Business Intelligence für KMU - Wann macht es Sinn? (Teil 3)

Teil 3: Die ersten Schritte vorbereiten 

Ist ein BI-System nicht etwas für Großkonzerne?

 Die Einführung von BI-Systemen ist längst kein teures Projekt mehr, was nur Großkonzernen vorbehalten ist. Mit den bisherigen integrierten Möglichkeiten von z.B. Microsoft kommen viele Funktionen bereits in der Standardausführung mit. Branchen-spezifische Vorlagen sowie die richtigen Visualisierungen helfen dabei sehr schnell Erfolge zu haben. So lässt sich das Tool Power BI aus der Microsoft Suite sehr gut nutzen, um alle wesentlichen Anforderungen umzusetzen - und das ist meist im bestehenden Lizenzmodel integriert. Weitere Services, wie z.B. ein Fileshare (SharePoint) können so einfach eingebunden werden. Wir helfen dabei branchen-spezifische Kennzahlen und Datenmodelle anzuwenden und umzusetzen. Unsere branchenübergreifende Erfahrung bietet ihnen einen Vorteil, den sie bei der Einführung von individuellen Lösungen nicht haben. Neben dem Aufsatz der Datengrundlage ist die Schulung der neuen Software für Berichtsersteller sowie -empfänger sehr wichtig und wird ebenfalls von uns unterstützt.

 Und was nun?

 Sind Vorteile, Nutzen und Ziele erkannt, empfiehlt es sich dem ganzen Thema eine Struktur zu geben. Eine Struktur, welche sich anschließend auch für eine etwas detaillierte Anforderungsaufnahme eignet.

Beginnen Sie für sich folgende Fragen zu beantworten:

• Welche Fragestellungen wollen Berichtsempfänger mit einem Bericht lösen, bzw. welchen Informationsbedarf haben sie?
• Welche Berichtsempfänger wollen Informationen bekommen und wie/in welcher Form sollten diese Infos aufbereitet werden?
• Was sind wesentliche Dimensionen der Steuerung, bzw. wichtige Dimensionen zur Beantwortung der Fragestellung?
• Wo bekomme ich diese Daten her (Datenquellen) und was sind relevante Wirkungs-Zusammenhänge?
• Welche Berichtsprozesse muss ich mir konkret überlegen um die Daten in die richtige Form zu bekommen (Datenverarbeitung)?
• Welches Reportingtool bildet am besten meine Bedürfnisse ab?

 Die Beantwortung dieser Fragen erfolgt idealerweise in einem Workshop mit ihrem Team. Sind die Fragen beantwortet gilt es konkrete nächste Schritte zu planen. Aus Erfahrung können wir sagen, dass dies meist sehr individuell auf die Rahmenbedingungen des Unternehmens zugeschnitten werden muss. Hierbei spielen u.a. Ausgangslage, personelle Verfügbarkeit oder technische Rahmenbedingungen eine große Rolle, die richtig eingeschätzt werden müssen. Die folgende Checkliste bietet jedoch einen guten Überblick über mögliche erste Schritte in KMU:

•  Das Thema Reporting sollte eine feste Heimat im Unternehmenskontext in Form einer Verantwortlichkeit bekommen. Dies ist meist im kaufmännischen Bereich angesiedelt um auch die Nähe zum Finanzwesen sicher zu stellen.
• Holen Sie bereits früh wesentliche Berichtsempfänger ab und beziehen Sie diese in den Entscheidungsprozess mit ein.
• Sinnvoll ist diese Aufgabe in einem Projekt zu lösen, was mit entsprechendem Know-How besetzt wird.
• Bestimmte Skills. z.B. Datenbanken oder Berichtserstellung sind ggf. nicht direkt im Unternehmen vorhanden und können extern eingekauft werden.
• Definieren Sie im ersten Schritt den absolut nötigen Scope. Ein kleiner Scope, welcher die wesentlichen Bedürfnisse deckt, ist sicherer und einfacher im ersten Schritt umzusetzen. Zudem sichert er Ihnen den nötigen Projekterfolg, um entsprechendes Buy-In aller Stakeholder zu sammeln und weiter zu machen.
• Grundsätzlich empfiehlt es sich die Basis der Berichtserstellung also die Daten, Berichts- und ggf. Berechnungsgrundlage einmal aufzusetzen in einem klassischen Projektvorgehen. Wichtig ist, dass die Grundlogik „end-to-end“ funktioniert und das Berichtserlebnis von der Datengrundlage bis zur Auswertungsebene einmal perfekt funktioniert.
• Es liegt in der Natur der Sache, dass Berichtsempfänger mit den neuen Informationen extreme Fortschritte machen. Dadurch ergeben sich neue Fragen, bzw. Informationsbedürfnisse, die meist als Änderungsbedarf an das Berichtswesen adressiert werden. Diese Änderungen und weitere Anforderungen können dann in einem agileren Entwicklungsmodus implementiert werden.

 Eine passgenaue Abstimmung sollte individuell erfolgen.

 Fazit:

 Ein BI-System ist keine staubige Angelegenheit der intelligenten Datenhaltung, sondern bildet das Fundament einer erfolgreichen Unternehmensführung. Es schafft Entscheidungsgrundlagen, indem es Daten und deren Zusammenhänge analysiert und darstellt. Daher ist ein BI-System für alle Unternehmen wichtig, egal wie groß oder klein sie sind. Kein Unternehmer, keine Geschäftsführerin sollte auf Business Intelligence verzichten.

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