Der digitale Zwilling Ihrer Geschäftsprozesse
Jörg Bartussek
🧬Lean ist ein Mindset, kein Werkzeug |🎯Prozesse EINFACH dokumentieren - mit Bee-Lean | 💡Mit der Bee-Lean Plattform mehr Transparenz in Deine Prozesse
𝗙𝗮𝘀𝘁 𝟯𝟬% 𝗩𝗲𝗿𝘀𝗰𝗵𝘄𝗲𝗻𝗱𝘂𝗻𝗴?
In der Produktion würde jeder Unternehmer sofort etwas dagegen unternehmen.
Mehrere Studien haben es belegt, dass in administrativen Bereichen min. 30% der Zeit mit nicht wertschöpfenden Tätigkeiten wie z.B. Rückfragen oder Suchen nach relevanten Informationen verbracht .
Warum ist das so?
In der Produktion sind "Verschwendungen" leichter zu entdecken als in den administrativen Bereichen. Dies liegt unter anderem daran, dass viele Prozesse und Abläufe parallel und über verschiedene Abteilungen / Bereiche verteilt ablaufen - Es gibt viele Schnittstellen. So wird die Verschwendung verschleiert und ist nicht immer auf den ersten Blick sichtbar.
Diese Ressourcen könnten durch mehr Transparenz und Standardisierung genutzt werden.
Oft werden die Prozesse zwar dokumentiert, um Audits oder eine ISO-Zertifizierung zu bestehen, doch in den meisten Fällen sind die Prozesse nicht mehr aktuell und die wenigsten nutzen diese. Die Mitarbeiter wissen zum Teil gar nicht, dass es eine Beschreibung gibt oder wo sie zu finden ist.
Stellen Sie sich vor, Ihre Prozesse laufen so optimal, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter keine wertvolle Zeit für Rückfragen oder Suchen nach den notwendigen Informationen verschwenden. Sie können sich vollkommen auf Ihre Arbeit konzentrieren und haben alle relevanten Daten zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle.
Klingt zu schön, um wahr zu sein? Muss es nicht. Mit der Bee-Lean Plattform erreichen Sie das.
Die Bee-Lean Plattform ist eine Web-basierte Lösung, um mehr Transparenz und Standardisierung in Ihre Geschäftsprozess zu bringen und dies ohne das großes IT-Wissen.
Mit der Bee-Lean Plattform dokumentieren Sie nicht nur Ihre Prozesse, sondern sie leben Sie auch.
Geschäftsprozesse durch Standardisierung und Transparenz optimieren
- Das ist die Bee-Lean Plattform.
Den Standard definieren
Ohne einen entsprechenden Standard ist eine optimale Effizienz und Effektivität nicht vorhanden. Nur wenn ein guter und schlanker Prozess beschrieben, verstanden und gelebt wird, wird gewährleistet, dass die Projekte effektiv und effizient durchgeführt werden können.
Das Prozessmapping - der Wertstrom der indirekten Bereiche
Ein Wertstrom für den indirekten Bereich nennt man oft Prozessmap. Durch die visuelle Darstellung der Prozesse und den Zuständigkeiten (Rollen) erhält man eine transparente Darstellung. Bereits bei der Erstellung der "Landkarte" erkennt man meist die ersten Handlungsfelder bzw. Schwachpunkte. Im Normalfall wird diese Map zusammen mit einem Lean-Experten und den beteiligten Personen mit Stift und Papier aufgenommen und bestenfalls im Nachgang noch "digitalisiert". Und meist verschwindet diese Map dann schneller als man es sich denken kann wieder im Untergrund.
Bei der Bee-Lean Plattform wird diese Map ganz einfach und schnell erstellt, kann jederzeit angepasst und optimiert werden. Sie ist von Beginn an digitalisiert und immer abrufbar.
Eine klare und transparente AKV (Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeit)
Nach der Erstellung einer Prozessmap sollte unbedingt eine SIPOC Analyse durchgeführt werden. Mit der SIPOC Methode (Supplier, Input, Process, Output, Customer) durchleuchtet man jeden einzelnen Prozess und dokumentiert folgendes:
Nach der SIPOC Analyse erhält man eine Dokumentation die als AKV verwendet werden kann. Mit dieser kann jeder Beteiligte nachvollziehen wer für was wann zuständig ist. Diese AKV eignet sich im übrigen auch hervorragend zum Einlernen neuer Mitarbeiter.
Empfohlen von LinkedIn
Mit der Prozessmap und der SIPOC Analyse ist der Standard definiert und steht als Template zur Verfügung. Dieser Standard ist die Basis für alle Projekte innerhalb des Prozessbereiches / Geschäftsprozesses der modelliert wurde. Somit kann sichergestellt werden, dass alle diesen Standard kennen, verstehen und leben.
Die Projektakte sichert die Einhaltung des definierten Standard
Zu Beginn eines Projekts wird ein Standard (Template) ausgewählt und eine Projektakte angelegt. In dieser Akte werden Personen den Rollen zugewiesen und Projektmeilensteine definiert.
Die Checkliste ermöglicht maximale Transparenz
Die Checkliste wird automatisch, vom ausgewählten Template, durch die SIPOC Analyse erstellt. Die Checkliste ermöglicht das Abhaken einzelner Punkt und benachrichtigt den User darüber wenn alle notwendigen Informationen vorliegen, dass dieser seinen Prozess starten kann.
Über ein Dashboard ist der aktuelle Stand des jeweiligen Projekts ersichtlich und kann durch einen Klick geöffnet werden
Die Projektübersicht gibt den User einen schnellen Überblick zum Stand des Projekts. Überschrittene Termine werden visuell dargestellt.
Die Checklisten Übersicht visualisiert die Prozesse und deren Stand.
Über Projektinfo erhält der User zusätzliche Informationen zum Projekt
Integrierte Maßnahmenliste nach PDCA-Logik
Die Plattform verfügt über eine integrierte Maßnahmenliste mit der, nach der PDCA-Logik (Plan, Do, Check, Act), Probleme und Maßnahmen hinterlegt werden. Es können Zieltermine und Verantwortlichkeiten gesetzt werden. Bei Überschreitung eines Termines wird eine Benachrichtigung ausgelöst. So behält man immer den Überblick über die geplanten oder offenen Maßnahmen.
Fazit:
Eine Plattform die mehrere Tools ersetzt, dass ist die Bee-Lean Plattform. Wird ein Standard durch einen KVP Prozess verbessert wird, wirkt dieser neue Standard sofort beim nächsten neuen Projekt. Somit ist man immer auf den neusten Stand und stellt sicher, dass jeder mit diesem Standard die Projekte umsetzt.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, dann nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf!