HR mal anders: Digitale Probearbeit

In einem Satz beschrieben: Hier arbeiten 12 Menschen, Mitarbeitende und Kandidaten gemeinsam, in einer digitalen Session, an einem Problem der Organisation, um Lösungswege zu entwickeln und ein Gefühl dafür zu bekommen, ob eine weitere wirksame Zusammenarbeit / Einstellung in Frage kommen kann. 

Lesezeit ca. 7 Minuten

Im folgenden Text will ich eine Idee mit euch teilen, die aus einem der letzten digitalen Design Thinking Workshops entstanden ist. Es handelt sich um die

“Digitale Probearbeit”  

Natürlich ist die Design Thinking Methode kein Garant für Innovation, doch öffnet sie den Raum, von der Nutzerseite her zu denken und immer wieder die Bedürfnisse der teilnehmenden Akteure zu hinterfragen. In unserem Fall waren die einzelnen Bedürfnisse: 

• Das Team möchte die potenziellen neuen Mitarbeitenden in Aktion näher kennen lernen.
• Die potenziellen neuen Mitarbeitenden möchten mehr von den Aufgabenstellungen erfahren, die auf sie zukommen. 
• Das Team und der potenzielle neue Mitarbeitende möchten beide ein Gefühl dafür bekommen, ob sie zueinander passen.
• Die Personalabteilung möchte eine wirksame Methode zur Verfügung stellen, die richtigen Mitarbeitenden zu finden.
• Die Personalabteilung möchte nachhaltig und effizient agieren.
• Es soll ein echtes Ergebnis mit einer realen Frage erzielt und kein kein künstliches Projekt erzeugt werden...   

Natürlich gab es noch weitere, aber diese waren die zentralen Bedürfnisse, welche unsere Idee und unser Produkt bedienen sollte. Herausgekommen ist die “Digitale Probearbeit” 

Setting

Eine 120 Minuten dauernde digitale Meetup Session mit Videokommunikation, in der eine Gruppe von 10 - 12 Teilnehmenden eine zentrale Fragestellung des Team bearbeitet. 

Erste Testläufe haben ergeben, dass zwischen 4 bis 5 eigene Mitarbeitende und 5 bis 7 Kandidaten eine wirksame Mischung ergeben. Eine gute Kamera, ein gutes Mikrofon und eine stabile Internetanbindung sind wichtig. Das Endgerät kann ein Desktop oder Tablet sein. 

Vorgehen

1.) Digitale Vorstellungsrunde (Zeitansatz: ca. 15 Minuten)

Der Start ist eine digitale Vorstellungsrunde, in der jeder Teilnehmende seine drei Themengebiete / Hashtags aufschreibt und den Ort dokumentiert, von dem aus sie oder er teilnimmt. Dies geschieht auf einer Deutschlandkarte, die von allen gleichzeitig bearbeitet wird. 

2.) Moving Motivators (Zeitansatz ca. 25 Minuten)

Nach der Vorstellungsrunde geht es in die Betrachtung der Werte der Teilnehmenden. Dafür hat sich eine Methode aus dem Management 3.0 Umfeld bewährt die “Moving Motivators”:  

Jeder Teilnehmende sortiert dazu ein Set aus Wertekarten nach seiner oder ihrer persönlichen Wichtigkeit. In der unteren Grafik ist mir der Wert “Freiheit” der wichtigste. Jetzt wird danach gefragt, wie sich die Werte verändern werden, wenn sich die Teamkonstellation ändert. Für den Kandidaten im Falle der Einstellung und für das Team im Falle der veränderten Teamkonstellation. Danach tauschen sich die Teilnehmenden über Ihre Ergebnisse aus. 

Eine kleine Pause von 5 Minuten, rundet die ersten beiden Phasen ab.

3.) Die Fragen der Medusa (Zeitansatz ca 60 Minuten)

Nach der Pause gilt es, gemeinsam an einer Fragestellung zu arbeiten. Das können ganz unterschiedliche Fragen sein. Essenziell ist allerdings, dass die Frage einen Bezug zur täglichen Arbeit hat. 

• Wie können wir neue Produkte am wirksamsten in den Markt einführen?
• Wie kommt ein Mitarbeitender am besten zu seiner Aufgabe?
• Wie gehen wir am wirksamsten mit Fehlern um?
• Eure Frage? 

Um uns der Frage zu nähern, nutzen wir die Methode “Die drei Fragen der Medusa”. 

In der ersten Runde versuchen wir in 8 Minuten 8 Ideen für die oben gestellte Frage zu generieren. Danach stellen wir uns gegenseitig die eigene Lieblingsidee vor (Erste Frage der Medusa).

In einer zweiten Runde stellen wir uns in 5 Minuten zu jeder gefundenen Antwort die Frage: Was könnte der Umsetzung der Idee im Wege stehen? (Zweite Frage der Medusa) Danach stellen wir uns wieder das gefundene Hindernis mit der größten Resonanz vor.

In der dritten Runde stellen wir uns die Frage, welche der Ideen und Hindernisse konkret entschieden und angepackt werden können (Dritte Frage der Medusa).

Alle Teilnehmenden arbeiten auch hier gemeinsam auf einem Dokument. 

Die nächste Grafik zeigt das Ergebnis eines Teilnehmenden einer Session.

Im Anschluss daran beendet ein kurzes Wrap Up und ein allgemeiner Checkout die digitale Session mit einem Feedback von den Kandidaten und den Mitarbeitenden.  

4.) Beurteilung der einzelnen Kandidaten (Zeitansatz 15 Minuten)

Nach den 120 Minuten sollten sich die Mitarbeitenden noch einmal 15 Minuten Zeit nehmen, um die Beurteilung der einzelnen Kandidaten miteinander zu teilen und zu dokumentieren. 

Über die ersten Sessions sind uns weitere Vorteile zurückgemeldet worden. Zum Beispiel kann man sofort erkennen, wie weit ein Kandidat technisch affin ist und mit den verschiedenen Medien geschickt umgehen kann. Gerade die Übung mit den “Moving Motivators” gibt die Möglichkeit, eine Passung zu den eigenen organisatorischen Werten und auch zur Veränderung der Werte in der neuen Situation zu beobachten.  

Kritische Erfolgsfaktoren

Das ganze steht und fällt mit der Moderation des Digitalen Meetups. Bei den ersten Session empfehlen wir eine Begleitung, da oft die eigenen Mitarbeitenden der Personalabteilung noch unsicher mit dem Umgang einer solchen Vorgehensweise sind. Nach ein bis zwei Sessions zeigt sich dann meist, wie einfach das Ganze zu handhaben ist und wir wirksam es zu benutzen ist. Es wäre ein Recruiting und erstes Onboarding der ganz neuen Art.   

Der Effekt und Preis 

Der Preis für die Session “Digitale Probearbeit” ist weit weniger als die Fahrkarten der Kandidaten zu den Interviews und auch der Effekt der Zeitersparnis für die Organisation ist nicht zu unterschätzen. Gleichzeitig wird hier an einem echten Problem gearbeitet und es entsteht ein Gefühl der Passung und keine Bewerbungs-Theater. 

Hier könnt Ihr Euch zu einer Probesession anmelden: