Digitalisierung muss nicht kompliziert sein
Effizienz steigern und Kosten senken durch intelligente Dateneingangskanäle
Tagtäglich werden Unternehmen mit einer Flut wichtiger Dokumente und Daten überschwemmt: Unzählige Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Verträge, Geschäftsbriefe, Formulare, Bewerbungen und sonstiger Schriftverkehr erreichen Unternehmen entweder in Papierform auf dem Postweg oder elektronisch per E-Mail. Bei der Posteingangsbearbeitung und der Datenerfassung sind die Unternehmen mit einem hohen Aufwand konfrontiert.
Dabei muss die Digitalisierung dieser Prozesse nicht kompliziert sein: mit einfachen Maßnahmen lässt sich eine große Wirkung erzielen. Die Lösung für diese Herausforderungen liegt in einem intelligenten Inputmanagement
, also der digitalen Erfassung von Daten. Hier gibt es die Möglichkeit, Papier-Dokumente durch
Scanner- und Capturing-Technologien zu digitalisieren.
Die eingehenden Briefe werden in der Poststelle geöffnet und unsortiert einem Scanner übergeben. Das Inputmanagement-System scannt die Dokumente, erkennt die Art der Dokumente, etwa Rechnungen oder Lieferscheine, liest die relevanten Daten wie Datum oder Absender aus, reichert die Dokumente mit weiteren Metadaten an und leitet sie an nachgelagerte IT-Systeme weiter.
Ein intelligentes Inputmanagement bietet Firmen die Möglichkeit, rasch und ohne großen Aufwand Potenziale zu heben. Digitale Formulare für Rechnungen, Anträge, Angebote und vieles mehr schaffen einen strukturierten und sicheren digitalen Dateneingangskanal ins Unternehmen, der Mitarbeiter von zeitaufwendigen Routineaufgaben entlastet. So lassen sich zeitnah ineffiziente Arbeitsprozesse minimieren, die Produktivität und Effizienz im Unternehmen steigern sowie die Kosten senken.
Ein innovativer Ansatz, der das Inputmanagement revolutionieren kann, liegt im Einsatz von digitalen Formularen. Hier geht es nicht um das Handling von eingehender Post in Papierform, sondern gezielt um das effiziente Management von Dokumenten, die das Unternehmen bereits auf elektronischem Wege erreichen.
Denn angetrieben von der digitalen Transformation verschicken immer mehr Kunden, Partner und Lieferanten von Unternehmen ihre Dokumente nicht mehr per Post, sondern elektronisch per E-Mail. Das spart Zeit, Papier und Geld.
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