Zeitkultur – Das Zeitmanagement ist unwichtig! Die Einstellung nicht!

Neben den Themen Akquise und Neukundengewinnung spielt das Thema Zeitmanagement in den Gesprächen zwischen Beratern und mir immer wieder eine besonders große Rolle. Neugierig werde ich von Workshop-Teilnehmern gefragt, wie ich es schaffe, eine derartige Vielzahl von Projekten parallel zu handhaben und mich gleichzeitig so intensiv um Marketing- und Vertriebsthemen zu kümmern. Welche Zeitmanagement-Tools oder Methoden ich denn einsetzen würde. Die Antwort ist denkbar kurz: Keine!

Ein Notizbuch und ein Kalender - mehr nicht

Ich verfüge über keinerlei To-do-Listen geschweige denn irgendwelche Apps, um meine Aufgaben zu organisieren. To-do-Listen sind lästige Zwischenhändler zwischen Ihnen und Ihrer Zeit. Der einzige ernst zu nehmende Repräsentant der Zeit ist der Kalender. Die Werkzeuge, mit denen ich mich organisiere, sind zum einen mein Notizbuch (aus Papier!), in das ich jeweils am Anfang einer Woche notiere, welche Ergebnisse ich am Ende der Woche erreichen möchte. Und zum anderen mein Kalender: Neben den Terminen, die ich wahrzunehmen habe, sind dort Arbeitseinheiten zu jeweils 45 Minuten eingetragen. Das kann das Schreiben an einem Buch sein, das Vorbereiten eines Vortrages, dass Nachbereiten eines Kundentermins und so weiter.

Wichtig: der Nextstep

Sehr häufig erfolgt nach einem Workshop oder Termin in den folgenden ein bis drei Tagen ein Eintrag als Nextstep nach diesem Termin, um sicherzugehen, dass ich beispielsweise eine Zusammenfassung liefere mit den nächsten konkreten Aufgaben, die die einzelnen Teilnehmer zu übernehmen haben. Das ist dann wahrscheinlich ein 15-minütiger Kalendereintrag. Da ich vormittags am leistungsfähigsten bin, ist der Vormittag in der Regel im Kalender mit eher „internen“ Terminen belegt: Termine mit mir selber, zu denen ich etwas schreibe, mir neue Konzepte überlege oder Ähnliches. Diese Termine mit mir selber genießen eine ähnliche Priorität wie die Termine mit anderen Personen. Ähnlich nur insofern, als die Priorität der Termine mit mir im Zweifelsfall sogar höher ist! Natürlich braucht es ein wenig Mut, diese Einstellung zu etablieren.

Über weitere Hilfsmittel verfüge ich nicht. Ein simples Blatt in meinem Notizbuch mit den Wochenergebnissen, die ich anstrebe, und mein Kalender. Alles andere ist lästiges Beiwerk. Mein Leben ist gegliedert von Woche zu Woche. Und damit mein Urlaub und die Freizeit nicht zu kurz kommen und da ich zwei schulpflichtige Kinder habe, sind stets sämtliche Schulferien eingetragen. Wenn meine Kinder Ferien haben, gilt dies auch für mich. So einfach ist das!

Die Zeit ist mir heilig

Im letzten Absatz habe ich einen bestimmten Begriff bereits erwähnt: Es geht mehr um eine „Einstellung“ denn um irgendwelche Tools oder Hilfsmittel. Es ist die Einstellung, dass mir Zeit heilig ist, dass ich, wann irgend möglich, allein über meine Zeit bestimmen möchte. Das Zeichen für den Erfolg eines Beraters schlechthin ist meiner Auffassung nach das Maß an frei verfügbarer Zeit, an diskreter Zeit. Es ist die Zeit, über deren Verwendung er selbst und nicht seine Kunden oder andere bestimmen.

Um diesen Erfolg zu maximieren, müssen Sie auf Ihre Zeit achtgeben wie eine Löwenmutter auf ihre Jungen. Es gilt, alles zu wittern und alle Gefahren abzuwehren, die Sie auch nur im Entferntesten darin beeinträchtigen könnten, selbst über Ihre Zeit zu bestimmen.

Diplomatisch "Nein" sagen

Fragt mich bei einem Kunden jemand auf dem Flur, ob ich mal eben eine Stunde hätte, ist meine Antwort generell: „Sehr gerne! Um was geht es denn?“ Damit sage ich auf diplomatische Art und Weise: „Nein, auf keinen Fall!“ Nicht selten bekomme ich darauf eine Antwort der Art: „Dafür müssen wir uns einmal in Ruhe zusammensetzen, das Problem kann ich Ihnen nicht so rasch beschreiben.“ Und weiter geht das Match. In einem solchen Fall lautet dann meine Antwort: „Seien Sie so lieb und schicken Sie mir doch bitte eine E-Mail, in der Sie mir das Problem schildern. Dann kann ich mich darauf vorbereiten, und im Zweifel rufe ich Sie vorher einmal an.“

Sie merken, was meine Antwort bezweckt: eine intensive Verteidigung meiner Löwenkinder. Nicht selten bekomme ich noch nicht einmal eine E-Mail, und wenn ich denselben Mitarbeiter ein paar Tage später anspreche, lautet die Antwort häufig, das Problem habe sich in der Zwischenzeit erledigt.

Auch für Meetings und Workshops gilt: Ist für diese eine bestimmte Zeitspanne angesetzt, so ist es mein stetes Bestreben, den Termin in der Hälfte der Zeit durchzuziehen. Es erstaunt mich immer wieder, dass die Teilnehmer danach überrascht aufblicken und fragen: „Wie? Schon fertig?“ Diese Frage ist ein Zeichen der Unmündigkeit: als wüssten sie mit der gewonnenen Zeit nichts anzufangen.

Wo und wie auch immer: Jammern Sie nicht darüber, dass Sie keine Zeit haben! Dies ist stets Ausdruck einer falschen Einstellung, einer unzureichenden Auseinandersetzung mit dem Wert „Zeit“ und den daraus resultierenden Verhaltensweisen.