Dringender Handlungsbedarf bei Bareinnahmen! Auch (Zahn-) Arztsoftwares unterliegen unter gewissen Voraussetzungen der TSE-Pflicht.

leider wurde uns nun bestätigt, was wir schon länger befürchteten: Auch (Zahn-) Arztsoftwares unterliegen unter gewissen Voraussetzungen der TSE-Pflicht.

Doch was bedeutet das eigentlich?

Jeder Unternehmer, der Barumsätze verbucht, muss aus steuerlichen Gründen Aufzeichnungen über Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen tätigen- unabhängig von Höhe und Häufigkeit.

Seit dem 1. Januar 2020 besteht die gesetzliche Pflicht, dass jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem sowie die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch eine sog. zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen sind (§ 146a Absatz 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Satz 1 KassenSichV). Die TSE muss aus einem Sicherheitsmodul (eingebaut oder auf USB-Stick), einem Speichermedium (eingebaute Festplatte, Cloud, ...) und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle (genormte Software zum Auslesen) bestehen.

Leider vertreten manche Softwarehersteller den Standpunkt, dass es sich bei der von Ihnen angebotenen Software nicht um „ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des §146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV“ handelt – mit den unterschiedlichsten, teils haarsträubenden Erklärungen. Häufig wird hier argumentiert, dass es sich ja nicht um eine „Registrierkasse“ handele- was für die gesetzliche Vorgabe zur Sicherung des Systems mit einer TSE jedoch nicht ausschlaggebend ist.

Nach Rücksprache mit entsprechenden Spezialisten (Steuerfahnder, Betriebsprüfer, Finanzrichterin) sind diese „Erklärungen“ leider oft einfach falsch und ziehen, im Falle einer Prüfung, Konsequenzen wie Hinzuschätzungen und Bußgelder nach sich.

Zwar können auch die Hersteller, welche eine unzulässige Software vertreiben, belangt werden, was jedoch für die steuerrechtlichen Konsequenzen der Steuerpflichtigen, also Ihnen, unerheblich ist.

Andere Softwarehersteller für Heilberufsangehörige haben nun eingesehen, dass die TSE-Pflicht auch für (Zahn-)Ärzte bzw. deren Softwares gilt und bieten Ihren Kunden an, die Software entsprechend nachzurüsten. Erfahrungsgemäß liegen die Preise dafür ca. zwischen 400€ und 800€. Alternativ dazu werden bei manchen Softwares auch Abo-Modelle angeboten, welche dann eine gewisse zusätzlich monatliche Gebühr nach sich ziehen.

Aufgrund der Fülle und Unterschiede bei (Zahn-)Arztsoftwares, ist es uns nicht möglich, hier finale Auskunft über die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Software im Zusammenhang mit der Erfassung von Bareinnahmen zu geben. Unsere Empfehlung, um in diesem Kontext Diskussionen mit dem Finanzamt von vornherein auszuschließen, lautet:

Akzeptieren Sie ab sofort keinerlei Barzahlungen mehr in der Praxis und weichen Sie bspw. auf Kartenzahlung bei Sofortzahlern aus.

Sollte das für Sie nicht umsetzbar sein, ist es unumgänglich, dass SIE nun SELBST aktiv werden!

Zu Dokumentationszwecken empfehlen wir ausdrücklich, die gesamte Kommunikation mit Ihrem Softwarehersteller schriftlich durchzuführen und sämtliche Ergebnisse sicher zu archivieren.

Was müssen Sie tun?

Prüfen Sie, ob es in Ihrer Praxissoftware eine elektronische Erfassungsmöglichkeit für Bareinnahmen gibt. Sollten Sie sich hier unsicher sein, setzen Sie sich mit Ihrem Softwareanbieter in Verbindung.

a) Sofern Bareinnahmen in Ihrer Praxissoftware mit erfasst werden/erfasst werden können, muss die Software mit einer TSE ausgerüstet sein.

Hierbei ist es unerheblich, ob die Baraufzeichnungen in der Software bewusst geführt werden oder nicht, alleine die Möglichkeit dazu reicht aus. Eine etwaige zusätzliche papierhafte Erfassung ist in diesem Falle zweitrangig.

b) Manche Softwareanbieter bieten zwar keine Nachrüstung der Praxissoftware mit einer TSE, ermöglichen es jedoch, das Modul zur Erfassung der Bareinnahmen in der Software deaktivieren zu lassen. Ist das entsprechende Modul in der Software deaktiviert, ist eine TSE nicht erforderlich. Bareinnahmen können dann mittels Kassenbuch online, Papierkassenbuch oder Baraufzeichnungen erfasst werden.

Wir bitten Sie, sich hier zeitnah zu informieren und ggf. die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen, da dieses Thema zunehmend in den Fokus der Finanzämter rückt. Die hier genannten, neuen gesetzlichen Verpflichtungen können bei Verstößen bereits als Steuergefährdung sanktioniert werden. Bei solchen Ordnungswidrigkeiten ist nun eine Geldbuße bis zu 25.000 € möglich. Diese greifen, wenn ein technisches System eingesetzt wird, das nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht und/oder eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung in elektronischen Aufzeichnungssystemen fehlt oder nicht richtig verwendet wird. Die sonstigen (steuerstrafrechtlichen) Sanktionierungsmöglichkeiten bleiben natürlich bestehen.

Gerne stehen wir Ihnen jederzeit für weitergehende Fragen zu diesem Thema zur Verfügung, wenden Sie sich hierfür gerne und jederzeit an uns!