Blog Reihe: Warum zentralisierte Kommunikation bei Top Down Approches wichtig ist

Ein Top Down Approach bedeutet, dass ein Prozess, Taktik oder Maßnahme auf einer höheren hierarchischen Ebene entschieden wird und dann den unteren Ebenen mitgeteilt wird, welche diese Ausführen.

Nun kann man darüber diskutieren, ob in einer Zeit der immer flacher werdenden Hierarchien so ein Ansatz noch zielführend ist, aber oftmals erfüllt diese Vorgehensweise ihre Zweck. 

In mechanischen Branchen oder solchen mit wiederkehrenden Abläufen (Fast Food, Fabriken etc.)  sind durch Top Down geregelte Standards oftmals noch sinnvoll. Oder, wenn eine Diskussion in einem Team nicht in angemessener Zeit zu einem Ergebnis kommt.

Unabhängig von der Frage, ob der Top Down Approach zum Einsatz kommt ist die zentralisierte Kommunikation entscheidend dafür, wenn er zum Einsatz kommt.

Zentralisierte Kommunikation bedeutet, dass eine Anweisung über einen für alle betreffenden sichtbaren Kanal, für alle betroffenen verständlich mitgeteilt wird. 

Warum das wichtig ist möchte ich in dieser Blog-Reihe erläutern. 

Teil 1: Something Something Acronyms

Jeder im Unternehmen kennt das. Man hat eine neue Idee ausgearbeitet. Eine Idee, die alles besser macht. Man hat lange an dieser Idee gearbeitet, sie immer wieder verworfen, geändert und durchdacht. Man hat recherchiert, mit den Kollegen auf der eigenen Ebene oder im eigenen Team gesprochen und nun ist die Idee endlich fertig, um ausgeführt zu werden.

Nun muss man sie nur noch den anderen Mitarbeitern mitteilen, damit endlich alles viel besser und einfacher wird.

Doch dann tritt die Realität in Kraft.

Es gibt im Englischen den schönen Ausdruck “Brain Child Fallacy”. Du hast die Idee selber aus deinem Kopf geboren und großgezogen, so dass sie jetzt das ist was sie ist. Du bist von ihr überzeugt und dir ist jede Facette klar.

Das geht nur leider nicht allen Kollegen in der Firma so.

Einige die die Idee hören, verstehen vielleicht deine Formulierung nicht, anderen fehlt das Hintergrundwissen.

Und das führt bei der Implementierung von Maßnahmen, Taktiken und Strategien oft zu Problemen. 

Da diese Probleme noch viel mehr Ursachen weshalb ich mich jetzt heute nur mit einem Teilbereich der so genannten “Kongruenz der Terminologien” auseinandersetzen möchte.

Das bedeutet, dass jeder im Unternehmen weiß, was gemeint ist, wenn eine bestimmter (Fach-) Begriff benutzt wird. Ist das nicht der Fall können neue Strategien zur Verwirrung führen. Gerade bei Akronymen ist das der Fall.

Zum Beispiel kann die neue Idee sein: “Ab jetzt werden alle PIPs erst auf Seite XY unter Aktenzeichen 123 gespeichert, so dass sie jeder sehen kann.”

Nun muss man zuerst aber wissen, ob allen klar ist was ein PIP ist.

Für die eine Abteilung ist es ein “Project in Progress”. Für die andere ein “Process is paused”. Die dritte Abteilung weiß gar nicht was ein PIP ist und die 4. meint sie nicht zu benötigten.

Aus diesem Grund sollte bei der Kommunikation solcher Anweisungen immer folgende 5 Dinge beachtet werden.

1. Sind alle betroffenen Personen informiert ?
2. Sind alle nicht betroffenen ausgespart, um diese nicht zu verwirren ?
3. Sind alle Akronyme in der Anweisung nochmal erklärt ?
4. Hatten alle betroffenen die ausreichende Gelegenheit informiert zu werden ?
5. Wurde alles besprochene so dokumentiert, dass es schnell wiederverwendet werden kann?

Was wie eine leichte Lektion wirkt, wir oftmals im Eifer des Gefechts vergessen oder im Rahmen der “Brain Child Fallacy” verdrängt.

Dies ist der erste der Gründe warum zentralisierte Kommunikation bei Top Down Approches wichtig ist. Werden allgemein-gültige Anweisungen und Mitteilungen zentral und für alle sichtbar gemacht, ist es möglich “Kongruenz der Terminologien” zu erzeugen und Verwirrung und Verzögerungen zu vermeiden.

Im nächsten Teil wird es, um den Aspekt der intrinsischen Motivation bei Top Down Approaches gehen.