HR-Digitalisierung: Wie und wo gelingt der Start am besten?

Die Digitalisierung des HR-Bereichs ist in aller Munde, doch allzu oft fragen sich PersonalleiterInnen und HR-Führungskräfte: Wo sollen wir überhaupt sinnvoll anfangen? Häufig wurden bereits erste Schritte gewagt und Teilprozesse digitalisiert, doch der große Wurf will einfach nicht gelingen.

HR-Digitalisierung braucht ein starkes Fundament - den HR-Kern

In meinen Konversationen mit Unternehmen unterschiedlicher Branchen lauten die Fragen häufig ähnlich: Wie können wir unser Recruiting digitalisieren und zum Beispiel Daten aus Lebensläufen digital verarbeiten? Könnt Ihr uns eine App für die Entwicklung unserer Talente bauen? So sehr diese Wünsche auch verständlich sind, so sehr erinnere ich Personaler immer wieder daran eines zu beherzigen: Eine erfolgreiche Digitalisierung braucht ein solides Fundament. Ohne ein starkes Fundament wird die HR-Digitalisierung zu einem bruchstückhaften Flickwerk ohne einheitliche Daten- und Prozessstruktur, Nutzeroberfläche und Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Das erhöht nicht nur die Kosten über den Lebenszyklus, sondern verhindert auch die Realisierung von Effizienz und Mehrwerten für das Geschäft. Ein einheitlicher HR-Kern ist also unabdingbar für die Digitalisierung und gewissermaßen der Startpunkt.

Was ist der HR-Kern?

Der HR-Kern bildet die technische und funktionale Basis für sämtliche HR-Prozesse. Er ist die global führende Systemfunktionalität für HR-Stammdaten, Organisationsdaten sowie Kernprozesse und beliefert damit alle weiteren Prozesse und Systeme, innerhalb und außerhalb von HR, mit den notwendigen HR-Informationen.

Auch innerhalb des Personalbereichs sind die Abhängigkeiten zum HR-Kern mannigfaltig. Im Recruiting etwa setzen Prozesse auf die Stellenarchitektur und Vergütungsmodelle aus dem HR-Kern auf. Im Talent Management steuert der HR-Kern zum Beispiel die Mitarbeiterhistorie, die Stellenarchitektur oder die Fähigkeiten der Mitarbeitenden bei. Der HR-Kern stellt darüber hinaus sicher, dass das Berichtswesen über alle HR-Prozesse hinweg immer der gleichen, aktuellen Logik und Organisationsstruktur folgt. Auch die Berechtigungen speisen sich aus dem HR-Kern, sodass interne Versetzungen oder Organisationsänderungen direkt in der Berechtigungsstruktur umgesetzt werden.

Der HR-Kern ist folgerichtig das wesentliche Fundament, welches unabdingbar ist, um eine erfolgreiche, umfassende HR-Digitalisierung umzusetzen.

Welche Mehrwerte können mit dem HR-Kern erzielt werden?

Freilich denken beim Thema Mehrwerte die allermeisten erst einmal an wohlklingende Funktionalitäten wie Recruiting, Talent Management oder People Analytics. Doch meiner Erfahrung nach speisen sich zahlreiche offensichtliche und gut quantifizierbare Mehrwerte aus der Umsetzung des HR-Kerns.

• Technologieeinsparungen: Je nach Ausgangslage können Unternehmen ihre technologische Basis im HR-Umfeld deutlich vereinfachen und dadurch die Vollkosten ihrer HR-Technologie senken . Für Unternehmen, die noch kein solides technologisches Fundament haben, fällt in der Regel der Kostenvergleich mit einem dezentralen Ansatz klar positiv aus.
• Prozesseffizienz: Hier entfaltet der HR-Kern seine große Wirkmacht. Ein wesentlicher Teil der HR-administrativen Prozesse läuft im HR-Kern und profitiert wesentlich von der durchgängigen Workflow-Unterstützung und dem dadurch erhöhten Grad an HR Self-services und Automatisierung. Auch das Berichtswesen wird durch den HR-Kern wesentlich vereinfacht. Unternehmen können so ihr HR Back-office in Relation zur Unternehmensgröße verschlanken, mit bestehendem Personalstamm wachsen oder Mitarbeitende verstärkt auf strategische HR-Themen allokieren.
• Business-Mehrwerte: Ferner ermöglicht der digitalisierte HR-Kern eine starke Befähigung des Geschäftserfolges. Interne Versetzungen, Reorganisationen und M&A-Integrationen lassen sich so systemseitig deutlich schneller, vielfach mit wenigen Klicks, umsetzen. Zudem erhält das Geschäft Echtzeitdaten über seine Mitarbeitenden, deren Demografie, Vergütung, Standorte und Fähigkeiten - dies sind wertvolle Informationen, welche zur kontinuierlichen Optimierung genutzt werden können, etwa im Rahmen von Standortentscheidungen.

Wie komme ich zu meinem HR-Kern?

Das Gießen des Fundamentes gehen HR-Abteilungen in der Regel in engem Schulterschluss mit dem Business und dem IT-Fachbereich an. Führende Softwareanbieter können dabei helfen, die bestehende Prozess- und IT-Landschaft zu analysieren, die Projektziele zu definieren und einen Projektplan aufzustellen. In Abhängigkeit von der existierenden Unternehmensgröße und -komplexität werden häufig neben dem HR-Kern auch parallel weitere Funktionalitäten ausgerollt. Wichtig ist es dabei, die Mehrwerte immer im Auge zu behalten und auch schnell sichtbare Erfolge zu realisieren. Dabei ist ein kürzeres, intensives Veränderungsprojekt mit einer Projektlaufzeit von 6-18 Monaten einer mehrjährigen, mehrstufigen Implementierung regelmäßig vorzuziehen.

Nach einer erfolgten Implementierung bildet der HR-Kern ein mitwachsendes, flexibles Fundament, welches im Sinne des Cloud-Softwarekonzeptes auch stetig weiterentwickelt wird. Der Weiterentwicklung des digitalen HR-Portfolios sind auf einem solchen, hoch integrationsfähigen Fundament dann wahrlich keine Grenzen mehr gesetzt.