlen.

Haben Sie Fragen zu den o.g. Punkten oder zur konkreten Umsetzung, sprechen Sie mich einfach an, oder besuchen mich auf dem Novatec Stand auf der Hannover Messe, in Halle 15, E34.

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Karten für die Hannover Messe können Sie unter dem, im folgenden Kommentar genannten, Link kostenlos beziehen.

Viele Grüße

Roger Faust

Managing Consultant

Novatec Consulting GmbH