7 Tipps, die Dir das Führen sofort erleichtern

Wir leben in einer VUCA-Welt. Der Begriff VUCA steht für "Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity". "Volatility" verdeutlicht schnelle Marktveränderungen, erfordert Anpassung von Produkten und Prozessen. Dies führt zu Unsicherheit ("Uncertainty") und hoher Komplexität ("Complexity") in der Arbeitswelt. Alles ist miteinander verbunden, klare Abgrenzungen sind kaum möglich, was Unternehmen vor Herausforderungen stellt. Die Vielschichtigkeit und Unvorhersehbarkeit werden als "Ambiguity" bezeichnet. Führungskräfte müssen flexibel auf Veränderungen reagieren und eine unterstützende Atmosphäre schaffen, um Unsicherheiten zu bewältigen. Daher ist es entscheidend, folgende Schlüsselkompetenzen zu identifizieren und zu fördern.

1 FührungsBeziehungsQualität

Der Fokus deiner Arbeit sollte auf der Führungsbeziehungsqualität liegen, da der Führungsstil einer Führungskraft, insbesondere in Kommunikation und Verhalten, signifikanten Einfluss auf die (psychische) Gesundheit und damit auf die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter hat. Durch die Gestaltung einer positiven Führungsumgebung fördern sie das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter und schaffen die Grundlage für eine nachhaltig erfolgreiche Unternehmensentwicklung. Anerkennung, Wertschätzung, vertrauensvolle Arbeitsbedingungen und transparente Kommunikation sind dabei besonders wichtig. Dadurch wird das Team produktiver, selbständiger und es gibt weniger Konflikte, um die sich die Führungskraft kümmern muss.

2 Delegieren

Wenn mein Team wie oben beschrieben gut funktioniert, fällt es mir leichter, Aufgaben und Verantwortung abzugeben und darauf zu vertrauen, dass es läuft. Bei der Entscheidung, was ich delegiere und was nicht, hilft die Eisenhower Matrix. Ich muss mich fragen, was ist sehr wichtig oder weniger wichtig und was ist mehr oder weniger zeitkritisch. Das wichtige, zeitkritische erledige ich baldmöglichst. Das wichtige, nicht zeitkritische, terminiere ich für einen der nächsten Tage. Das weniger wichtige, zeitkritische muss ich delegieren. Was weder wichtig noch zeitkritisch ist, lass ich erst mal liegen.

Habe ich so viel extrem Wichtiges und extrem Drängendes, dass ich nicht mehr weiß, wo mir der Kopf steht und ich total gelähmt bin, dann hat mir immer geholfen, dass ich mir überlege, was auf meiner to do list am schnellsten erledigt werden kann. Dann habe ich diese 2-3 Sachen gemacht und festgestellt, dass die to do list kürzer geworden ist. Das hat mir Kraft gegeben, wieder „vernünftig“ weiterzumachen. Wenn mir das nicht möglich war, habe ich das Büro verlassen und bin spazieren gegangen.

3 Vertrauen bedeutet Komplexitätsreduktion

Wenn ich einem Mitarbeiter eine Aufgabe samt Verantwortung für das Ergebnis delegiere und dafür vorher die Rahmenbedingungen festgelegt habe, dann kann ich loslassen. Ich muss nicht mehr nachfragen und kontrollieren. Ist der Mitarbeiter dann fertig, sprechen wir natürlich über das Endergebnis, aber auf dem Weg dahin, vertraue ich darauf, dass er weiß, was er tut. Schließlich habe ich ihn eingestellt und mit der Aufgabe betraut. Dieses Loslassen macht mir als Führungskraft das Leben leichter. Ich kann mich um andere Dinge kümmern, statt ständig per E-Mail oder Telefon abzufragen, was Sache ist. Damit störe ich den Mitarbeiter, koste ihn Zeit und außerdem wird er sich fragen, warum ich ihm nicht vertraue.

4 Partizipation

In einem Gespräch mit einem Vorgesetzten habe ich erzählt, dass ich bei schwierigen Entscheidungen immer mein Team befrage und sie auch mitentscheiden lassen. Er war entsetzt, weil ich damit ja zugebe, dass ich keine Ahnung hätte. Das würde mich als Chef doch schwächen und ich würde nicht mehr ernst genommen werden, war seine Meinung. Ich solle so etwas zukünftig allein entscheiden und nicht meine Mitarbeiter um Rat fragen.

Ich war irritiert. Um mein Ansehen habe ich mir nie Sorgen gemacht. Ich dachte nur, 8 Köpfe denken besser als einer. Ganz davon abgesehen, fühlen sich die Mitarbeiter einbezogen und dadurch auch wertgeschätzt. Ich frage nach deren Meinung, und lasse mich auch überzeugen. Schließlich sind Sie die Experten an ihrem Arbeitsplatz und auf ihrem Fachgebiet. Als solche muss man sie wahrnehmen und auch das Knowhow nutzen. Ich finde das völlig in Ordnung und mache damit sehr gute Erfahrungen die Mitarbeiter entwickeln so einen „sense of ownership“. Und der ist Gold wert.

Bei Neueinstellungen mache ich es grundsätzlich so. Natürlich bin ich die erste Hürde, die ein Bewerber nehmen muss, aber dann lernt er das Team kennen, und die haben ein Vetorecht und entscheiden letzten Endes, wer mit an Bord darf. Das Ergebnis ist eine tolle Zusammenarbeit im Team, geprägt von Respekt.

Eigentlich logisch: lasse ich jemand mitentscheiden, dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass er das Ergebnis mitträgt auch viel höher, als wenn ich ihm etwas überstülpe. Einfach, weil er sich wertgeschätzt fühlt.

5 Stärkenorientierte Teams

In meinem Team macht jeder das, was er am besten kann und was ihm am meisten Spaß macht. So einfach ist das Prinzip erklärt. Ich lege den Fokus auf die individuellen Stärken und Talente jedes einzelnen Teammitglieds. Das Ziel besteht darin, die einzigartigen Fähigkeiten zu fördern und den Beitrag jedes Mitarbeiters zum Erfolg des Unternehmens zu maximieren. Durch diesen Ansatz können die Teammitglieder in Bereichen, in denen sie natürliche Fähigkeiten und Interessen haben, ihre besten Leistungen erbringen.

Eine Führung, die sich auf die Stärken der Mitarbeiter konzentriert und unterstützend ist, beeinflusst stark das Engagement der Mitarbeiter und somit den Erfolg des Unternehmens.

Um die individuellen Stärken zu erkennen, könnte man regelmäßige Coaching-Gespräche, Feedback und Zielvereinbarungen nutzen. Es ist entscheidend, dass Mitarbeitende in einem offenen Austausch ihre Interessen und Stärken teilen können.

6 Prioritäten setzen mit Pareto

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Umgekehrt werden 80 % der Arbeit benötigt, um die restlichen 20 % der Ergebnisse zu erreichen. Das bedeutet, du musst klug priorisieren und festlegen, was zu tun ist, um mit geringem Aufwand einen großen Nutzen zu erzielen. Oder aber man kann sich fragen, vor allem die Perfektionisten unter uns, reichen nicht 20%, muss ich wirklich einen riesigen Aufwand betreiben, um 100% zu erreichen? Manchmal kann man Fünfe auch mal gerade sei lassen.

7 Verbessertes Zeitmanagement

Ich habe mich mal gefragt, warum mein Arbeitstag für die Arbeit nicht ausreicht und habe festgestellt, dass ich vieles nicht eingeplant hatte, weil ich es vermeintlich nicht einplanen kann. Ab da habe ich in meinen Kalender so ziemlich alles eingetragen. Also nicht nur die Meetings, die eine Stunde dauern, auch Telefonate, die vielleicht nur ein paar Minuten gehen und dann doch 15 Minuten dauern. Auch habe ich mir „freie“ Zeit geblockt, für alle unvorhersehbaren Dinge wie ungeplante Anrufe, Emails, Kollegen in der Tür. Gewissermaßen als Puffer. Auch Dinge, die ich ganz alleine mache, z.B. ein Konzept oder eine Kalkulation erstellen. Und wenn ich alles eintrage, was ich in einer Woche machen will, alleine oder mit anderen, und mir Puffer einbaue, dann nehme ich mir meine Kontrolle zurück und stelle fest, auch wenn ich dadurch Dinge schieben muss oder auch mal „Nein“ sagen muss, geht die Welt nicht unter, im Gegenteil, es geht mir besser.