Jeder verdient eine Antwort und auch Absagen sind eine!

Jeder kennt es - niemand mag es: eine Absage für eine Bewerbung zu überbringen gehört nicht zu den Lieblingsaufgaben eines Recruiters. Aber dies bleibt nicht aus - selbst in Zeiten des Fachkräftemanels gibt es immer wieder Missmatchings zwischen Kandidat/in und Unternehmen. Eine ordentliche Absage zu schicken gehört nicht nur zum guten Ton, sondern ist heute viel mehr als früher ein wichtiger Baustein im Aufbau einer Arbeitgebermarke. Auch ein Kandidat, der nicht eingestellt wurde, wird sich eine Meinung zum Unternehmen bilden & wird diese vielleicht sogar sehr schnell online kundtun. Worauf sollte man also achten, wenn man Absagen formuliert?

1.Absagen immer zeitnah mitteilen

Die schlechteste Art einem Bewerber abzusagen wäre es, sich nicht mehr bei ihm zu melden. Dies ist nicht nur respektlos & unfair, sondern kommt heute immernoch viel zu häufig vor. Noch dazu schadet es dem Ruf des Unternehmens. Also teilt die Entscheidung mit, sobald sie gefällt wurde.

2. Verfasse persönliche Bewerbungsabsagen 

Als Recruiter erwartet man individuelle und persönliche Bewerbungsunterlagen - deshalb sollten Bescheide nicht anders ausfallen. Auch wenn dies mehr Arbeitsaufwand bedeutet, zeigt es dem Bewerber, dass man sich tatsächlich mit ihm befasst hat und die Bemühung um die Stelle anerkannt wird.

3. Nenne rechtssichere Absagegründe - oder keine

Um nicht gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu verstoßen, darf lediglich die fachliche Kompetenz des Bewerbers beurteilt werden. Andere Faktoren wie zum Beispiel Geschlecht, Alter oder Religion sollten also niemals Gründe für ein Missmatching sein und würden ohnehin gegen das Gesetz verstoßen. Zu sehr ins Detail sollte man bei der Absage nicht gehen, wobei ich dies immer abhängig mache vom Bewerbungsstadium in dem sich der Bewerber befand. Eine Absage direkt nach Sichtung der Unterlagen kann durchaus generischer sein als eine Absage nach einem erfolgreichen Telefoninterview oder persönlichem Kennenlernen. Spätestens die Absage nach einem Kennenlerntag sollte individuell formuliert sein, um die Zeit und das Engagement des Bewerbers wertzuschätzen.

4. Feedback als Unternehmen einforden

Wie oben schon erwähnt, haben auch Bewerber, die nicht eingestellt wurden eine Meinung zum Unternehmen und damit Einfluss auf das Image des Unternehmens als Arbeitgeber. Der Recruitingprozess ist sozusage der Single point of Contact für den Bewerber. Deswegen darf man auch mal nach Feedback fragen. Wie hat der Bewerber den Bewerbungsprozess empfunden? Was hat gefehlt? Was lieft gut? - Das hilft auch dem Bewerber alles nochmal zu reflektieren & vielleicht kommt er ja selbst zur Erkenntnis, dass nicht das Unternehmen doof ist, sondern es einfach nicht gepasst hat.

Alles in allem ist es wichtig einen runden Abschluss zu finden, egal wie weit der Bewerber im Recruitingprozess gekommen ist. Moderne HR-Platformen und Softwarelösungen können dabei helfen, den Überblick zu behalten, aber auch einfache Excel-Sheets tun auch ihren Job (besonders bei kleinen Unternehmen & wenigen Bewerbungen). Seit ihr auf der Suche nach einer Vorlage? Dann schreibt mir gerne eine Nachricht.

"Keep in mind: Eine schlechte Nachricht ist immernoch besser als garkeine Nachricht!"