Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft – sicher und DSGVO-konform

Die Chancen der Digitalisierung im Bereich der Wohnungswirtschaft sind fast unbegrenzt und reichen vom „einfachen“ digitalen Mietermanagement bis hin zu innovativen Geschäftsmodellen etwa aus den Bereichen Smart Home oder Smart Metering. Zugleich sind die datenschutzrechtlichen Anforderungen in allen Stadien des Mietverhältnisses streng und die Gier von Cyberkriminellen nach eben diesen Daten groß – es muss also eine praktikable Lösung her…

Immer mehr Akteure aus der Wohnungswirtschaft erkennen den Einsatz digitaler Technologien als das womöglich relevanteste Handlungsfeld der zukünftigen Geschäftsentwicklung. Dies entspricht auch der wachsenden Zahl sog. „PropTech-Unternehmen“ (Property Technology), die sich auf die Digitalisierung der Wohnungswirtschaft spezialisiert haben. Die Möglichkeiten sind dabei grundsätzlich unbegrenzt; oft genanntes Stichwort ist hier etwa Smart Home-Technologie in all ihren Facetten. Hierbei stellen sich vielfältige datenschutzrechtliche Fragestellungen, da sensible Informationen zu einer Vielzahl von Mietern und anderen Betroffenen Gegenstand der Datenverarbeitung sind.

Mieterdatenschutzrechtliche Fragen daher im Fokus der Aufsichtsbehörden

Schon vor Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) standen mieterdatenschutzrechtliche Fragen daher im Fokus der Aufsichtsbehörden: Insbesondere die – in der Praxis häufig tendenziell eher weitgehenden – Mieterselbstauskünfte waren bereits wiederholt Gegenstand der aufsichtsbehördlichen Überprüfung und Beanstandung. Allerdings endet hier die erforderliche Datenschutz-Compliance naturgemäß nicht: Die zunehmende Digitalisierung wirft auch und gerade während der Durchführung des Mietverhältnisses in erheblichem Umfang datenschutzrechtliche Problemkreise auf. Diese reichen von der „digitalen Mieterakte“ bis hin zu neuartigen Geschäftsmodellen etwa im Bereich Smart Metering, welche gleichfalls spezifischen Anforderungen im Umgang mit personenbezogenen Mieterdaten unterliegen.

Schließlich ist auch bei der Beendigung des Mietverhältnisses darauf zu achten, sämtliche datenschutzrechtlichen Vorgaben umzusetzen; insbesondere also die maßgeblichen Löschfristen zu wahren und entsprechend nicht mehr erforderliche Datenbestände (endgültig) zu löschen. Die DSGVO setzt hierbei zusätzliche Impulse; etwa im Bereich bestehender Informationspflichten oder hinsichtlich formell neuer Instrumentarien wie der sog. Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO.

Cyberattacken und Erpressung

Hinzu kommt, dass wer Daten mit Mietern, Handwerkern oder Dienstleistern mehr und mehr digital austauscht, E-Mails empfängt oder andere Internet-Dienste nutzt, geht Risiken ein. Zu den durch Computerviren verursachten Sicherheitsproblemen kommen zunehmend Cyber-Attacken und Erpressungen hinzu.

Zwar wird in der Wohnungswirtschaft nicht mit Staatsgeheimnissen hantiert, personenbezogene Daten aber – ob nun von Mietern oder Wohnungsinteressenten, von Handwerkern oder Zulieferern – werden in Massen erhoben und digital verarbeitet. Geraten die Informationen in die falschen Hände, kann dies weitreichende Folgen für das betroffene Unternehmen haben. Neben den Schäden im eigenen System kann ein Angriff aufs IT-System auch bei Wohnungsunternehmen zu Haftpflichtschäden führen oder Datenschutzverfahren nach sich ziehen - ganz zu schweigen vom enormen Reputationsschaden und Vertrauensverlust.

Investitionen in die Datensicherheit als Bürde

Insgesamt sind viele Unternehmen in der Wohnungswirtschaft noch nicht breit genug aufgestellt, wenn es um IT-Sicherheit geht. Sie sehen die notwendigen Investitionen in die Datensicherheit als Bürde oder gar als unangenehme Pflicht. In Wirklichkeit bietet dieser Invest jedoch neben der Modernisierung der IT-Landschaft die Chance, neue Wege in die Digitalisierung zu gehen, Mitarbeitern andere Aufgaben und mehr Verantwortungen zu geben und bei den Mietern Wohneigentümern Vertrauen zu erzeugen.

Gerade deswegen ist es für Unternehmen wichtig, eine klare Strategie zu entwickeln und kurzfristige Risiken zu vermeiden. Denn schnell kann durch ein gut gemeintes und schnell umgesetztes Projekt massiver Schaden entstehen. Bußgeldzahlungen wegen Verstößen gegen Datenschutzrichtlinien, technische Schwierigkeiten und dadurch fehlende Akzeptanz bei Kunden und Partnern sind nur zwei Themen, die in der jüngeren Vergangenheit für finanzielle Schäden und Frustration bei Unternehmen und Stakeholdern gesorgt haben.

Trends in der Digitalisierung der Wohnungswirtschaft

Bevor Prozesse digitalisiert und umgestellt werden, sollten Unternehmen also individuelle und ganzheitliche Strategien entwickeln. Denn effiziente Lösungen hängen nicht nur von Softwareprojekten ab. Sie sind vor allem dann erfolgreich, wenn Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner die neuen Prozesse und Ansätze unterstützen und aktiv daran mitarbeiten, digitale Projekte erfolgreich umzusetzen.

Secure Content sollte der erste Schritt sein

Der erste Schritt sollte sein, jederzeit die Kontrolle über den Datenfluss im Unternehmen zu behalten. Dafür ist eine Secure Content-Plattform heutzutage ein Muss. Eine solche Lösung muss nicht nur sicher und einfach sein, sondern sich auch schnell in wichtige Unternehmensprozesse integrieren lassen. Nur dann wird sie zum Wachstumstreiber für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie.

Zwar gibt es keinen hundertprozentigen Schutz, denn potenzielle Angreifer haben viele Mittel zur Verfügung, um ihr Ziel zu erreichen. Aber es gibt heute technische und organisatorische Möglichkeiten, die Hürden wesentlich höher zu legen und es Angreifern so schwer wie möglich zu machen.

Überall dort, wo Sicherheit und die Nachvollziehbarkeit bei der Übertragung vertraulicher Daten gefragt sind, bieten Secure Content-Plattformen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Daten. Sie umfasst eine sichere Verschlüsselung des Transportweges sowie die Verschlüsselung der Nachricht und der angehängten Dateien.

Erheblicher Mehrwert für das Unternehmen

Darüber hinaus bieten diese Lösungen einen erheblichen Mehrwert, indem sie Unternehmen in die Lage versetzen, rechtssicher und DSGVO-konform zu kommunizieren, die Prozesse hinter den Daten zu optimieren und die dazu notwendigen Schnittstellen mit hohen Sicherheitsanforderungen zu vernetzen, diese kontinuierlich zu überwachen, um eine optimale Leistung zu gewährleisten.

Sie ermöglichen zudem den zeitgesteuerten Clean-Up von Dateien und Dokumenten. Damit kann die Zugriffsdauer auf diverse Inhalte kontrolliert und Speicherplatz automatisch wieder freigegeben werden. Administratoren sparen durch diese digitalisierten Prozesse eine Menge Arbeits- und Administrationszeit und können sich auf andere Aufgaben fokussieren.

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