Acht Tipps: So stimmen Sie Texte schlanker ab

Eigene Texte anderen zur Korrektur vorlegen? Manche sehen da Rot. Dabei sollte so eine „Textabstimmung“ im Unternehmen partnerschaftlich zum besten Ergebnis führen. Acht Tipps, wie Kommunikatoren das hinbekommen.  

„Ist der Artikel fertig geschrieben, fängt die Arbeit erst an“ – Ich weiß nicht, wer das gesagt hat. Es ist etwas Wahres dran, zumindest, was die Redaktionsarbeit in der Unternehmenskommunikation angeht.

„Textabstimmung“. Schon das Wort klingt umständlich. Nach E-Mail-Pingpong und Endlosschleifen. Klar: Das betrifft nicht jeden Text und jedes Thema. Live-Berichte von Vorstandsevents beispielsweise sind bei uns ausgenommen. Das machen mir meine jüngeren Kolleginnen und Kollegen sehr gut vor. Sie bloggen - gut vorbereitet und unbefangen. Da wird nichts mehr abgestimmt. Ähnliches gilt für subjektive Reportagen sowie Meldungen zu einfachen Themen. Und irgendwann sind Sie als Kommunikator selbst Experte in einem Unternehmensthema und legen Ihren Text niemandem mehr vor.

Doch ich verbringe seit über 20 Jahren viel Arbeitszeit mit solchen Abstimmungen. Warum? Weil ich oft über Komplexes schreibe – über Technik, IT, Innovationen oder Unternehmensstrategien. Immer neue Themen, in die ich mich reinwühle. Und das für eine große Zielgruppe aus vielen unterschiedlichen Menschen. Dazu rede ich viel mit Spezialisten, die tief in ihrer Materie stecken. Und gebe ihr Thema für möglichst viele Leserinnen und Leser verständlich wieder.

Das ist zumindest mein Ziel. Auf dem Weg dorthin: Übersetzungsarbeit, von der Fachsprache in die Alltagssprache. Gebe ich die Fakten richtig wieder? Dafür brauche ich den prüfenden Blick der Fachabteilungen. Und vielen ist es wichtig, vorher zu sehen, wie ich sie und ihre Arbeit beschreibe. Verständlich. Das ginge mir genauso.

Muss diese Textabstimmung immer aufwendig sein? Nein. Acht Tipps helfen dabei:

1. Gemeinsam planen. Wie soll Ihr Text aussehen? Wo soll er erscheinen? Besprechen Sie frühzeitig, wie das Thema aufbereitet werden soll. Und wann es wo erscheint.
2. Genau recherchieren. Nichts Neues: Nutzen Sie viele Quellen. Machen Sie sich ein genaues Bild. Vorab und beim Termin selbst. Klären Sie alle Fragen direkt, besprechen Sie dabei schon Zitate - und wen Sie womöglich noch einbinden sollten.
3. Empathisch sein. Was ist Ihren Ansprechpartnern wichtig? Welche Bedenken haben sie? Wurde schon einmal etwas über ihn oder sie veröffentlicht? Verdeutlichen Sie, warum Sie Ihren Text nicht für die Fachwelt zuschneiden, sondern für Leserinnen und Leser, die einfach Interesse am Thema haben. Und dass das Ergebnis nicht banal sein wird, wie manche befürchten. Versichern Sie, dass Sie den Text zur Abnahme zuschicken werden. Machen Sie klar: Dabei geht es nur um eine inhaltliche Prüfung – nicht um Geschmack.
4. Handwerk hervorheben. Erläutern Sie auch, dass Sie das Thema journalistisch aufbereiten: für eine breite Zielgruppe, also einfach und übersichtlich. Allgemeinverständlich eben. Das ist anerkanntes Handwerk. Ein Beispiel, wo gern eingegriffen wird: Auch wenn es etwa um ein Gemeinschaftsprojekt geht – es kann nicht immer jeder Beteiligte zu Wort kommen. Es gab schon Artikel, in denen Projektleiter im Duett sprechen: „‘…‘, sagen Peter Mustermeier und Ulrike Mustermüller“. 
5. Anleitung mitschicken. Senden Sie den Entwurf nicht ohne einen kurzen „Waschzettel“, z.B. mit einem Anschreiben, das die Punkte 1 bis 4 erneut zusammenfasst. Und dazu: einen Freigabetermin sowie die maximale Textlänge.
6. Des Lesers Anwalt sein. Mit den Punkten 1 bis 5 und einem journalistisch professionellen Textentwurf fahren Sie gut – eigentlich sind kaum Änderungen zu erwarten. Eigentlich. Doch selbst wenn Ihr Experte kaum Einwände hat, können beispielsweise Chefin oder Chef noch reingrätschen. Jetzt heißt es durchatmen und sich dies vor Augen halten: Sie sind und bleiben der Anwalt Ihrer Leser. Sie machen sie neugierig und halten sie bei der Stange. Sie allein wissen, wie. Der Köder muss dem Wurm schmecken, nicht dem Angler.   
7. Korrekturen diskutieren. Kommen also Korrekturen zurück, ist ein Qualitätscheck nötig. Inhaltlich relevant? Passend? Verständlich? Wird der Text zu lang? Bleiben Gesamtbild und journalistisches Handwerk gewahrt? Falls nicht, greifen Sie ein. Persönlich, nicht per E-Mail. Besprechen Sie die Korrekturen mit den Beteiligten. Finden Sie einen Konsens für alle: für die Expertenseite, für Sie als Journalist und vor allem für den Leser. Es lohnt sich. Sie sind für den schmackhaften Happen verantwortlich – und davon profitieren letztlich alle.      
8. Vertrauen vertiefen. Sobald sie ein Thema veröffentlicht haben, informieren Sie alle Beteiligten darüber, verschicken einen Link oder ein Belegexemplar.

Meist kommt ein „Danke“ zurück.