BESPROCHEN. VEREINBART. IGNORIERT.

Wenn es darum geht, die Managementperformance zu steigern, ist man schnell bei dem Thema Verbindlichkeit und Verlässlichkeit. Es amüsiert mich immer wieder aufs Neue, wenn ich sehe, wie in Sitzungen fleißig mitgeschrieben und die Kladden und Notizbücher dieser Welt gefüllt werden. Alles ist genauestens notiert und festgehalten worden, selbst völlig irrelevante Dinge. Wenn ich mir das so ansehe, frage ich mich stets:

Wer zum Teufel soll das noch mal lesen oder gar verwerten?

UNBEABSICHTIGTE IGNORANZ – EIN BEISPIEL

Und irgendwo in diesen vielen Notizen schlummert dann die eine oder andere Aufgabe, die man selbst zu übernehmen hat. In der letzten Woche nahm ich bei einem größeren Maschinenbauer an einer Sitzung zur Steigerung der operativen Performance teil. Es ging um Steuerungsmechanik, und jeder der Beteiligten sollte mir seinen aktualisierten Entwurf zuschicken.

Von acht zu erwartenden Entwürfen habe ich gerade mal zwei bekommen. Von den anderen sechs Teilnehmern kam noch nicht einmal eine Nachricht, in der sie mir mitteilten, dass sie es in dem gesteckten Zeitrahmen nicht schaffen und um einen Aufschub bitten oder Ähnliches. Das ist ein Zeichen schlichter Ignoranz! Besprochen. Vereinbart. Ignoriert.

Ist das Absicht? Nein. Aber es ist ein ganz und gar fahrlässiges Verhalten, mit dem wir unsere Produktivität und unsere Wettbewerbsstärke ruinieren. Und zwar nachhaltig! Es kann durchaus Gründe dafür geben, dass wir eine bestimmte Vereinbarung nicht einhalten können.

In einem solchen Fall einigen wir uns mit den anderen Beteiligten jedoch auf eine neue Vereinbarung und sorgen nicht mit diesem unverbindlichen Getue dafür, dass die Zahnrädchen leerlaufen, dass notwendige Vorbereitungen nicht vernünftig durchgeführt werden und die folgenden Meetings völlig unproduktiv verlaufen.

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VERBINDLICHKEIT ANSTELLE VON EFFIZIENZSTEIGERUNG UND OPTIMIERUNGSPROGRAMMEN

Ich bin der festen Überzeugung, dass sämtliche Effizienzsteigerungen und Optimierungsprogramme dieser Welt nicht so viel zu leisten imstande sind, wie wir mit Verbindlichkeit und Verlässlichkeit erreichen können. Wenn wir einfach das tun, was vereinbart wurde.

Wir müssen uns Strukturen und Mechanismen schaffen, die sicherstellen, dass nicht ständig Dinge durch den Rost fallen. Es gibt nicht die richtigen Strukturen beziehungsweise Mechanismen, sondern die für uns jeweils geeigneten. Ob es eine Assistentin ist, die mit einem wohlüberlegten Wiedervorlagesystem den entsprechenden Support leistet, oder ob es tatsächlich das ständige Mitschreiben unnötiger Nebeninformationen in irgendwelchen Sitzungen ist oder das ausschließliche Notieren von Essenzen, den To-dos, die wir zu erledigen haben – das ist eine Frage des jeweiligen Bedürfnisses und der festgestellten Notwendigkeiten.

Denn wahr ist eines: Immer wenn wir meinen, in der Masse der Dinge unterzugehen, liegt das in der Regel daran, dass wir Feiglinge sind. Wir sind schlicht zu feige, Prioritäten zu setzen.

Ihr Matthias Kolbusa