E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 für Unternehmen

Ab dem kommenden Jahr verändert die neue E-Rechnungspflicht die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungen erstellen und empfangen – wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Herausforderung nicht nur meistern, sondern davon auch profitieren können.

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, und erfordert, dass Rechnungen in elektronischem, strukturiertem Format erstellt und versendet werden. Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten sowie die Vorteile, die sich für Ihr Unternehmen ergeben können.

Allerdings ist die E-Rechnung nur der erste Schritt. Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist zusätzlich die Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer) geplant, das aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden soll. In Vorbereitung auf das geplante Meldesystem wurde im ersten Schritt die E-Rechnung beschlossen. Im nächsten Schritt sollen das nationale sowie das EU-weite Meldesystem auf den Weg gebracht werden

1.     Rechtliche Vorgaben und Fristen

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.

Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Beispiele hierfür sind das ZUGFeRD-Format oder die XRechnung. Diese Formate enthalten alle notwendigen Daten maschinenlesbar, was sowohl die Genauigkeit, als auch die Effizienz bei der Bearbeitung erhöht.

Eine elektronische Rechnung ist NICHT eine Rechnung, die nur als PDF gesandt wird. Im ersten Schritt müssen alle Unternehmen also nur in der Lage sein, „echte“ elektronische Rechnungen, wie vorstehend beschrieben, zu empfangen.

Diese Regelung gilt zunächst für alle Rechnungen im B2B-Bereich, die den neuen Anforderungen an elektronische Formate entsprechen. Bis spätestens 2028 wird die Verpflichtung sukzessive auch auf den Versand elektronischer Rechnungen ausgeweitet, was bedeutet, dass herkömmliche Papierrechnungen und PDF-Dokumente mittelfristig nicht mehr zulässig sein werden.

Bis 2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen oder PDFs versenden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Bis 2027 dürfen Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000,00 Euro (im vorangegangenen Jahr) noch Papierrechnungen oder PDFs versenden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Ab 2028 sind die Vorgaben an die E-Rechnung und ihre Übermittlung zwingend einzuhalten. Ausnahmen sind Kleinbetragsrechnungen unter 250,00 Euro brutto (§ 33 UStDV), Rechnungen, die der Geheimhaltung gemäß Sicherheitsüberprüfungsgesetz unterliegen sowie bestimmte umsatzsteuerbefreite Dienstleistungen wie zum Beispiel Postdienstleistungen, Bankdienstleistungen oder Heilbehandlungen.

2.    Technische Anforderungen und Umsetzung

Die Einführung der E-Rechnung erfordert technische Anpassungen innerhalb Ihres Unternehmens. Dazu gehört die Implementierung einer geeigneten Softwarelösung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden kann. Diese Software muss sicherstellen, dass die Rechnungen revisionssicher archiviert und die Aufbewahrungspflichten gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllt werden.

Es ist essenziell, dass die eingesetzte Software sowohl elektronische, als auch hybride Rechnungen (z.B. PDF-Rechnungen) verarbeiten kann, da es Übergangsfristen gibt, in denen beide Formate parallel genutzt werden können.

3.    Schulung und Anpassung der internen Prozesse

Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert nicht nur technische Anpassungen, sondern auch eine umfassende Schulung Ihrer Mitarbeiter. Diese müssen mit den neuen Prozessen und der Software vertraut gemacht werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Darüber hinaus sollten auch Ihre Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden rechtzeitig über die Umstellung informiert werden, um eventuelle Vertragsänderungen frühzeitig zu verhandeln.

4.    Vorteile für Ihr Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die bloße Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hinausgehen. Hier einige der wichtigsten Vorteile:

• Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Papier-, Druck- und Versandkosten können signifikante Einsparungen erzielt werden. Zusätzlich führt die Automatisierung der Rechnungsprozesse zu einer effizienteren Nutzung von Ressourcen.
• Fehlerreduktion: Elektronische Rechnungen minimieren das Risiko von Fehlern, die bei der manuellen Eingabe auftreten können. Die automatische Erkennung und Verarbeitung von Rechnungsdaten führt zu einer höheren Datenqualität und verringert den Korrekturaufwand.
• Schnellere Zahlungsprozesse: Automatisierte Rechnungsprozesse beschleunigen die Bearbeitung und ermöglichen es Ihnen, Skonto-Vorteile besser zu nutzen. Dies verbessert nicht nur den Cashflow, sondern stärkt auch Ihre Beziehungen zu Geschäftspartnern.
• Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papierrechnungen trägt zu einer besseren Umweltbilanz bei, da der Papierverbrauch reduziert und die Transportwege minimiert werden.

5.    Handlungsempfehlungen

Um den Stichtag 1. Januar 2025 erfolgreich zu meistern, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:

 a) Evaluierung und Auswahl geeigneter E-Rechnungssoftware: Stellen Sie sicher, dass die gewählte Lösung alle rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt und sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt.

b) Schulung der Mitarbeiter: Bieten Sie Schulungen an, um Ihre Teams auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.

c) Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Ihre Lieferanten und Kunden über die Umstellung und passen Sie ggf. Vertragsbedingungen an.

d) Prozesse anpassen und testen: Passen Sie Ihre internen Prozesse an die neuen Anforderungen an und führen Sie Testläufe durch, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

6.    Fazit

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt alle Unternehmen – nicht nur im Gesundheitswesen - vor Herausforderungen, bietet jedoch auch zahlreiche Chancen zur Optimierung und Kostensenkung. Durch frühzeitige Planung und gezielte Anpassungen können Sie nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, sondern auch langfristig von effizienteren und nachhaltigeren Prozessen profitieren.