Die 7 Todsünden des Zeitmanagements

Wenn ich diese Nachrichten für Dich schreibe und ein Thema dafür auswähle, folge ich dem Rat von 💛Austin Kleon (aus seinem Buch Steal like an artist). "Was fragst Du Dich gerade, worüber wunderst Du Dich, was findest Du klasse oder woran zweifelst Du?"

Gerade ist es die Zeit, die mir davon läuft. Verbunden mit dem Gefühl, hinten dran zu sein. Wieder 11 Jahre alt zu sein und die Hausaufgaben am Sonntagabend und auf den letzten Drücker zu erledigen - inklusive der Übungen auf der mechanischen Schreibmaschine. Mathe würde ich dann montagfrüh im Bus abschreiben, hüstel. Das war echt elend und ist heute noch schnell präsent. 👹

Ich kam deshalb nicht umhin, mich zu fragen: Was kann ich anders sehen, tun, fühlen? Wo stehe ich mir selbst im Weg? 

Was kann ich anders sehen, tun, fühlen? Wo stehe ich mir selbst im Weg? 

👉 Es sind nämlich immer wieder die gleichen Lieblings-Fehler, die ich hier mal "Die 7 Todsünden des Zeitmanagements" genannt habe:

✋  Todsünde 1: Perfektionismus

Ehrgeizige, eng getaktete Projekte nach dem Motto "Das schaffe ich bestimmt in einer Stunde!" Obwohl völlig klar ist, dass das nur unter extrem günstigen Umständen, also nie, funktionieren wird. Denn bevor hier ein Text rausgeht, wird der so oft umgearbeitet, gelöscht, ganz neu aufgesetzt, bis ich das Gefühl habe: "Yesss!". Der zeitliche Mehraufwand kann dabei alles zwischen einer Stunde und zwei Tagen sein... Dazu kommen die aktuelle 75 Hard Challenge und meine Arbeit auf LinkedIn nach aktuellem State of the art, und das alles am liebsten jeden Tag, zu 100 %. 

✅   Die Lösung: In den sauren Apfel beißen, alle geschätzten Planzeiten verdoppeln und die Anzahl der Projekte halbieren. Seufz.

✋ Todsünde 2: Multi-Goaling

Zu viele große Projekte gleichzeitig sind das Rezept zum Scheitern und genauso wirksam wie zu viele Neujahrsgrundsätze auf einmal. Gerade habe ich mein wöchentliches Contentprojekt mit Newsletter, Download und (meist) einem Live-Video gestartet. Außerdem lasse ich mich von einem der besten LinkedIn-Experten weltweit coachen - mit entsprechendem Umsetzungsaufwand. Meine nagelneue Webseite wird gerade von ihren letzten Bugs befreit. Allesamt spannende Projekte, die aber keinesfalls gleichzeitig gehen.

✅   Die Lösung: Am vernünftigsten wäre es, jeden Tag EINEM Projekt zu widmen. Eigentlich. Schaffe ich aber nicht. Was gut funktioniert: halbtagesweise an einer Aufgabe dranzubleiben und so richtig einzutauchen. Auch da verfliegt die Zeit, allerdings liegt anschließend ein Ergebnis auf dem Tisch...

✋ Todsünde 3: Blinde Flecken

Wer viel um die Ohren hat, sieht oft den Wald vor lauter Bäumen nicht. Unser Hirn ist ein genialer Bio-Computer, dessen Arbeitsspeicher die Aufgabe hat, alle aktuellen Projekte samt zugehöriger weiterführender Informationen für den sofortigen Zugriff bereit zu halten. Faszinierend!

Wer nun zu viele Aufgaben gleichzeitig im Kopf hat, dessen Arbeitsspeicher läuft über. Die Verarbeitung verlangsamt sich, im schlimmsten Fall geht gar nichts mehr. Das kennen vor allem die Menschen mit den vielen offenen Browser-Tabs!

✅   Die Lösung: Ich stelle den Timer auf 50 Minuten und schreibe alle Muss-, Könnte- und Wunschaufgaben auf. Da kommen leicht mal 150 oder 200 Einträge zusammen. Das entlastet sofort den Kopf, denn der geistige Arbeitsspeicher wird entleert. Zudem habe ich alles Schwarz auf Weiß vor mir liegen, und kann sofort mal alles Wichtige (und Dringende) rausfiltern. Der Rest kann buchstäblich warten. 

✋ Todsünde 4: Das Sparkassen-Prinzip

Wenn es um soziale oder gesellschaftliche Projekte geht, bin ich ein richtiges Weichei. Am liebsten würde ich Tiere schützen, Jugendliche in bitterarmen Gegenden ausbilden und Flüchtlingsfamilien unterstützen, gleichzeitig - kurzum: die Welt retten. Leider sind meine Mittel begrenzt, auch, wenn ich mich Organisationen wie Rotary oder Wirtschaftsnetzwerken anschließe und dadurch gemeinsam mit anderen einen echten Unterschied mache. Das Prinzip Gießkanne funktioniert dagegen bei den Sparkassen hervorragend, weil ihr Fokus die jeweilige Region ist. Internationale Unternehmen konzentrieren sich wiederum auf wenige Causes, die dann zu ihren Werten passen. 

✅   Die Lösung: Ich konzentriere Zeit und Geld auf meine Fokus-Themen: Die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen an Macht und Geld über die IHK München und das Mentoring der Käte Ahlmann Stiftung, die Unterstützung von Kindern und Jugendlichen über unseren Rotary-Club - und, indem ich möglichst viel Zeit mit meinem Enkel verbringe. :-) 

✋ Todsünde 5: Die Spielzeugfalle

Social Media, Handy und Computer ähneln heute eher einem Spielzeug und sind hoch verführerisch aufgebaut - mit dem Ziel, unsere Aufmerksamkeit und damit unsere Zeit zu binden. Über drei Stunden sind wir durchschnittlich täglich im Internet unterwegs, und während der Pandemie explodierte die Bildschirmzeit auf mehr als zehn Stunden - am Tag.

Da kann meine Bildschirmzeit am Desktop oder am Cellphone locker mithalten, ob es sich um Arbeitsaufgaben oder Freizeittätigkeiten wie das Streamen von Unterhaltung betrifft.

✅   Die Lösung: Habe ich noch nicht gefunden. Was mir hilft: Rechner und Handy in den Schwarz-Weiß-Modus zu setzen und damit die Nutzenfreude erstaunlich deutlich zu reduzieren. Erstmal. Ein Kollege aus den Niederlanden nutzt sein Password, um sich an seine wahren Prioritäten zu erinnern. Sein FB-Password lautet: "WenigerZeitMit______(Name seiner Tochter".

✋ Todsünde 6: Sich hetzen lassen

Grad, wenn der Tag sehr voll ist, ist die Versuchung groß, über meine inneren Impulse hinweg zu stiefeln: Ob das Hunger, das Bedürfnis nach einer Pause oder einem Gespräch ist. Mehr! Mehr! Mehr! ruft es in mir, ich werde zum Satelliten, der außer Kontrolle Richtung Umlaufbahn durchs All rast, wo er hoffentlich verglühen wird. Kein Ergebnis ist groß, kein Erfolg gut genug, es gibt ja noch soo viel anderes zu tun, deshalb: weiter, immer weiter.

✅   Die Lösung: Das Laptop zuklappen und Pause machen. "Tu langsam, wenn's pressiert", sagen wir in Bayern. Dann hole ich mir beim Italiener unten im Haus den besten Kaffee Münchens. Rufe einen Freund an. Sitze in der Sonne - und immer öfter mache ich einfach Feierabend, auch, wenn's erst 14 Uhr ist.

✋ Todsünde 7: Das To-do-Monster füttern 

Immer wieder beobachte ich mich fassungslos dabei, wie ich den nächsten Arbeitstag mit einer gigantischen To-do-Liste überziehe. Das ist wie die vermeintliche finanzielle Sicherheit, die ein Kredit bringt. Dabei wird man später teuer dafür bezahlen müssen. Eine unrealistische To-do-Liste bringt uns auch erstmal scheinbare Zufriedenheit: Puh, was wir alles geschafft kriegen werden! In Wahrheit zahlen wir dafür mit einer ganzen Woche an Enttäuschung und Stress. Alles, was wir schaffen, wird nämlich klein aussehen im Vergleich zu dem, was wir doch tun wollten.

✅   Die Lösung: Die Monster-Liste in eine Hot-List verwandeln: Nicht alles, was auf der ursprünglichen Wunsch-Liste steht, ist nötig oder bringt Dich zu Deinen Zielen. Ich frage mich deshalb: WAS bringt mich tatsächlich zu meinen Zielen? Daraus wähle ich mir für den nächsten Tag 3 Aufgaben aus, ziehe einen Strich drunter und ergänze weitere 9 Aufgaben. Die Einladung ist, die 3 wichtigsten zu erledigen - und anschließend so viel, oder so wenig, der anderen - Juchhu!

💥 Nun wünsche ich Dir eine entspannte, zeitreiche Wochenmitte mit genügend Zeit für alles, was Dir wirklich wichtig ist.🍀

Herzliche Grüße,

Deine Monika Thoma

www.webkoenigin.de